Software-Anleitung

MS-Data Business Cockpit · Bedienungsanleitung für Käufer und Anwender

1Willkommen

Das MS-Data Business Cockpit ist eine Bürosoftware für kleine Unternehmen: Rechnungen und Angebote, Einnahmen und Ausgaben, Kunden, Artikel und Lager, Liquiditätsplanung, Dokumente, E-Mails, Kalender und die Übergabe an die Steuerberatung – alles in einer einzigen Programmdatei.

Die Software läuft im Browser, braucht aber kein Internet, kein Abo und keinen Server. Ihre Daten bleiben auf Ihrem Computer bzw. in einem Ordner, den Sie selbst wählen.

Tipp: Diese Anleitung lässt sich oben rechts in jede Sprache umschalten und über „Drucken“ als PDF speichern.

2Lieferumfang

Sie erhalten von MS Digital Data Ges.m.b.H zwei getrennte E-Mails:

E-Mail 1 – Software: ein ZIP-Paket mit der Programmdatei, dieser Anleitung und dem vorbereiteten Ordner „Daten“.
E-Mail 2 – Lizenz: Ihr persönlicher Lizenzschlüssel (beginnt mit MSD1-). Er ist auf Ihren Namen bzw. Ihre Firma ausgestellt.

Inhalt des ZIP-Pakets:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← die Software
├─ Software-Anleitung.html         ← diese Anleitung
└─ Daten/                          ← Ihre Daten (beim ersten Start wählen)
   ├─ Eingang/        neue Dateien und Scans
   ├─ Belege/         Belege nach Jahr/Monat
   ├─ Sicherungen/    automatische Sicherungen
   ├─ Papierkorb/     gelöschte Dateien
   ├─ Firma/          Unternehmen, Rechtliches, Behörden, E-Mails, Bank
   └─ Steuerberater/  erstellte Übergabe-Pakete

Zusätzlich gibt es eine Demoversion (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) mit einer Musterfirma zum Ausprobieren. Sie braucht keine Lizenz, und ihre Daten sind vollständig von der Vollversion getrennt.

3Systemvoraussetzungen

Windows, macOS oder Linux mit einem aktuellen Browser.
Empfohlen: Google Chrome oder Microsoft Edge. Nur diese Browser können einen Datenordner und einen Scan-Ordner dauerhaft verbinden.
Firefox und Safari funktionieren ebenfalls; die Daten liegen dann nur im Browser. Sichern Sie in diesem Fall regelmäßig mit „Komplettsicherung“.
Für E-Mail-Versand: ein E-Mail-Programm (z. B. Outlook) oder Webmail, das „mailto“-Links öffnet.
Internet ist nur für die einmalige Bestätigung der Nutzungshinweise nötig.

4Installation und erster Start

Entpacken: Speichern Sie das ZIP-Paket und entpacken Sie es an einen dauerhaften Ort, z. B. Dokumente\MS-Data_Business-Cockpit, ein Netzlaufwerk oder OneDrive. Nicht direkt aus dem ZIP öffnen.
Öffnen: Doppelklick auf MS-Data_Business-Cockpit.html. Tipp: Rechtsklick → „Öffnen mit“ → Chrome oder Edge. Legen Sie sich ein Lesezeichen an.
Sprache und Land wählen. Das Land bestimmt Steuersätze, Feiertage, Rechnungspflichtangaben und E-Rechnungsformate.
Schritt 1 – Lizenz: Lizenzschlüssel aus E-Mail 2 einfügen und „Lizenz aktivieren und weiter“ klicken. Die Software zeigt danach „Lizenziert für …“ mit Ihrem Namen bzw. Ihrer Firma.
Schritt 2 – Zugang: Benutzername und Passwort (mindestens 8 Zeichen) festlegen. Anschließend erscheint Ihr Wiederherstellungsschlüssel – speichern oder drucken Sie ihn und bewahren Sie ihn getrennt vom Computer auf.
Schritt 3 – Datenordner: „Ordner ‚Daten‘ wählen“ klicken und im Dialog den Ordner Daten neben der Programmdatei auswählen. Wählen Sie versehentlich den übergeordneten Programmordner, nimmt die Software automatisch den Unterordner „Daten“. Fehlende Unterordner werden selbst angelegt. Sie können auch jeden anderen Ordner wählen.
Firmendaten eintragen (Name, Anschrift, UID/USt-IdNr., Bankverbindung, Logo).
Info & Hinweise lesen und bestätigen. Die Bestätigung wird einmalig an MS Digital Data Ges.m.b.H gemeldet; Geschäftsdaten werden dabei nicht übertragen.

Warum muss ich den Ordner einmal selbst wählen? Ein Browser darf aus Sicherheitsgründen nicht ohne Ihre Zustimmung auf Ordner zugreifen. Nach der einmaligen Auswahl merkt sich die Software den Ordner; nach einem Neustart des Browsers genügt ein Klick auf „Zugriff bestätigen“.

5Anmelden, Abmelden und Passwort

Anmelden: Bei jedem Start melden Sie sich mit Benutzername und Passwort an. Groß- und Kleinschreibung spielt beim Namen keine Rolle, beim Passwort schon.
Abmelden: Schaltfläche „Abmelden“ oben rechts.
Automatische Abmeldung: Nach 15 Minuten ohne Aktivität meldet sich die Software selbst ab (einstellbar auf 5, 10 oder 15 Minuten unter Einstellungen → Sicherheit). Eine Minute vorher erscheint ein Hinweis. Alle Eingaben sind bereits gespeichert.
Name oder Passwort ändern: Einstellungen → Sicherheit → „Name oder Passwort ändern“.
Passwort vergessen: Auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“ wählen und den Wiederherstellungsschlüssel eingeben. Danach legen Sie Benutzername und Passwort neu fest.
Nach fünf falschen Versuchen wird die Anmeldung kurz gesperrt.

Wichtig: Ihre Daten sind mit Ihrem Zugang verschlüsselt (AES-256). Ohne Passwort und ohne Wiederherstellungsschlüssel kann niemand – auch nicht MS Digital Data Ges.m.b.H – die Daten wiederherstellen.

6Die Oberfläche

Linke Menüleiste (immer sichtbar): Überblick, die Gruppen Unternehmen und Bilanz sowie Einstellungen und Info & Hinweise. Es ist immer nur eine Gruppe geöffnet – öffnen Sie eine andere, schließt sich die vorherige.
Obere Leiste: Seitentitel, Geschäftsjahr, Sprache, Hell-/Dunkelmodus und Abmelden.
Hinweisleiste unter der oberen Leiste: z. B. Erinnerung an die Steuerberatung, fehlende Datensicherung oder erneuerbarer Ordnerzugriff.
Unten links steht „Lizenziert für …“ mit Ihrem Lizenznehmer.
Auf dem Smartphone oder schmalen Fenstern öffnen Sie das Menü über die Schaltfläche links oben.

7Überblick

Der Überblick zeigt Kontostand heute, Prognose zum Jahresende, Kontostand-Verlauf mit Mindestliquidität, Umsatz, offene Forderungen, offene Angebote und den Cashflow. Die Liste „Zu erledigen“ sammelt überfällige Rechnungen, Dateien im Posteingang, anstehende Termine, Lagerwarnungen, Rückfragen der Buchhaltung und die nächste Übergabe an die Steuerberatung.

8Unternehmen

Firmeninformationen

Stammdaten Ihres Unternehmens, Firmendokumente (z. B. Gewerbeschein, Firmenbuchauszug, Verträge) und Kacheln zu allen Bereichen. Über die Schaltfläche Steuerberater gelangen Sie direkt zur Übergabe (siehe eigenes Kapitel).

Liquiditätsplan

Planen Sie Einnahmen und Ausgaben je Monat. Ist- und Planwerte werden verglichen; der Überblick warnt, wenn der Kontostand unter die Mindestliquidität fällt.

Dokumente

Alle Dateien an einem Ort. Neue Dateien landen im Posteingang und werden einer Buchung, Rechnung, einem Kunden oder Kontakt zugeordnet; die Datei wird dann automatisch in den passenden Unterordner verschoben. Mit „Scan-Ordner verbinden“ übernimmt die Software neue Scans Ihres Scanners automatisch.

Rechtliches und Behörden

Kontakte (Anwalt, Notariat, Steuerberatung, Versicherung, Bank bzw. Finanzamt, Sozialversicherung, Gemeinde …), zugehörige Dokumente, Aktenzeichen und Fristen.

E-Mail-Ablage

Ziehen Sie E-Mails aus Outlook oder Ihrem Mailprogramm (.msg oder .eml) auf die Ablagefläche. Absender, Betreff, Datum und Text werden erkannt, und Sie ordnen die Mail einem Bereich, Kontakt oder Kunden zu.

Kalender

Eigene Termine, Feiertage, fällige Rechnungen, auslaufende Angebote und Übergabetermine der Steuerberatung. Über „Kalender exportieren“ (ICS) übernehmen Sie alles in Outlook, Google oder Apple Kalender; „Kalender importieren“ liest ICS-Dateien ein.

9Bilanz

Einnahmen & Ausgaben

Erfassen Sie jede Zahlung mit Datum, Kategorie, Betrag, Steuersatz und Zahlungsart und hängen Sie den Beleg an (Datei, Foto oder aus dem Posteingang). Ausgaben ohne Beleg werden markiert.

Rechnungen & Angebote

Angebote, Rechnungen und Storno-Rechnungen mit fortlaufender Nummer, Pflichtangaben des gewählten Landes, Zahlungs-QR-Code und PDF. Angebote lassen sich mit einem Klick in Rechnungen umwandeln; Zahlungseingänge werden als Einnahme gebucht. Je nach Land erzeugt die Software die passende E-Rechnung (z. B. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA in Italien, KSeF in Polen, CIUS-RO in Rumänien, kroatische E-Rechnung mit HUB-3-Barcode).

Kunden

Kundenstamm mit Anschrift, UID-Nummer, Sprache, Zahlungsziel, Umsätzen und Dokumenten.

Artikel & Lager

Artikel und Leistungen mit Preis und Steuersatz, Lagerbewegungen und Mindestbestand mit Warnung.

10Steuerberater

Unter Unternehmen → Steuerberater (oder über die Schaltfläche auf den Firmeninformationen) stellt die Software alle Unterlagen eines Zeitraums für Ihre Steuerberatung zusammen.

Steuerberatung eintragen: Name, E-Mail und Format (Standard-CSV, BMD für Österreich, DATEV für Deutschland). Haben Sie Ihre Steuerberatung unter „Rechtliches“ als Kontakt angelegt, übernehmen Sie sie mit einem Klick.
Rhythmus prüfen: Die Software schlägt den im Land üblichen Rhythmus vor (z. B. Österreich: vierteljährlich, UVA-Frist am 15. des zweitfolgenden Monats) und berechnet daraus den Termin „Senden bis“. Rhythmus und Vorlaufzeit sind änderbar – bitte mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.
Prüfliste abarbeiten: Die Seite zeigt fehlende Belege, Rechnungsentwürfe, nicht zugeordnete Dateien und fehlende Kontoauszüge – jeweils mit Link zum Beheben.
Kontoauszüge ablegen: Auszüge des Zeitraums aus dem Online-Banking als CSV oder PDF herunterladen und in den Bereich „Kontoauszüge“ ziehen.
„ZIP-Paket erstellen“: Das Paket enthält eine Übersicht (HTML), alle Ausgangsrechnungen als PDF und E-Rechnung, alle Belege, Listen (Rechnungen, Buchungen, offene Posten, Umsatzsteuer), die Importdatei für BMD bzw. DATEV und Kontoauszüge. Es wird heruntergeladen und – mit verbundenem Datenordner – zusätzlich unter Daten/Steuerberater gespeichert.
„Per E-Mail senden“: öffnet eine vorbereitete E-Mail an Ihre Steuerberatung. Hängen Sie die ZIP-Datei an (Browser dürfen Anhänge nicht selbst einfügen).

Ist ein Zeitraum abgeschlossen und noch nicht übergeben, erinnert die Software im Überblick, im Kalender und in der Hinweisleiste daran. Mit dem Erstellen des Pakets oder „Als übergeben markieren“ gilt der Zeitraum als erledigt.

Eine direkte Verbindung zur Bank ist bewusst nicht eingebaut: In der EU dürfen Kontodaten nur über zugelassene Kontoinformationsdienste (PSD2) automatisch abgerufen werden. Das erfordert Server, Verträge und laufende Kosten – und Ihre Daten würden Ihren Computer verlassen.

11Zugang für die Buchhaltung

Ihre Buchhaltung kann den freigegebenen Datenordner (z. B. auf einem Netzlaufwerk oder in OneDrive) nur lesend öffnen und Rückfragen stellen:

Unter Einstellungen → Sicherheit ein eigenes Buchhalter-Passwort festlegen. Ihr eigenes Passwort bleibt geheim.
Ordner „Daten“ für die Buchhaltung freigeben und ihr die Programmdatei sowie das Buchhalter-Passwort geben.
Die Buchhaltung wählt auf der Startseite „Als Buchhalter/in öffnen (nur lesen)“, wählt den Ordner und gibt das Buchhalter-Passwort ein.
Rückfragen der Buchhaltung erscheinen bei Ihnen unter „Zu erledigen“; Ihre Antworten sieht die Buchhaltung beim nächsten Aktualisieren.

12Datensicherung

Datenordner: Mit verbundenem Ordner wird jede Änderung sofort in business-cockpit-daten.json (verschlüsselt) gespeichert. Belege liegen als normale Dateien in den Unterordnern.
Automatische Sicherungen: täglich im Ordner Sicherungen; die Anzahl der aufbewahrten Sicherungen ist einstellbar.
Komplettsicherung: Einstellungen → Daten & Sicherung → „Komplettsicherung herunterladen“ erzeugt ein ZIP mit allen Daten und Dateien. Ohne Datenordner bitte mindestens alle zwei Wochen ausführen – die Software erinnert daran.
Wiederherstellen: eine Sicherung aus der Liste wählen oder eine Komplettsicherung über „Sicherung einspielen“ einlesen.
Neuer Computer: Programmordner samt „Daten“ kopieren, Programmdatei öffnen, „Vorhandenen Datenordner öffnen“ wählen und sich anmelden.
Der Datenordner sollte zusätzlich in Ihre normale Datensicherung (externe Festplatte, Cloud) einbezogen sein.

13Einstellungen

Firma: Stammdaten, Logo, Land, Sprache, Geschäftsjahr.
Belege: Nummernkreise, Zahlungsziel, Fußzeilen, Texte für Rechnungen und Angebote.
Aussehen: Farben, Hell-/Dunkelmodus.
Finanzen: Steuersätze, Kategorien, Kontostand am Jahresanfang, Mindestliquidität.
Buchhaltung: Kontakt der Buchhaltung, Format (CSV, BMD, DATEV) und Kontenzuordnung.
Daten & Sicherung: Datenordner, Scan-Ordner, Sicherungen, Import und Zurücksetzen.
Sicherheit: Benutzername, Passwort, Wiederherstellungsschlüssel, automatische Abmeldung, Buchhalter-Passwort, Lizenz.
Info & Lizenz: Version, Lizenznehmer und Hersteller.

14Datenschutz und Sicherheit

Alle Geschäftsdaten bleiben auf Ihrem Computer bzw. in Ihrem Datenordner. Es gibt keine Cloud und kein Konto beim Hersteller.
Gespeicherte Daten, Sicherungen und Rückfragen sind mit AES-256 verschlüsselt; der Schlüssel wird aus Benutzername und Passwort abgeleitet.
Belege (PDF, Fotos) bleiben normale Dateien, damit Sie sie im Explorer öffnen können. Das Übergabe-Paket (ZIP) ist nicht verschlüsselt – senden Sie es nur an Ihre Steuerberatung.
Einzige Internetverbindung: die einmalige Meldung der bestätigten Nutzungshinweise (Name, Firma, E-Mail, Lizenznummer, Land, Sprache, Datum).
Melden Sie sich ab, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen, und teilen Sie Ihr Passwort nicht.

15Häufige Fragen und Problemlösung

Die Software startet mit der Lizenzseite, obwohl ich schon gearbeitet habe.: Wahrscheinlich wurde die Datei in einem anderen Browser oder von einem anderen Ort geöffnet. Öffnen Sie sie immer im selben Browser vom selben Ort – oder wählen Sie „Vorhandenen Datenordner öffnen“.
„Zugriff bestätigen“ erscheint nach jedem Start.: Das ist eine Sicherheitsregel des Browsers. Ein Klick genügt; in Chrome/Edge können Sie beim Bestätigen „Bei jedem Besuch zulassen“ wählen.
Der Lizenzschlüssel wird abgelehnt.: Kopieren Sie den Schlüssel vollständig aus der E-Mail (inkl. MSD1-), ohne zusätzliche Zeichen. Hilft das nicht, wenden Sie sich an MS Digital Data Ges.m.b.H.
Ich habe Passwort und Wiederherstellungsschlüssel verloren.: Dann sind die verschlüsselten Daten nicht mehr lesbar. Bewahren Sie den Wiederherstellungsschlüssel deshalb unbedingt sicher auf.
Die E-Mail an die Steuerberatung hat keinen Anhang.: Browser dürfen keine Anhänge einfügen. Die ZIP-Datei liegt in Ihrem Download-Ordner und unter Daten/Steuerberater.
Kann ich mehrere Computer verwenden?: Ja, mit einem gemeinsamen Datenordner (Netzlaufwerk oder Cloud-Ordner). Bitte nicht gleichzeitig an zwei Computern bearbeiten.

16Lizenz und Support

Ihre Lizenz ist auf den Namen bzw. die Firma ausgestellt, die in der Software unter „Lizenziert für …“ steht, und gilt für die Nutzung im eigenen Unternehmen. Weitergabe und Weiterverkauf sind nicht gestattet.

Hersteller und Support: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Die Software ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Steuersätze, Fristen und Formate sind Richtwerte und sollten mit Ihrer Steuerberatung abgestimmt werden.

Software Manual

MS-Data Business Cockpit · User manual for buyers and users

1Welcome

The MS-Data Business Cockpit is office software for small businesses: invoices and quotes, income and expenses, customers, products and stock, cash flow planning, documents, e-mails, calendar and hand-over to your tax adviser – all in a single program file.

The software runs in your browser, but needs no internet, no subscription and no server. Your data stays on your computer or in a folder that you choose yourself.

Tip: You can switch this manual to any language at the top right and save it as a PDF using “Print”.

2What is included

You will receive two separate e-mails from MS Digital Data Ges.m.b.H:

E-mail 1 – Software: a ZIP package containing the program file, this manual and the prepared “Daten” folder.
E-mail 2 – Licence: your personal licence key (starting with MSD1-). It is issued in your name or your company’s name.

Contents of the ZIP package:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← the software
├─ Software-Anleitung.html         ← this manual
└─ Daten/                          ← your data (choose at first start)
   ├─ Eingang/        new files and scans (inbox)
   ├─ Belege/         receipts by year/month
   ├─ Sicherungen/    automatic backups
   ├─ Papierkorb/     deleted files (recycle bin)
   ├─ Firma/          company, legal, authorities, e-mails, bank
   └─ Steuerberater/  hand-over packages created (tax adviser)

There is also a demo version (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) with a sample company for you to try out. It needs no licence, and its data is completely separate from the full version.

3System requirements

Windows, macOS or Linux with an up-to-date browser.
Recommended: Google Chrome or Microsoft Edge. Only these browsers can permanently connect a data folder and a scan folder.
Firefox and Safari also work; in that case the data is stored only in the browser. If so, make regular backups with “Download full backup”.
For sending e-mail: an e-mail program (e.g. Outlook) or webmail that opens “mailto” links.
Internet access is needed only once, to confirm the terms of use.

4Installation and first start

Unzip: Save the ZIP package and extract it to a permanent location, e.g. Documents\MS-Data_Business-Cockpit, a network drive or OneDrive. Do not open it directly from the ZIP.
Open: Double-click MS-Data_Business-Cockpit.html. Tip: right-click → “Open with” → Chrome or Edge. Create a bookmark.
Choose your language and country. The country determines tax rates, public holidays, mandatory invoice details and e-invoice formats.
Step 1 – Licence: Paste the licence key from e-mail 2 and click “Activate licence and continue”. The software then shows “Licensed to …” with your name or company.
Step 2 – Access: Set a user name and password (at least 8 characters). Your recovery key then appears – save or print it and keep it separate from the computer.
Step 3 – Data folder: Click “Choose the "Daten" folder” and select the Daten folder next to the program file in the dialogue. If you accidentally select the parent program folder, the software automatically uses the “Daten” subfolder. Any missing subfolders are created automatically. You can also choose any other folder.
Enter your company details (name, address, VAT number, bank details, logo).
Read and confirm Info & terms. The confirmation is reported once to MS Digital Data Ges.m.b.H; no business data is transmitted.

Why do I have to choose the folder myself once? For security reasons, a browser may not access folders without your consent. After you have chosen it once, the software remembers the folder; after a browser restart, a click on “Confirm access” is enough.

5Signing in, signing out and password

Signing in: Each time you start the software, you sign in with your user name and password. The user name is not case-sensitive; the password is.
Signing out: “Sign out” button at the top right.
Automatic sign-out: After 15 minutes without activity, the software signs you out automatically (adjustable to 5, 10 or 15 minutes under Settings → Security). A notice appears one minute beforehand. All entries have already been saved.
Changing your name or password: Settings → Security → “Change name or password”.
Forgotten password: On the sign-in page, choose “Forgot your password?” and enter your recovery key. You then set a new user name and password.
After five wrong attempts, signing in is blocked for a short time.

Important: Your data is encrypted with your access credentials (AES-256). Without the password and the recovery key, nobody – not even MS Digital Data Ges.m.b.H – can restore the data.

6The user interface

Left-hand menu (always visible): Overview, the groups Company and Accounts, plus Settings and Info & terms. Only one group is open at a time – opening another closes the previous one.
Top bar: page title, financial year, language, light/dark mode and sign-out.
Notice bar below the top bar: e.g. a reminder for your tax adviser, a missing backup or access that needs renewing.
At the bottom left it says “Licensed to …” with the licence holder.
On a smartphone or in narrow windows, open the menu with the button at the top left.

7Overview

The Overview shows today’s bank balance, the forecast for the end of the year, the balance trend with the minimum balance, turnover, open receivables, open quotes and cash flow. The “To do” list collects overdue invoices, files in the inbox, upcoming appointments, stock warnings, queries from your accountant and the next hand-over to your tax adviser.

8Company

Cash flow plan

Plan income and expenses by month. Actual and planned figures are compared; the Overview warns you if your bank balance falls below the minimum balance.

Documents

All files in one place. New files land in the Inbox and are assigned to an entry, invoice, customer or contact; the file is then moved automatically to the appropriate subfolder. With “Connect scan folder”, the software automatically picks up new scans from your scanner.

Legal and authorities

Contacts (lawyer, notary, tax adviser, insurer, bank or tax office, social security, municipality …), related documents, reference numbers and deadlines.

E-mail filing

Drag e-mails from Outlook or your mail program (.msg or .eml) onto the drop area. Sender, subject, date and text are recognised, and you assign the e-mail to an area, contact or customer.

Calendar

Your own appointments, public holidays, invoices falling due, quotes about to expire and tax adviser hand-over dates. With “Export calendar (.ics)” you can transfer everything to Outlook, Google or Apple Calendar; “Import calendar” reads ICS files.

9Accounts

Income & expenses

Record every payment with its date, category, amount, tax rate and payment method, and attach the receipt (file, photo or from the inbox). Expenses without a receipt are flagged.

Invoices & quotes

Quotes, invoices and credit notes with sequential numbering, the mandatory details for the selected country, a payment QR code and PDF. Quotes can be converted into invoices with one click; payments received are booked as income. Depending on the country, the software generates the appropriate e-invoice (e.g. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA in Italy, KSeF in Poland, CIUS-RO in Romania, the Croatian e-invoice with HUB-3 barcode).

Customers

Customer master data with address, VAT number, language, payment terms, turnover and documents.

Products & stock

Products and services with price and tax rate, stock movements and minimum stock level with a warning.

10Tax adviser

Under Company → Tax adviser (or via the button on the company information page), the software compiles all documents for a period for your tax adviser.

Enter your tax adviser: name, e-mail and format (standard CSV, BMD for Austria, DATEV for Germany). If you have already created your tax adviser as a contact under “Legal”, you can take it over with one click.
Check the rhythm: The software suggests the usual rhythm for your country (e.g. Austria: quarterly, UVA deadline on the 15th of the second following month) and uses it to calculate the “Send by” date. The rhythm and lead time can be changed – please agree them with your tax adviser.
Work through the checklist: The page shows missing receipts, draft invoices, unassigned files and missing bank statements – each with a link to fix the issue.
Add bank statements: Download the statements for the period from your online banking as CSV or PDF and drop them into the “Bank statements” area.
“Create ZIP package”: The package contains an overview (HTML), all sales invoices as PDF and e-invoice, all receipts, lists (invoices, entries, open items, VAT), the import file for BMD or DATEV and bank statements. It is downloaded and – if the data folder is connected – also saved under Daten/Steuerberater.
“Send by email”: opens a prepared e-mail to your tax adviser. Attach the ZIP file yourself (browsers are not allowed to insert attachments).

If a period has ended and has not yet been handed over, the software reminds you in the Overview, in the calendar and in the notice bar. Creating the package or using “Mark as handed over” marks the period as done.

A direct connection to the bank is deliberately not included: in the EU, account data may only be retrieved automatically through licensed account information services (PSD2). This requires servers, contracts and running costs – and your data would leave your computer.

11Access for your accountant

Your accountant can open the shared data folder (e.g. on a network drive or in OneDrive) read-only and ask questions:

Under Settings → Security, set a separate accountant password. Your own password stays secret.
Share the “Daten” folder with your accountant and give them the program file and the accountant password.
On the start page, your accountant chooses “Open as accountant (read-only)”, selects the folder and enters the accountant password.
Your accountant’s queries appear under “To do”; your replies are visible to your accountant the next time they refresh.

12Data backup

Data folder: With a connected folder, every change is saved immediately to business-cockpit-daten.json (encrypted). Receipts are stored as ordinary files in the subfolders.
Automatic backups: daily in the Sicherungen folder; the number of backups kept is adjustable.
Full backup: Settings → Data & backup → “Download full backup” creates a ZIP with all data and files. Without a data folder, please do this at least every two weeks – the software reminds you.
Restoring: choose a backup from the list or load a full backup via “Restore backup”.
New computer: copy the program folder together with “Daten”, open the program file, choose “Open an existing data folder” and sign in.
The data folder should also be included in your regular backup (external hard drive, cloud).

13Settings

Company: master data, logo, country, language, financial year.
Documents: number ranges, payment terms, footers, texts for invoices and quotes.
Appearance: colours, light/dark mode.
Finance: tax rates, categories, balance at the start of the year, minimum balance.
Accounting: accountant contact, format (CSV, BMD, DATEV) and account mapping.
Data & backup: data folder, scan folder, backups, import and reset.
Security: user name, password, recovery key, automatic sign-out, accountant password, licence.
About & licence: version, licence holder and publisher.

14Data protection and security

All business data stays on your computer or in your data folder. There is no cloud and no account with the publisher.
Stored data, backups and queries are encrypted with AES-256; the key is derived from your user name and password.
Receipts (PDFs, photos) remain ordinary files so that you can open them in Explorer. The hand-over package (ZIP) is not encrypted – send it only to your tax adviser.
The only internet connection: the one-time report of the confirmed terms of use (name, company, e-mail, licence number, country, language, date).
Sign out when you leave your workstation, and do not share your password.

15Frequently asked questions and troubleshooting

The software starts with the licence page even though I have already been working with it.: The file was probably opened in a different browser or from a different location. Always open it in the same browser from the same location – or choose “Open an existing data folder”.
“Confirm access” appears after every start.: This is a browser security rule. One click is enough; in Chrome/Edge you can choose “Allow on every visit” when confirming.
The licence key is rejected.: Copy the key in full from the e-mail (including MSD1-), without any extra characters. If that does not help, contact MS Digital Data Ges.m.b.H.
I have lost both my password and my recovery key.: In that case the encrypted data can no longer be read. This is why you must keep your recovery key in a safe place.
The e-mail to the tax adviser has no attachment.: Browsers are not allowed to insert attachments. The ZIP file is in your Downloads folder and under Daten/Steuerberater.
Can I use several computers?: Yes, with a shared data folder (network drive or cloud folder). Please do not edit on two computers at the same time.

16Licence and support

Your licence is issued in the name of the person or company shown in the software under “Licensed to …” and applies to use within your own business. Passing it on or reselling it is not permitted.

Publisher and support: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

The software is not a substitute for tax or legal advice. Tax rates, deadlines and formats are guide values and should be agreed with your tax adviser.

Manuel du logiciel

MS-Data Business Cockpit · Mode d’emploi pour acheteurs et utilisateurs

1Bienvenue

Le MS-Data Business Cockpit est un logiciel de bureau pour petites entreprises : factures et devis, recettes et dépenses, clients, articles et stock, plan de trésorerie, documents, e-mails, calendrier et transmission au conseiller fiscal – le tout dans un seul fichier de programme.

Le logiciel fonctionne dans le navigateur, mais n’a besoin ni d’Internet, ni d’abonnement, ni de serveur. Vos données restent sur votre ordinateur ou dans un dossier que vous choisissez vous-même.

Astuce : ce manuel peut être basculé dans n’importe quelle langue en haut à droite et enregistré en PDF via « Imprimer ».

2Contenu de la livraison

MS Digital Data Ges.m.b.H vous envoie deux e-mails distincts :

E-mail 1 – Logiciel : un paquet ZIP contenant le fichier de programme, ce manuel et le dossier « Daten » préparé.
E-mail 2 – Licence : votre clé de licence personnelle (elle commence par MSD1-). Elle est établie à votre nom ou à celui de votre entreprise.

Contenu du paquet ZIP :

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← le logiciel
├─ Software-Anleitung.html         ← ce manuel
└─ Daten/                          ← vos données (à choisir au premier démarrage)
   ├─ Eingang/        nouveaux fichiers et scans (boîte de réception)
   ├─ Belege/         justificatifs par année/mois
   ├─ Sicherungen/    sauvegardes automatiques
   ├─ Papierkorb/     fichiers supprimés (corbeille)
   ├─ Firma/          entreprise, juridique, administrations, e-mails, banque
   └─ Steuerberater/  dossiers de transmission créés (conseiller fiscal)

Il existe en outre une version de démonstration (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) avec une entreprise fictive pour essayer. Elle ne nécessite pas de licence et ses données sont entièrement séparées de la version complète.

3Configuration requise

Windows, macOS ou Linux avec un navigateur récent.
Recommandé : Google Chrome ou Microsoft Edge. Seuls ces navigateurs peuvent connecter durablement un dossier de données et un dossier de scan.
Firefox et Safari fonctionnent également ; les données se trouvent alors uniquement dans le navigateur. Dans ce cas, faites régulièrement une « sauvegarde complète ».
Pour l’envoi d’e-mails : un logiciel de messagerie (p. ex. Outlook) ou une messagerie web qui ouvre les liens « mailto ».
Internet n’est nécessaire que pour la confirmation unique des mentions d’utilisation.

4Installation et premier démarrage

Décompresser : enregistrez le paquet ZIP et décompressez-le à un emplacement durable, p. ex. Documents\MS-Data_Business-Cockpit, un lecteur réseau ou OneDrive. Ne l’ouvrez pas directement depuis le ZIP.
Ouvrir : double-cliquez sur MS-Data_Business-Cockpit.html. Astuce : clic droit → « Ouvrir avec » → Chrome ou Edge. Ajoutez un marque-page.
Choisissez la langue et le pays. Le pays détermine les taux de TVA, les jours fériés, les mentions obligatoires des factures et les formats de facture électronique.
Étape 1 – Licence : collez la clé de licence de l’e-mail 2 et cliquez sur « Activer la licence et continuer ». Le logiciel affiche ensuite « Licence accordée à … » avec votre nom ou celui de votre entreprise.
Étape 2 – Accès : définissez un nom d’utilisateur et un mot de passe (8 caractères minimum). Votre clé de récupération s’affiche ensuite – enregistrez-la ou imprimez-la et conservez-la séparément de l’ordinateur.
Étape 3 – Dossier de données : cliquez sur « Choisir le dossier « Daten » » et sélectionnez dans la boîte de dialogue le dossier Daten situé à côté du fichier de programme. Si vous choisissez par erreur le dossier parent du programme, le logiciel prend automatiquement le sous-dossier « Daten ». Les sous-dossiers manquants sont créés automatiquement. Vous pouvez aussi choisir n’importe quel autre dossier.
Saisissez les données de l’entreprise (nom, adresse, n° de TVA, coordonnées bancaires, logo).
Lisez et confirmez Infos & mentions. La confirmation est transmise une seule fois à MS Digital Data Ges.m.b.H ; aucune donnée commerciale n’est transmise.

Pourquoi dois-je choisir le dossier moi-même une fois ? Pour des raisons de sécurité, un navigateur n’a pas le droit d’accéder à des dossiers sans votre accord. Après ce choix unique, le logiciel mémorise le dossier ; après un redémarrage du navigateur, un clic sur « Confirmer l’accès » suffit.

5Connexion, déconnexion et mot de passe

Se connecter : à chaque démarrage, vous vous connectez avec votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. La casse n’a pas d’importance pour le nom, mais en a pour le mot de passe.
Se déconnecter : bouton « Se déconnecter » en haut à droite.
Déconnexion automatique : après 15 minutes d’inactivité, le logiciel se déconnecte tout seul (réglable sur 5, 10 ou 15 minutes sous Paramètres → Sécurité). Un message apparaît une minute avant. Toutes les saisies sont déjà enregistrées.
Modifier le nom ou le mot de passe : Paramètres → Sécurité → « Modifier le nom ou le mot de passe ».
Mot de passe oublié : sur la page de connexion, choisissez « Mot de passe oublié ? » et saisissez la clé de récupération. Vous définissez ensuite un nouveau nom d’utilisateur et un nouveau mot de passe.
Après cinq tentatives erronées, la connexion est brièvement bloquée.

Important : vos données sont chiffrées avec votre accès (AES-256). Sans mot de passe ni clé de récupération, personne – pas même MS Digital Data Ges.m.b.H – ne peut récupérer les données.

6L’interface

Barre de menu à gauche (toujours visible) : Vue d’ensemble, les groupes Entreprise et Comptes, ainsi que Paramètres et Infos & mentions. Un seul groupe est ouvert à la fois – si vous en ouvrez un autre, le précédent se referme.
Barre supérieure : titre de la page, exercice, langue, mode clair/sombre et déconnexion.
Barre d’information sous la barre supérieure : p. ex. rappel au conseiller fiscal, sauvegarde manquante ou accès au dossier à renouveler.
En bas à gauche figure « Licence accordée à … » avec le titulaire de la licence.
Sur smartphone ou dans une fenêtre étroite, ouvrez le menu avec le bouton en haut à gauche.

7Vue d’ensemble

La vue d’ensemble affiche le solde bancaire d’aujourd’hui, la prévision de fin d’année, l’évolution du solde avec le solde minimum, le chiffre d’affaires, les factures impayées, les devis en cours et le flux de trésorerie. La liste « À faire » rassemble les factures en retard, les fichiers de la boîte de réception, les rendez-vous à venir, les alertes de stock, les questions de la comptabilité et la prochaine transmission au conseiller fiscal.

8Entreprise

Informations sur l’entreprise

Données de base de votre entreprise, documents de l’entreprise (p. ex. autorisation d’exercer, extrait du registre du commerce, contrats) et vignettes vers tous les domaines. Le bouton Conseiller fiscal vous mène directement à la transmission (voir le chapitre dédié).

Plan de trésorerie

Planifiez les recettes et les dépenses par mois. Les valeurs réelles et prévues sont comparées ; la vue d’ensemble vous avertit lorsque le solde passe sous le solde minimum.

Documents

Tous les fichiers au même endroit. Les nouveaux fichiers arrivent dans la boîte de réception et sont rattachés à une écriture, une facture, un client ou un contact ; le fichier est alors automatiquement déplacé dans le sous-dossier approprié. Avec « Connecter le dossier de scan », le logiciel reprend automatiquement les nouveaux scans de votre scanner.

Juridique et administrations

Contacts (avocat, notaire, conseiller fiscal, assurance, banque ou administration fiscale, sécurité sociale, commune …), documents associés, références de dossier et échéances.

Classement des e-mails

Glissez les e-mails d’Outlook ou de votre messagerie (.msg ou .eml) sur la zone de dépôt. L’expéditeur, l’objet, la date et le texte sont reconnus, et vous rattachez l’e-mail à un domaine, un contact ou un client.

Calendrier

Rendez-vous personnels, jours fériés, factures échues, devis arrivant à expiration et dates de transmission au conseiller fiscal. Avec « Exporter le calendrier (.ics) », vous reprenez tout dans Outlook, Google ou Apple Calendar ; « Importer un calendrier » lit les fichiers ICS.

9Comptes

Recettes & dépenses

Saisissez chaque paiement avec la date, la catégorie, le montant, le taux de taxe et le mode de paiement, puis joignez le justificatif (fichier, photo ou depuis la boîte de réception). Les dépenses sans justificatif sont signalées.

Factures & devis

Devis, factures et avoirs avec numérotation continue, mentions obligatoires du pays choisi, QR code de paiement et PDF. Les devis peuvent être transformés en factures en un clic ; les paiements reçus sont enregistrés comme recettes. Selon le pays, le logiciel génère la facture électronique adaptée (p. ex. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA en Italie, KSeF en Pologne, CIUS-RO en Roumanie, facture électronique croate avec code-barres HUB-3).

Clients

Fichier clients avec adresse, n° de TVA, langue, délai de paiement, chiffre d’affaires et documents.

Articles & stock

Articles et prestations avec prix et taux de taxe, mouvements de stock et stock minimum avec alerte.

10Conseiller fiscal

Sous Entreprise → Conseiller fiscal (ou via le bouton des informations sur l’entreprise), le logiciel rassemble tous les documents d’une période pour votre conseiller fiscal.

Saisir le conseiller fiscal : nom, e-mail et format (CSV standard, BMD pour l’Autriche, DATEV pour l’Allemagne). Si vous avez créé votre conseiller fiscal comme contact sous « Juridique », reprenez-le en un clic.
Vérifier le rythme : le logiciel propose le rythme habituel du pays (p. ex. Autriche : trimestriel, échéance de l’UVA le 15 du deuxième mois suivant) et en déduit la date « Envoyer avant le ». Le rythme et le délai d’avance sont modifiables – à convenir avec votre conseiller fiscal.
Traiter la liste de contrôle : la page indique les justificatifs manquants, les brouillons de factures, les fichiers non rattachés et les relevés bancaires manquants – chacun avec un lien pour y remédier.
Déposer les relevés bancaires : téléchargez les relevés de la période depuis la banque en ligne au format CSV ou PDF et glissez-les dans la zone « Relevés bancaires ».
« Créer le dossier ZIP » : le dossier contient une vue d’ensemble (HTML), toutes les factures de vente en PDF et facture électronique, tous les justificatifs, des listes (factures, écritures, postes ouverts, TVA), le fichier d’import pour BMD ou DATEV et les relevés bancaires. Il est téléchargé et – si le dossier de données est connecté – également enregistré sous Daten/Steuerberater.
« Envoyer par e-mail » : ouvre un e-mail préparé à l’attention de votre conseiller fiscal. Joignez le fichier ZIP (les navigateurs ne peuvent pas insérer de pièces jointes eux-mêmes).

Lorsqu’une période est terminée et pas encore transmise, le logiciel vous le rappelle dans la vue d’ensemble, dans le calendrier et dans la barre d’information. La création du dossier ou « Marquer comme transmis » clôt la période.

Une connexion directe à la banque n’est volontairement pas intégrée : dans l’UE, les données de compte ne peuvent être récupérées automatiquement que via des services d’information sur les comptes agréés (PSD2). Cela nécessite des serveurs, des contrats et des frais récurrents – et vos données quitteraient votre ordinateur.

11Accès pour la comptabilité

Votre comptabilité peut ouvrir le dossier de données partagé (p. ex. sur un lecteur réseau ou dans OneDrive) en lecture seule et poser des questions :

Sous Paramètres → Sécurité, définissez un mot de passe comptable distinct. Votre propre mot de passe reste secret.
Partagez le dossier « Daten » avec la comptabilité et remettez-lui le fichier de programme ainsi que le mot de passe comptable.
Sur la page d’accueil, la comptabilité choisit « Ouvrir en tant que comptable (lecture seule) », sélectionne le dossier et saisit le mot de passe comptable.
Les questions de la comptabilité apparaissent chez vous sous « À faire » ; la comptabilité voit vos réponses à sa prochaine actualisation.

12Sauvegarde des données

Dossier de données : avec un dossier connecté, chaque modification est immédiatement enregistrée (chiffrée) dans business-cockpit-daten.json. Les justificatifs sont des fichiers ordinaires dans les sous-dossiers.
Sauvegardes automatiques : quotidiennes dans le dossier Sicherungen ; le nombre de sauvegardes conservées est réglable.
Sauvegarde complète : Paramètres → Données & sauvegarde → « Télécharger la sauvegarde complète » génère un ZIP avec toutes les données et tous les fichiers. Sans dossier de données, effectuez-la au moins toutes les deux semaines – le logiciel vous le rappelle.
Restauration : choisissez une sauvegarde dans la liste ou chargez une sauvegarde complète via « Restaurer une sauvegarde ».
Nouvel ordinateur : copiez le dossier du programme avec « Daten », ouvrez le fichier de programme, choisissez « Ouvrir un dossier de données existant » et connectez-vous.
Le dossier de données devrait en outre être inclus dans votre sauvegarde habituelle (disque dur externe, cloud).

13Paramètres

Entreprise : données de base, logo, pays, langue, exercice.
Documents : séquences de numérotation, délai de paiement, pieds de page, textes des factures et devis.
Apparence : couleurs, mode clair/sombre.
Finances : taux de taxe, catégories, solde au début de l’année, solde minimum.
Comptabilité : contact de la comptabilité, format (CSV, BMD, DATEV) et plan de comptes.
Données & sauvegarde : dossier de données, dossier de scan, sauvegardes, import et réinitialisation.
Sécurité : nom d’utilisateur, mot de passe, clé de récupération, déconnexion automatique, mot de passe comptable, licence.
Infos & licence : version, titulaire de la licence et éditeur.

14Protection des données et sécurité

Toutes les données de l’entreprise restent sur votre ordinateur ou dans votre dossier de données. Il n’y a ni cloud ni compte chez l’éditeur.
Les données enregistrées, les sauvegardes et les questions sont chiffrées avec AES-256 ; la clé est dérivée du nom d’utilisateur et du mot de passe.
Les justificatifs (PDF, photos) restent des fichiers ordinaires afin que vous puissiez les ouvrir dans l’Explorateur. Le dossier de transmission (ZIP) n’est pas chiffré – envoyez-le uniquement à votre conseiller fiscal.
Seule connexion Internet : la transmission unique de la confirmation des mentions d’utilisation (nom, entreprise, e-mail, numéro de licence, pays, langue, date).
Déconnectez-vous lorsque vous quittez votre poste de travail et ne communiquez pas votre mot de passe.

15Questions fréquentes et dépannage

Le logiciel démarre sur la page de licence alors que j’ai déjà travaillé.: Le fichier a probablement été ouvert dans un autre navigateur ou depuis un autre emplacement. Ouvrez-le toujours dans le même navigateur depuis le même emplacement – ou choisissez « Ouvrir un dossier de données existant ».
« Confirmer l’accès » apparaît à chaque démarrage.: C’est une règle de sécurité du navigateur. Un clic suffit ; dans Chrome/Edge, vous pouvez choisir « Autoriser à chaque visite » lors de la confirmation.
La clé de licence est refusée.: Copiez la clé en entier depuis l’e-mail (y compris MSD1-), sans caractères supplémentaires. Si cela ne suffit pas, contactez MS Digital Data Ges.m.b.H.
J’ai perdu mon mot de passe et ma clé de récupération.: Les données chiffrées ne sont alors plus lisibles. Conservez donc absolument la clé de récupération en lieu sûr.
L’e-mail au conseiller fiscal n’a pas de pièce jointe.: Les navigateurs ne peuvent pas insérer de pièces jointes. Le fichier ZIP se trouve dans votre dossier de téléchargements et sous Daten/Steuerberater.
Puis-je utiliser plusieurs ordinateurs ?: Oui, avec un dossier de données partagé (lecteur réseau ou dossier cloud). Ne travaillez pas simultanément sur deux ordinateurs.

16Licence et assistance

Votre licence est établie au nom de la personne ou de l’entreprise indiquée dans le logiciel sous « Licence accordée à … » et vaut pour une utilisation au sein de votre propre entreprise. La cession et la revente ne sont pas autorisées.

Éditeur et assistance : MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Le logiciel ne remplace pas un conseil fiscal ou juridique. Les taux de taxe, échéances et formats sont indicatifs et doivent être convenus avec votre conseiller fiscal.

Softwarehandleiding

MS-Data Business Cockpit · Gebruikershandleiding voor kopers en gebruikers

1Welkom

Het MS-Data Business Cockpit is kantoorsoftware voor kleine bedrijven: facturen en offertes, inkomsten en uitgaven, klanten, artikelen en voorraad, liquiditeitsplanning, documenten, e-mails, agenda en de overdracht aan uw belastingadviseur – alles in één enkel programmabestand.

De software draait in de browser, maar heeft geen internet, geen abonnement en geen server nodig. Uw gegevens blijven op uw computer of in een map die u zelf kiest.

Tip: deze handleiding kunt u rechtsboven naar elke taal omschakelen en via „Afdrukken” als pdf opslaan.

2Leveringsomvang

U ontvangt van MS Digital Data Ges.m.b.H twee afzonderlijke e-mails:

E-mail 1 – software: een ZIP-pakket met het programmabestand, deze handleiding en de voorbereide map „Daten”.
E-mail 2 – licentie: uw persoonlijke licentiesleutel (begint met MSD1-). Hij is op uw naam of die van uw bedrijf uitgegeven.

Inhoud van het ZIP-pakket:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← de software
├─ Software-Anleitung.html         ← deze handleiding
└─ Daten/                          ← uw gegevens (kiest u bij de eerste start)
   ├─ Eingang/        nieuwe bestanden en scans
   ├─ Belege/         bonnen per jaar/maand
   ├─ Sicherungen/    automatische back-ups
   ├─ Papierkorb/     verwijderde bestanden
   ├─ Firma/          bedrijf, juridisch, overheid, e-mails, bank
   └─ Steuerberater/  aangemaakte overdrachtspakketten

Daarnaast is er een demoversie (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) met een voorbeeldbedrijf om uit te proberen. Ze heeft geen licentie nodig en haar gegevens zijn volledig gescheiden van de volledige versie.

3Systeemvereisten

Windows, macOS of Linux met een actuele browser.
Aanbevolen: Google Chrome of Microsoft Edge. Alleen deze browsers kunnen een gegevensmap en een scanmap blijvend koppelen.
Firefox en Safari werken ook; de gegevens staan dan alleen in de browser. Maak in dat geval regelmatig een back-up met „Volledige back-up downloaden”.
Voor het verzenden van e-mail: een e-mailprogramma (bijv. Outlook) of webmail dat „mailto”-links opent.
Internet is alleen nodig voor de eenmalige bevestiging van de gebruiksvoorwaarden.

4Installatie en eerste start

Uitpakken: sla het ZIP-pakket op en pak het uit op een vaste plek, bijv. Documenten\MS-Data_Business-Cockpit, een netwerkschijf of OneDrive. Open het niet rechtstreeks uit het ZIP-bestand.
Openen: dubbelklik op MS-Data_Business-Cockpit.html. Tip: rechtsklik → „Openen met” → Chrome of Edge. Maak een bladwijzer aan.
Kies taal en land. Het land bepaalt btw-tarieven, feestdagen, verplichte factuurgegevens en e-factuurformaten.
Stap 1 – licentie: plak de licentiesleutel uit e-mail 2 en klik op „Licentie activeren en doorgaan”. De software toont daarna „Gelicentieerd aan …” met uw naam of bedrijfsnaam.
Stap 2 – toegang: kies een gebruikersnaam en wachtwoord (minstens 8 tekens). Daarna verschijnt uw herstelsleutel – sla hem op of druk hem af en bewaar hem gescheiden van de computer.
Stap 3 – gegevensmap: klik op „Map „Daten” kiezen” en selecteer in het dialoogvenster de map Daten naast het programmabestand. Kiest u per ongeluk de bovenliggende programmamap, dan neemt de software automatisch de submap „Daten”. Ontbrekende submappen worden zelf aangemaakt. U kunt ook een andere map kiezen.
Voer de bedrijfsgegevens in (naam, adres, btw-nummer, bankgegevens, logo).
Lees en bevestig Info & voorwaarden. De bevestiging wordt eenmalig aan MS Digital Data Ges.m.b.H doorgegeven; bedrijfsgegevens worden daarbij niet verzonden.

Waarom moet ik de map één keer zelf kiezen? Om veiligheidsredenen mag een browser niet zonder uw toestemming bij mappen komen. Na de eenmalige keuze onthoudt de software de map; na een herstart van de browser volstaat een klik op „Toegang bevestigen”.

5Aanmelden, afmelden en wachtwoord

Aanmelden: bij elke start meldt u zich aan met gebruikersnaam en wachtwoord. Hoofdletters en kleine letters maken bij de naam geen verschil, bij het wachtwoord wel.
Afmelden: knop „Afmelden” rechtsboven.
Automatisch afmelden: na 15 minuten zonder activiteit meldt de software zich zelf af (instelbaar op 5, 10 of 15 minuten onder Instellingen → Beveiliging). Een minuut eerder verschijnt een melding. Alle invoer is al opgeslagen.
Naam of wachtwoord wijzigen: Instellingen → Beveiliging → „Naam of wachtwoord wijzigen”.
Wachtwoord vergeten: kies op de aanmeldpagina „Wachtwoord vergeten?” en voer de herstelsleutel in. Daarna kiest u opnieuw een gebruikersnaam en wachtwoord.
Na vijf foute pogingen wordt het aanmelden kort geblokkeerd.

Belangrijk: uw gegevens zijn met uw toegang versleuteld (AES-256). Zonder wachtwoord en zonder herstelsleutel kan niemand – ook MS Digital Data Ges.m.b.H niet – de gegevens herstellen.

6De gebruikersinterface

Menubalk links (altijd zichtbaar): Overzicht, de groepen Bedrijf en Financiën en daarnaast Instellingen en Info & voorwaarden. Er is steeds maar één groep geopend – opent u een andere, dan sluit de vorige.
Bovenbalk: paginatitel, boekjaar, taal, lichte/donkere modus en afmelden.
Meldingenbalk onder de bovenbalk: bijv. herinnering aan de belastingadviseur, ontbrekende back-up of vernieuwbare maptoegang.
Linksonder staat „Gelicentieerd aan …” met uw licentiehouder.
Op een smartphone of in smalle vensters opent u het menu met de knop linksboven.

7Overzicht

Het overzicht toont het banksaldo van vandaag, de prognose tot het einde van het jaar, het saldoverloop met minimale liquiditeit, omzet, openstaande vorderingen, openstaande offertes en de cashflow. De lijst „Te doen” verzamelt achterstallige facturen, bestanden in de inbox, aanstaande afspraken, voorraadwaarschuwingen, vragen van de boekhouding en de volgende overdracht aan de belastingadviseur.

8Bedrijf

Bedrijfsgegevens

Stamgegevens van uw bedrijf, bedrijfsdocumenten (bijv. vestigingsvergunning, uittreksel handelsregister, contracten) en tegels voor alle onderdelen. Met de knop Belastingadviseur gaat u rechtstreeks naar de overdracht (zie apart hoofdstuk).

Liquiditeitsplanning

Plan inkomsten en uitgaven per maand. Werkelijke en geplande waarden worden vergeleken; het overzicht waarschuwt als het banksaldo onder de minimale liquiditeit zakt.

Documenten

Alle bestanden op één plek. Nieuwe bestanden komen in de inbox en worden aan een boeking, factuur, klant of contact gekoppeld; het bestand wordt dan automatisch naar de juiste submap verplaatst. Met „Scanmap koppelen” neemt de software nieuwe scans van uw scanner automatisch over.

Juridisch en overheid

Contacten (advocaat, notaris, belastingadviseur, verzekering, bank resp. belastingdienst, sociale verzekering, gemeente …), bijbehorende documenten, dossiernummers en termijnen.

E-mailarchief

Sleep e-mails uit Outlook of uw e-mailprogramma (.msg of .eml) naar het neerzetvlak. Afzender, onderwerp, datum en tekst worden herkend en u koppelt de e-mail aan een onderdeel, contact of klant.

Agenda

Eigen afspraken, feestdagen, vervallende facturen, aflopende offertes en overdrachtsdata aan de belastingadviseur. Met „Agenda exporteren (.ics)” neemt u alles over in Outlook, Google of Apple Agenda; „Agenda importeren” leest ICS-bestanden in.

9Financiën

Inkomsten & uitgaven

Leg elke betaling vast met datum, categorie, bedrag, btw-tarief en betaalwijze en voeg de bon toe (bestand, foto of uit de inbox). Uitgaven zonder bon worden gemarkeerd.

Facturen & offertes

Offertes, facturen en creditfacturen met doorlopend nummer, verplichte gegevens van het gekozen land, betaal-QR-code en pdf. Offertes zijn met één klik om te zetten in facturen; ontvangen betalingen worden als inkomsten geboekt. Afhankelijk van het land maakt de software de passende e-factuur aan (bijv. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA in Italië, KSeF in Polen, CIUS-RO in Roemenië, Kroatische e-factuur met HUB-3-barcode).

Klanten

Klantenbestand met adres, btw-nummer, taal, betalingstermijn, omzetten en documenten.

Artikelen & voorraad

Artikelen en diensten met prijs en btw-tarief, voorraadmutaties en minimumvoorraad met waarschuwing.

10Belastingadviseur

Onder Bedrijf → Belastingadviseur (of via de knop bij de bedrijfsgegevens) stelt de software alle stukken van een periode voor uw belastingadviseur samen.

Belastingadviseur invoeren: naam, e-mail en formaat (standaard-CSV, BMD voor Oostenrijk, DATEV voor Duitsland). Hebt u uw belastingadviseur onder „Juridisch” als contact aangemaakt, dan neemt u hem met één klik over.
Ritme controleren: de software stelt het in het land gebruikelijke ritme voor (bijv. Oostenrijk: per kwartaal, UVA-termijn op de 15e van de tweede daaropvolgende maand) en berekent daaruit de datum „Verzenden vóór”. Ritme en voorlooptijd zijn aanpasbaar – stem ze af met uw belastingadviseur.
Controlelijst afwerken: de pagina toont ontbrekende bonnen, conceptfacturen, niet-toegewezen bestanden en ontbrekende bankafschriften – telkens met een link om het op te lossen.
Bankafschriften neerzetten: download de afschriften van de periode uit uw internetbankieren als CSV of pdf en sleep ze naar het onderdeel „Bankafschriften”.
„ZIP-pakket maken”: het pakket bevat een overzicht (HTML), alle verkoopfacturen als pdf en e-factuur, alle bonnen, lijsten (facturen, boekingen, openstaande posten, btw), het importbestand voor BMD resp. DATEV en bankafschriften. Het wordt gedownload en – met gekoppelde gegevensmap – bovendien opgeslagen onder Daten/Steuerberater.
„Per e-mail verzenden”: opent een voorbereide e-mail aan uw belastingadviseur. Voeg het ZIP-bestand als bijlage toe (browsers mogen zelf geen bijlagen invoegen).

Is een periode afgesloten en nog niet overgedragen, dan herinnert de software u daaraan in het overzicht, in de agenda en in de meldingenbalk. Met het aanmaken van het pakket of „Markeren als overgedragen” geldt de periode als afgehandeld.

Een directe bankkoppeling is bewust niet ingebouwd: in de EU mogen rekeninggegevens alleen via erkende rekeninginformatiediensten (PSD2) automatisch worden opgehaald. Dat vereist servers, contracten en doorlopende kosten – en uw gegevens zouden uw computer verlaten.

11Toegang voor de boekhouding

Uw boekhouding kan de vrijgegeven gegevensmap (bijv. op een netwerkschijf of in OneDrive) alleen lezend openen en vragen stellen:

Stel onder Instellingen → Beveiliging een eigen boekhouderswachtwoord in. Uw eigen wachtwoord blijft geheim.
Geef de map „Daten” vrij voor de boekhouding en geef haar het programmabestand en het boekhouderswachtwoord.
De boekhouding kiest op de startpagina „Openen als boekhouder (alleen lezen)”, kiest de map en voert het boekhouderswachtwoord in.
Vragen van de boekhouding verschijnen bij u onder „Te doen”; uw antwoorden ziet de boekhouding bij de eerstvolgende vernieuwing.

12Back-up van gegevens

Gegevensmap: met gekoppelde map wordt elke wijziging direct in business-cockpit-daten.json (versleuteld) opgeslagen. Bonnen staan als gewone bestanden in de submappen.
Automatische back-ups: dagelijks in de map Sicherungen; het aantal bewaarde back-ups is instelbaar.
Volledige back-up: Instellingen → Gegevens & back-up → „Volledige back-up downloaden” maakt een ZIP met alle gegevens en bestanden. Zonder gegevensmap minstens elke twee weken uitvoeren – de software herinnert u eraan.
Terugzetten: kies een back-up uit de lijst of lees een volledige back-up in via „Back-up terugzetten”.
Nieuwe computer: kopieer de programmamap inclusief „Daten”, open het programmabestand, kies „Bestaande gegevensmap openen” en meld u aan.
De gegevensmap hoort bovendien te zijn opgenomen in uw gewone back-up (externe schijf, cloud).

13Instellingen

Bedrijf: stamgegevens, logo, land, taal, boekjaar.
Documenten: nummerreeksen, betalingstermijn, voetteksten, teksten voor facturen en offertes.
Weergave: kleuren, lichte/donkere modus.
Financiën: btw-tarieven, categorieën, banksaldo bij het begin van het jaar, minimale liquiditeit.
Boekhouding: contact van de boekhouding, formaat (CSV, BMD, DATEV) en rekeningtoewijzing.
Gegevens & back-up: gegevensmap, scanmap, back-ups, import en herstellen.
Beveiliging: gebruikersnaam, wachtwoord, herstelsleutel, automatisch afmelden, boekhouderswachtwoord, licentie.
Info & licentie: versie, licentiehouder en fabrikant.

14Privacy en beveiliging

Alle bedrijfsgegevens blijven op uw computer of in uw gegevensmap. Er is geen cloud en geen account bij de fabrikant.
Opgeslagen gegevens, back-ups en vragen zijn met AES-256 versleuteld; de sleutel wordt afgeleid van gebruikersnaam en wachtwoord.
Bonnen (pdf, foto’s) blijven gewone bestanden, zodat u ze in de Verkenner kunt openen. Het overdrachtspakket (ZIP) is niet versleuteld – stuur het alleen naar uw belastingadviseur.
De enige internetverbinding: de eenmalige melding van de bevestigde gebruiksvoorwaarden (naam, bedrijf, e-mail, licentienummer, land, taal, datum).
Meld u af wanneer u uw werkplek verlaat en deel uw wachtwoord niet.

15Veelgestelde vragen en probleemoplossing

De software start met de licentiepagina, hoewel ik al gewerkt heb.: Waarschijnlijk is het bestand in een andere browser of vanaf een andere plek geopend. Open het altijd in dezelfde browser vanaf dezelfde plek – of kies „Bestaande gegevensmap openen”.
„Toegang bevestigen” verschijnt na elke start.: Dat is een veiligheidsregel van de browser. Eén klik volstaat; in Chrome/Edge kunt u bij het bevestigen „Bij elk bezoek toestaan” kiezen.
De licentiesleutel wordt geweigerd.: Kopieer de sleutel volledig uit de e-mail (incl. MSD1-), zonder extra tekens. Helpt dat niet, neem dan contact op met MS Digital Data Ges.m.b.H.
Ik ben wachtwoord en herstelsleutel kwijt.: Dan zijn de versleutelde gegevens niet meer leesbaar. Bewaar de herstelsleutel daarom beslist veilig.
De e-mail aan de belastingadviseur heeft geen bijlage.: Browsers mogen geen bijlagen invoegen. Het ZIP-bestand staat in uw downloadmap en onder Daten/Steuerberater.
Kan ik meerdere computers gebruiken?: Ja, met een gedeelde gegevensmap (netwerkschijf of cloudmap). Bewerk niet tegelijk op twee computers.

16Licentie en support

Uw licentie is uitgegeven op de naam resp. het bedrijf dat in de software onder „Gelicentieerd aan …” staat en geldt voor gebruik in het eigen bedrijf. Doorgeven en doorverkopen zijn niet toegestaan.

Fabrikant en support: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

De software vervangt geen fiscaal of juridisch advies. Btw-tarieven, termijnen en formaten zijn richtwaarden en moeten met uw belastingadviseur worden afgestemd.

Guida al software

MS-Data Business Cockpit · Manuale d’uso per acquirenti e utenti

1Benvenuto

Il MS-Data Business Cockpit è un software gestionale per piccole imprese: fatture e preventivi, entrate e uscite, clienti, articoli e magazzino, pianificazione della liquidità, documenti, e-mail, calendario e consegna al commercialista – tutto in un unico file di programma.

Il software funziona nel browser, ma non richiede né Internet, né abbonamento, né server. I tuoi dati restano sul tuo computer o in una cartella che scegli tu.

Suggerimento: in alto a destra puoi cambiare la lingua di questa guida e, con „Stampa”, salvarla come PDF.

2Contenuto della fornitura

Da MS Digital Data Ges.m.b.H ricevi due e-mail distinte:

E-mail 1 – Software: un pacchetto ZIP con il file del programma, questa guida e la cartella „Daten” già predisposta.
E-mail 2 – Licenza: la tua chiave di licenza personale (inizia con MSD1-). È intestata al tuo nome o alla tua azienda.

Contenuto del pacchetto ZIP:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← il software
├─ Software-Anleitung.html         ← questa guida
└─ Daten/                          ← i tuoi dati (da scegliere al primo avvio)
   ├─ Eingang/        nuovi file e scansioni
   ├─ Belege/         ricevute per anno/mese
   ├─ Sicherungen/    backup automatici
   ├─ Papierkorb/     file eliminati
   ├─ Firma/          azienda, area legale, enti pubblici, e-mail, banca
   └─ Steuerberater/  pacchetti di consegna creati

È inoltre disponibile una versione demo (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) con un’azienda di esempio da provare. Non richiede licenza e i suoi dati sono completamente separati da quelli della versione completa.

3Requisiti di sistema

Windows, macOS o Linux con un browser aggiornato.
Consigliati: Google Chrome o Microsoft Edge. Solo questi browser possono collegare in modo permanente una cartella dati e una cartella di scansione.
Firefox e Safari funzionano ugualmente; in tal caso i dati restano solo nel browser. Esegui quindi regolarmente un backup con „Scarica backup completo”.
Per l’invio di e-mail: un programma di posta (ad es. Outlook) o una webmail che apra i link „mailto”.
Internet serve solo per la conferma una tantum delle avvertenze d’uso.

4Installazione e primo avvio

Estrai: salva il pacchetto ZIP ed estrailo in una posizione stabile, ad es. Documenti\MS-Data_Business-Cockpit, un’unità di rete o OneDrive. Non aprirlo direttamente dallo ZIP.
Apri: doppio clic su MS-Data_Business-Cockpit.html. Suggerimento: clic destro → „Apri con” → Chrome o Edge. Aggiungi un segnalibro.
Scegli lingua e paese. Il paese determina aliquote fiscali, festività, indicazioni obbligatorie in fattura e formati di e-fattura.
Passo 1 – Licenza: incolla la chiave di licenza dell’e-mail 2 e fai clic su „Attiva licenza e continua”. Il software mostra poi „Licenza intestata a …” con il tuo nome o la tua azienda.
Passo 2 – Accesso: scegli nome utente e password (almeno 8 caratteri). Poi compare la tua chiave di ripristino – salvala o stampala e conservala separata dal computer.
Passo 3 – Cartella dati: fai clic su „Scegli la cartella „Daten”” e, nella finestra di dialogo, seleziona la cartella Daten accanto al file del programma. Se per errore scegli la cartella principale del programma, il software usa automaticamente la sottocartella „Daten”. Le sottocartelle mancanti vengono create da solo. Puoi scegliere anche qualsiasi altra cartella.
Inserisci i dati aziendali (nome, indirizzo, partita IVA, coordinate bancarie, logo).
Leggi e conferma Info & avvertenze. La conferma viene comunicata una sola volta a MS Digital Data Ges.m.b.H; i dati aziendali non vengono trasmessi.

Perché devo scegliere la cartella io stesso una volta? Per motivi di sicurezza un browser non può accedere alle cartelle senza il tuo consenso. Dopo la scelta iniziale il software ricorda la cartella; dopo il riavvio del browser basta un clic su „Conferma accesso”.

5Accesso, uscita e password

Accedere: a ogni avvio accedi con nome utente e password. Per il nome le maiuscole e le minuscole non fanno differenza, per la password sì.
Uscire: pulsante „Esci” in alto a destra.
Disconnessione automatica: dopo 15 minuti di inattività il software ti disconnette da solo (impostabile su 5, 10 o 15 minuti in Impostazioni → Sicurezza). Un minuto prima compare un avviso. Tutti i dati inseriti sono già salvati.
Cambiare nome o password: Impostazioni → Sicurezza → „Cambia nome o password”.
Password dimenticata: nella pagina di accesso scegli „Password dimenticata?” e inserisci la chiave di ripristino. Poi definisci di nuovo nome utente e password.
Dopo cinque tentativi errati l’accesso viene bloccato per breve tempo.

Importante: i tuoi dati sono cifrati con il tuo accesso (AES-256). Senza password e senza chiave di ripristino nessuno – nemmeno MS Digital Data Ges.m.b.H – può recuperare i dati.

6L’interfaccia

Barra del menu a sinistra (sempre visibile): Panoramica, i gruppi Azienda e Contabilità, nonché Impostazioni e Info & avvertenze. È aperto un solo gruppo alla volta – se ne apri un altro, il precedente si chiude.
Barra superiore: titolo della pagina, esercizio, lingua, modalità chiara/scura ed Esci.
Barra degli avvisi sotto la barra superiore: ad es. promemoria per il commercialista, backup mancante o accesso alla cartella da rinnovare.
In basso a sinistra compare „Licenza intestata a …” con il nome del titolare della licenza.
Su smartphone o in finestre strette apri il menu con il pulsante in alto a sinistra.

7Panoramica

La Panoramica mostra il saldo bancario di oggi, la previsione a fine anno, l’andamento del saldo con la liquidità minima, il fatturato, i crediti aperti, i preventivi aperti e il flusso di cassa. L’elenco „Da fare” raccoglie fatture scadute, file in arrivo, appuntamenti imminenti, avvisi di magazzino, richieste della contabilità e la prossima consegna al commercialista.

8Azienda

Dati aziendali

Dati anagrafici della tua azienda, documenti aziendali (ad es. licenza commerciale, visura camerale, contratti) e riquadri per tutte le aree. Con il pulsante Commercialista passi direttamente alla consegna (vedi capitolo dedicato).

Piano di liquidità

Pianifica entrate e uscite mese per mese. I valori effettivi e quelli pianificati vengono confrontati; la Panoramica avvisa quando il saldo scende sotto la liquidità minima.

Documenti

Tutti i file in un unico posto. I nuovi file finiscono in In arrivo e vengono assegnati a una registrazione, una fattura, un cliente o un contatto; il file viene poi spostato automaticamente nella sottocartella adatta. Con „Collega cartella di scansione” il software importa automaticamente le nuove scansioni del tuo scanner.

Area legale ed Enti pubblici

Contatti (avvocato, notaio, commercialista, assicurazione, banca o ufficio delle imposte, previdenza sociale, comune …), documenti correlati, numeri di pratica e scadenze.

Archivio e-mail

Trascina le e-mail da Outlook o dal tuo programma di posta (.msg o .eml) nell’area di rilascio. Mittente, oggetto, data e testo vengono riconosciuti e assegni la mail a un’area, un contatto o un cliente.

Calendario

Appuntamenti personali, festività, fatture in scadenza, preventivi in scadenza e date di consegna al commercialista. Con „Esporta calendario (.ics)” porti tutto in Outlook, Google o Apple Calendar; „Importa calendario” legge i file ICS.

9Contabilità

Entrate & uscite

Registra ogni pagamento con data, categoria, importo, aliquota e modalità di pagamento e allega la ricevuta (file, foto o da In arrivo). Le uscite senza ricevuta vengono evidenziate.

Fatture & preventivi

Preventivi, fatture e note di credito con numerazione progressiva, indicazioni obbligatorie del paese scelto, codice QR di pagamento e PDF. I preventivi si trasformano in fatture con un clic; gli incassi vengono registrati come entrata. A seconda del paese il software genera la e-fattura adatta (ad es. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA in Italia, KSeF in Polonia, CIUS-RO in Romania, e-fattura croata con codice a barre HUB-3).

Clienti

Anagrafica clienti con indirizzo, partita IVA, lingua, termine di pagamento, fatturato e documenti.

Articoli & magazzino

Articoli e servizi con prezzo e aliquota, movimenti di magazzino e scorta minima con avviso.

10Commercialista

Da Azienda → Commercialista (o con il pulsante nei dati aziendali) il software raccoglie tutti i documenti di un periodo per il tuo commercialista.

Inserisci il commercialista: nome, e-mail e formato (CSV standard, BMD per l’Austria, DATEV per la Germania). Se hai già creato il tuo commercialista come contatto in „Area legale”, lo riprendi con un clic.
Verifica la cadenza: il software propone la cadenza abituale nel paese (ad es. Austria: trimestrale, scadenza UVA il 15 del secondo mese successivo) e ne ricava la data „Invia entro”. Cadenza e anticipo sono modificabili – concordali con il tuo commercialista.
Completa la checklist: la pagina mostra ricevute mancanti, bozze di fattura, file non assegnati ed estratti conto mancanti – ciascuno con un link per risolvere.
Salva gli estratti conto: scarica dall’home banking gli estratti del periodo in CSV o PDF e trascinali nell’area „Estratti conto”.
„Crea pacchetto ZIP”: il pacchetto contiene un riepilogo (HTML), tutte le fatture emesse in PDF e come e-fattura, tutte le ricevute, gli elenchi (fatture, registrazioni, partite aperte, IVA), il file di importazione per BMD o DATEV e gli estratti conto. Viene scaricato e – con la cartella dati collegata – salvato anche in Daten/Steuerberater.
„Invia per e-mail”: apre un’e-mail già preparata per il tuo commercialista. Allega il file ZIP (i browser non possono inserire allegati da soli).

Se un periodo è concluso e non ancora consegnato, il software te lo ricorda nella Panoramica, nel calendario e nella barra degli avvisi. Con la creazione del pacchetto o „Segna come consegnato” il periodo risulta completato.

Un collegamento diretto alla banca non è stato incluso volutamente: nell’UE i dati del conto possono essere prelevati automaticamente solo tramite servizi di informazione sui conti autorizzati (PSD2). Ciò richiede server, contratti e costi continuativi – e i tuoi dati lascerebbero il tuo computer.

11Accesso per la contabilità

La tua contabilità può aprire la cartella dati condivisa (ad es. su un’unità di rete o in OneDrive) solo in lettura e porre domande:

In Impostazioni → Sicurezza definisci una password del commercialista a parte. La tua password personale resta segreta.
Condividi la cartella „Daten” con la contabilità e consegna il file del programma e la password del commercialista.
Nella pagina iniziale la contabilità sceglie „Apri come commercialista (sola lettura)”, seleziona la cartella e inserisce la password del commercialista.
Le domande della contabilità compaiono da te in „Da fare”; le tue risposte la contabilità le vede al successivo aggiornamento.

12Backup dei dati

Cartella dati: con la cartella collegata ogni modifica viene salvata subito in business-cockpit-daten.json (cifrato). Le ricevute restano come normali file nelle sottocartelle.
Backup automatici: ogni giorno nella cartella Sicherungen; il numero di backup conservati è impostabile.
Backup completo: Impostazioni → Dati & backup → „Scarica backup completo” crea uno ZIP con tutti i dati e i file. Senza cartella dati eseguilo almeno ogni due settimane – il software te lo ricorda.
Ripristino: scegli un backup dall’elenco oppure carica un backup completo con „Ripristina backup”.
Nuovo computer: copia la cartella del programma con „Daten”, apri il file del programma, scegli „Apri una cartella dati esistente” e accedi.
La cartella dati dovrebbe essere inclusa anche nel tuo normale backup (disco esterno, cloud).

13Impostazioni

Azienda: dati anagrafici, logo, paese, lingua, esercizio.
Documenti: numerazioni, termine di pagamento, piè di pagina, testi per fatture e preventivi.
Aspetto: colori, modalità chiara/scura.
Finanze: aliquote, categorie, saldo a inizio anno, liquidità minima.
Contabilità: contatto della contabilità, formato (CSV, BMD, DATEV) e abbinamento dei conti.
Dati & backup: cartella dati, cartella di scansione, backup, ripristino e azzeramento.
Sicurezza: nome utente, password, chiave di ripristino, disconnessione automatica, password del commercialista, licenza.
Info & licenza: versione, titolare della licenza e produttore.

14Protezione dei dati e sicurezza

Tutti i dati aziendali restano sul tuo computer o nella tua cartella dati. Non c’è cloud né un account presso il produttore.
Dati salvati, backup e domande sono cifrati con AES-256; la chiave deriva da nome utente e password.
Le ricevute (PDF, foto) restano normali file, così puoi aprirle in Esplora file. Il pacchetto di consegna (ZIP) non è cifrato – invialo solo al tuo commercialista.
L’unica connessione a Internet: la comunicazione una tantum della conferma delle avvertenze d’uso (nome, azienda, e-mail, numero di licenza, paese, lingua, data).
Esci quando lasci la postazione e non condividere la tua password.

15Domande frequenti e risoluzione dei problemi

Il software si avvia con la pagina della licenza, anche se avevo già lavorato.: Probabilmente il file è stato aperto in un altro browser o da un’altra posizione. Aprilo sempre nello stesso browser e dalla stessa posizione – oppure scegli „Apri una cartella dati esistente”.
„Conferma accesso” compare a ogni avvio.: È una regola di sicurezza del browser. Basta un clic; in Chrome/Edge, durante la conferma puoi scegliere „Consenti a ogni visita”.
La chiave di licenza viene rifiutata.: Copia la chiave per intero dall’e-mail (incl. MSD1-), senza caratteri aggiuntivi. Se non basta, rivolgiti a MS Digital Data Ges.m.b.H.
Ho perso password e chiave di ripristino.: In tal caso i dati cifrati non sono più leggibili. Conserva quindi sempre con cura la chiave di ripristino.
L’e-mail al commercialista non ha allegato.: I browser non possono inserire allegati. Il file ZIP si trova nella tua cartella dei download e in Daten/Steuerberater.
Posso usare più computer?: Sì, con una cartella dati condivisa (unità di rete o cartella cloud). Non lavorare però contemporaneamente su due computer.

16Licenza e assistenza

La tua licenza è intestata al nome o all’azienda indicati nel software sotto „Licenza intestata a …” e vale per l’uso nella tua azienda. Cessione e rivendita non sono consentite.

Produttore e assistenza: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Il software non sostituisce la consulenza fiscale o legale. Aliquote, scadenze e formati sono indicativi e vanno concordati con il tuo commercialista.

Návod k softwaru

MS-Data Business Cockpit · Uživatelská příručka pro kupující a uživatele

1Vítejte

MS-Data Business Cockpit je kancelářský software pro malé firmy: faktury a nabídky, příjmy a výdaje, zákazníci, zboží a sklad, plán likvidity, dokumenty, e-maily, kalendář a předávání podkladů daňovému poradci – vše v jediném programovém souboru.

Software běží v prohlížeči, ale nepotřebuje žádný internet, žádné předplatné a žádný server. Vaše data zůstávají na vašem počítači, případně ve složce, kterou si sami zvolíte.

Tip: Tento návod lze vpravo nahoře přepnout do libovolného jazyka a pomocí „Tisk“ uložit jako PDF.

2Obsah dodávky

Od MS Digital Data Ges.m.b.H obdržíte dva samostatné e-maily:

E-mail 1 – software: balíček ZIP s programovým souborem, tímto návodem a připravenou složkou „Daten“.
E-mail 2 – licence: váš osobní licenční klíč (začíná na MSD1-). Je vystaven na vaše jméno, resp. vaši firmu.

Obsah balíčku ZIP:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← software
├─ Software-Anleitung.html         ← tento návod
└─ Daten/                          ← vaše data (zvolte při prvním spuštění)
   ├─ Eingang/        nové soubory a skeny
   ├─ Belege/         účtenky podle roku/měsíce
   ├─ Sicherungen/    automatické zálohy
   ├─ Papierkorb/     smazané soubory
   ├─ Firma/          firma, právní věci, úřady, e-maily, banka
   └─ Steuerberater/  vytvořené balíčky pro předání

Kromě toho existuje demoverze (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) s ukázkovou firmou k vyzkoušení. Nevyžaduje licenci a její data jsou zcela oddělena od plné verze.

3Systémové požadavky

Windows, macOS nebo Linux s aktuálním prohlížečem.
Doporučeno: Google Chrome nebo Microsoft Edge. Pouze tyto prohlížeče dokážou trvale připojit datovou složku a složku skenů.
Firefox a Safari fungují také; data jsou pak uložena pouze v prohlížeči. V takovém případě pravidelně zálohujte pomocí „Stáhnout úplnou zálohu“.
Pro odesílání e-mailů: e-mailový program (např. Outlook) nebo webmail, který otevírá odkazy „mailto“.
Internet je potřeba pouze k jednorázovému potvrzení upozornění k užívání.

4Instalace a první spuštění

Rozbalení: Uložte balíček ZIP a rozbalte jej na trvalé místo, např. Dokumenty\MS-Data_Business-Cockpit, na síťový disk nebo do OneDrive. Neotevírejte jej přímo z ZIP.
Otevření: Dvojklik na MS-Data_Business-Cockpit.html. Tip: pravé tlačítko → „Otevřít v programu“ → Chrome nebo Edge. Vytvořte si záložku.
Zvolte jazyk a zemi. Země určuje daňové sazby, svátky, povinné údaje na fakturách a formáty e-faktur.
Krok 1 – licence: vložte licenční klíč z e-mailu 2 a klikněte na „Aktivovat licenci a pokračovat“. Software poté zobrazí „Licencováno pro …“ s vaším jménem, resp. firmou.
Krok 2 – přístup: zvolte uživatelské jméno a heslo (alespoň 8 znaků). Poté se zobrazí váš obnovovací klíč – uložte jej nebo vytiskněte a uschovejte odděleně od počítače.
Krok 3 – datová složka: klikněte na „Vybrat složku „Daten““ a v dialogu vyberte složku Daten vedle programového souboru. Vyberete-li omylem nadřazenou složku programu, software automaticky použije podsložku „Daten“. Chybějící podsložky si vytvoří sám. Můžete zvolit i jakoukoli jinou složku.
Vyplňte údaje o firmě (název, adresa, IČ/DIČ, bankovní spojení, logo).
Přečtěte si a potvrďte Info & upozornění. Potvrzení se jednorázově nahlásí společnosti MS Digital Data Ges.m.b.H; firemní data se přitom nepřenášejí.

Proč musím složku jednou zvolit sám? Z bezpečnostních důvodů nesmí prohlížeč přistupovat ke složkám bez vašeho souhlasu. Po jednorázovém výběru si software složku zapamatuje; po restartu prohlížeče stačí kliknout na „Potvrdit přístup“.

5Přihlášení, odhlášení a heslo

Přihlášení: Při každém spuštění se přihlašujete uživatelským jménem a heslem. U jména se nerozlišují velká a malá písmena, u hesla ano.
Odhlášení: tlačítko „Odhlásit se“ vpravo nahoře.
Automatické odhlášení: Po 15 minutách bez aktivity se software sám odhlásí (nastavitelné na 5, 10 nebo 15 minut v Nastavení → Zabezpečení). Minutu předem se zobrazí upozornění. Všechny zadané údaje jsou již uloženy.
Změna jména nebo hesla: Nastavení → Zabezpečení → „Změnit jméno nebo heslo“.
Zapomenuté heslo: Na přihlašovací stránce zvolte „Zapomněli jste heslo?“ a zadejte obnovovací klíč. Poté si znovu nastavíte uživatelské jméno a heslo.
Po pěti chybných pokusech je přihlášení na krátkou dobu zablokováno.

Důležité: Vaše data jsou šifrována vaším přístupem (AES-256). Bez hesla a bez obnovovacího klíče nemůže data obnovit nikdo – ani MS Digital Data Ges.m.b.H.

6Uživatelské rozhraní

Levá lišta menu (stále viditelná): Přehled, skupiny Firma a Účetnictví, dále Nastavení a Info & upozornění. Vždy je otevřena jen jedna skupina – otevřete-li jinou, předchozí se zavře.
Horní lišta: název stránky, hospodářský rok, jazyk, světlý/tmavý režim a odhlášení.
Lišta upozornění pod horní lištou: např. připomenutí daňovému poradci, chybějící záloha dat nebo obnovitelný přístup ke složce.
Vlevo dole je „Licencováno pro …“ s držitelem licence.
Na chytrém telefonu nebo v úzkých oknech otevřete menu tlačítkem vlevo nahoře.

7Přehled

Přehled zobrazuje dnešní zůstatek, prognózu ke konci roku, vývoj zůstatku s minimální likviditou, tržby, otevřené pohledávky, otevřené nabídky a cashflow. Seznam „Úkoly“ shromažďuje faktury po splatnosti, soubory ve schránce, nadcházející termíny, varování ze skladu, dotazy účetní a nejbližší předání podkladů daňovému poradci.

8Firma

Údaje o firmě

Základní údaje vaší firmy, firemní dokumenty (např. živnostenský list, výpis z obchodního rejstříku, smlouvy) a dlaždice ke všem oblastem. Tlačítkem Daňový poradce přejdete přímo k předávání podkladů (viz samostatná kapitola).

Plán likvidity

Plánujte příjmy a výdaje po měsících. Skutečné a plánované hodnoty se porovnávají; přehled upozorní, klesne-li zůstatek pod minimální likviditu.

Dokumenty

Všechny soubory na jednom místě. Nové soubory skončí ve schránce a přiřadíte je k záznamu, faktuře, zákazníkovi nebo kontaktu; soubor se poté automaticky přesune do příslušné podsložky. Pomocí „Připojit složku skenů“ software automaticky přebírá nové skeny z vašeho skeneru.

Právní záležitosti a úřady

Kontakty (advokát, notář, daňové poradenství, pojišťovna, banka, resp. finanční úřad, sociální pojištění, obec …), související dokumenty, spisové značky a lhůty.

Archiv e-mailů

Přetáhněte e-maily z Outlooku nebo svého poštovního programu (.msg nebo .eml) na odkládací plochu. Odesílatel, předmět, datum a text se rozpoznají a vy e-mail přiřadíte k oblasti, kontaktu nebo zákazníkovi.

Kalendář

Vlastní termíny, svátky, splatné faktury, končící nabídky a termíny předání daňovému poradci. Pomocí „Exportovat kalendář (.ics)“ (ICS) vše převezmete do kalendáře Outlook, Google nebo Apple; „Importovat kalendář“ načte soubory ICS.

9Účetnictví

Příjmy & výdaje

Zaznamenejte každou platbu s datem, kategorií, částkou, sazbou daně a způsobem platby a připojte účtenku (soubor, fotografii nebo ze schránky). Výdaje bez účtenky jsou označeny.

Faktury & nabídky

Nabídky, faktury a storno faktury s průběžným číslem, povinnými údaji zvolené země, platebním QR kódem a PDF. Nabídky lze jedním kliknutím převést na faktury; došlé platby se zaúčtují jako příjem. Podle země software vytvoří odpovídající e-fakturu (např. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA v Itálii, KSeF v Polsku, CIUS-RO v Rumunsku, chorvatská e-faktura s čárovým kódem HUB-3).

Zákazníci

Kmenová data zákazníků s adresou, DIČ, jazykem, splatností, obraty a dokumenty.

Zboží & sklad

Zboží a služby s cenou a sazbou daně, skladové pohyby a minimální zásoba s varováním.

10Daňový poradce

V části Firma → Daňový poradce (nebo tlačítkem v údajích o firmě) software připraví všechny podklady za zvolené období pro vašeho daňového poradce.

Zadejte daňového poradce: jméno, e-mail a formát (standardní CSV, BMD pro Rakousko, DATEV pro Německo). Máte-li daňového poradce založeného jako kontakt v části „Právní záležitosti“, převezmete jej jedním kliknutím.
Zkontrolujte frekvenci: Software navrhne frekvenci obvyklou v dané zemi (např. Rakousko: čtvrtletně, lhůta UVA 15. dne druhého následujícího měsíce) a z ní vypočte termín „Odeslat do“. Frekvenci a předstih lze změnit – odsouhlaste je prosím se svým daňovým poradcem.
Projděte kontrolní seznam: Stránka zobrazuje chybějící účtenky, koncepty faktur, nepřiřazené soubory a chybějící bankovní výpisy – vždy s odkazem na nápravu.
Vložte bankovní výpisy: Stáhněte výpisy za dané období z internetového bankovnictví jako CSV nebo PDF a přetáhněte je do oblasti „Bankovní výpisy“.
„Vytvořit balíček ZIP“: Balíček obsahuje přehled (HTML), všechny vydané faktury jako PDF a e-fakturu, všechny účtenky, seznamy (faktury, záznamy, otevřené položky, DPH), importní soubor pro BMD, resp. DATEV a bankovní výpisy. Stáhne se a – je-li připojena datová složka – navíc se uloží do složky Daten/Steuerberater.
„Odeslat e-mailem“: otevře připravený e-mail vašemu daňovému poradci. Připojte soubor ZIP (prohlížeče nesmějí přílohy vkládat samy).

Je-li období uzavřeno a dosud nepředáno, software to připomene v přehledu, v kalendáři a na liště upozornění. Vytvořením balíčku nebo kliknutím na „Označit jako předáno“ se období považuje za vyřízené.

Přímé propojení s bankou záměrně není zabudováno: V EU smějí být údaje o účtu automaticky stahovány pouze prostřednictvím licencovaných služeb informací o účtu (PSD2). To vyžaduje servery, smlouvy a průběžné náklady – a vaše data by opustila váš počítač.

11Přístup pro účetní

Vaše účetní může sdílenou datovou složku (např. na síťovém disku nebo v OneDrive) otevřít pouze pro čtení a klást dotazy:

V Nastavení → Zabezpečení nastavte samostatné heslo pro účetní. Vaše vlastní heslo zůstane tajné.
Sdílejte složku „Daten“ s účetní a předejte jí programový soubor a heslo pro účetní.
Účetní na úvodní stránce zvolí „Otevřít jako účetní (jen čtení)“, vybere složku a zadá heslo pro účetní.
Dotazy účetní se vám zobrazí v části „Úkoly“; vaše odpovědi uvidí účetní při příštím obnovení.

12Zálohování dat

Datová složka: S připojenou složkou se každá změna okamžitě ukládá do souboru business-cockpit-daten.json (šifrovaně). Účtenky jsou běžné soubory v podsložkách.
Automatické zálohy: denně do složky Sicherungen; počet uchovávaných záloh lze nastavit.
Úplná záloha: Nastavení → Data & zálohy → „Stáhnout úplnou zálohu“ vytvoří ZIP se všemi daty a soubory. Bez datové složky ji provádějte alespoň jednou za dva týdny – software na to upozorní.
Obnovení: vyberte zálohu ze seznamu nebo načtěte úplnou zálohu pomocí „Obnovit zálohu“.
Nový počítač: zkopírujte složku programu včetně „Daten“, otevřete programový soubor, zvolte „Otevřít existující datovou složku“ a přihlaste se.
Datová složka by měla být navíc zahrnuta do vašeho běžného zálohování (externí disk, cloud).

13Nastavení

Firma: základní údaje, logo, země, jazyk, hospodářský rok.
Doklady: číselné řady, splatnost, zápatí, texty pro faktury a nabídky.
Vzhled: barvy, světlý/tmavý režim.
Finance: daňové sazby, kategorie, zůstatek na začátku roku, minimální likvidita.
Účetnictví: kontakt na účetní, formát (CSV, BMD, DATEV) a přiřazení účtů.
Data & zálohy: datová složka, složka skenů, zálohy, import a obnovení výchozího stavu.
Zabezpečení: uživatelské jméno, heslo, obnovovací klíč, automatické odhlášení, heslo pro účetní, licence.
Info & licence: verze, držitel licence a výrobce.

14Ochrana údajů a bezpečnost

Všechna firemní data zůstávají na vašem počítači, resp. ve vaší datové složce. Neexistuje žádný cloud ani účet u výrobce.
Uložená data, zálohy a dotazy jsou šifrovány pomocí AES-256; klíč se odvozuje z uživatelského jména a hesla.
Účtenky (PDF, fotografie) zůstávají běžnými soubory, abyste je mohli otevřít v Průzkumníku. Balíček pro předání (ZIP) není šifrovaný – posílejte jej pouze svému daňovému poradci.
Jediné připojení k internetu: jednorázové nahlášení potvrzených upozornění k užívání (jméno, firma, e-mail, číslo licence, země, jazyk, datum).
Když opouštíte pracoviště, odhlaste se a své heslo nikomu nesdělujte.

15Časté dotazy a řešení problémů

Software se spouští se stránkou licence, přestože jsem již pracoval(a).: Soubor byl pravděpodobně otevřen v jiném prohlížeči nebo z jiného místa. Otevírejte jej vždy ve stejném prohlížeči ze stejného místa – nebo zvolte „Otevřít existující datovou složku“.
„Potvrdit přístup“ se zobrazuje po každém spuštění.: Jde o bezpečnostní pravidlo prohlížeče. Stačí jedno kliknutí; v Chrome/Edge můžete při potvrzení zvolit „Povolit při každé návštěvě“.
Licenční klíč je odmítnut.: Zkopírujte klíč z e-mailu celý (včetně MSD1-) bez dalších znaků. Pokud to nepomůže, obraťte se na MS Digital Data Ges.m.b.H.
Ztratil(a) jsem heslo i obnovovací klíč.: Pak již šifrovaná data nelze přečíst. Obnovovací klíč proto bezpodmínečně uschovejte na bezpečném místě.
E-mail daňovému poradci nemá přílohu.: Prohlížeče nesmějí vkládat přílohy. Soubor ZIP je ve vaší složce stahování a ve složce Daten/Steuerberater.
Mohu používat více počítačů?: Ano, se sdílenou datovou složkou (síťový disk nebo cloudová složka). Neupravujte data prosím současně na dvou počítačích.

16Licence a podpora

Vaše licence je vystavena na jméno, resp. firmu, která je v softwaru uvedena u „Licencováno pro …“, a platí pro použití ve vlastní firmě. Předávání dál a další prodej nejsou povoleny.

Výrobce a podpora: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Software nenahrazuje daňové ani právní poradenství. Daňové sazby, lhůty a formáty jsou orientační a měly by být odsouhlaseny s vaším daňovým poradcem.

Programhandbok

MS-Data Business Cockpit · Bruksanvisning för köpare och användare

1Välkommen

MS-Data Business Cockpit är ett kontorsprogram för småföretag: fakturor och offerter, intäkter och kostnader, kunder, artiklar och lager, likviditetsplanering, dokument, e-post, kalender och överlämning till skatterådgivaren – allt i en enda programfil.

Programmet körs i webbläsaren men behöver varken internet, abonnemang eller server. Dina data stannar på din dator eller i en mapp som du själv väljer.

Tips: Den här handboken kan växlas till valfritt språk uppe till höger och sparas som PDF via ”Skriv ut”.

2Leveransinnehåll

Du får två separata e-postmeddelanden från MS Digital Data Ges.m.b.H:

E-post 1 – Programmet: ett ZIP-paket med programfilen, den här handboken och den förberedda mappen ”Daten”.
E-post 2 – Licens: din personliga licensnyckel (börjar med MSD1-). Den är utfärdad på ditt namn eller ditt företag.

ZIP-paketets innehåll:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← programmet
├─ Software-Anleitung.html         ← den här handboken
└─ Daten/                          ← dina data (väljs vid första start)
   ├─ Eingang/        nya filer och skanningar (inkorg)
   ├─ Belege/         kvitton per år/månad
   ├─ Sicherungen/    automatiska säkerhetskopior
   ├─ Papierkorb/     raderade filer (papperskorg)
   ├─ Firma/          företag, juridik, myndigheter, e-post, bank
   └─ Steuerberater/  skapade överlämningspaket

Dessutom finns en demoversion (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) med ett exempelföretag att prova. Den kräver ingen licens och dess data är helt åtskilda från fullversionen.

3Systemkrav

Windows, macOS eller Linux med en aktuell webbläsare.
Rekommenderas: Google Chrome eller Microsoft Edge. Bara dessa webbläsare kan ansluta en datamapp och en skanningsmapp permanent.
Firefox och Safari fungerar också; då finns data bara i webbläsaren. Säkerhetskopiera i så fall regelbundet med ”Ladda ner fullständig säkerhetskopia”.
För e-postutskick: ett e-postprogram (t.ex. Outlook) eller webbmejl som öppnar ”mailto”-länkar.
Internet behövs bara för engångsbekräftelsen av användarvillkoren.

4Installation och första start

Packa upp: Spara ZIP-paketet och packa upp det på en permanent plats, t.ex. Dokument\MS-Data_Business-Cockpit, en nätverksenhet eller OneDrive. Öppna det inte direkt från ZIP-filen.
Öppna: Dubbelklicka på MS-Data_Business-Cockpit.html. Tips: högerklicka → ”Öppna med” → Chrome eller Edge. Skapa ett bokmärke.
Välj språk och land. Landet styr skattesatser, helgdagar, obligatoriska fakturauppgifter och e-fakturaformat.
Steg 1 – Licens: klistra in licensnyckeln från e-post 2 och klicka på ”Aktivera licens och fortsätt”. Programmet visar därefter ”Licensierad till …” med ditt namn eller företag.
Steg 2 – Åtkomst: välj användarnamn och lösenord (minst 8 tecken). Därefter visas din återställningsnyckel – spara eller skriv ut den och förvara den åtskild från datorn.
Steg 3 – Datamapp: klicka på ”Välj mappen ’Daten’” och välj mappen Daten bredvid programfilen i dialogrutan. Om du av misstag väljer den överordnade programmappen tar programmet automatiskt undermappen ”Daten”. Saknade undermappar skapas av programmet. Du kan också välja vilken annan mapp som helst.
Ange företagsuppgifter (namn, adress, momsregistreringsnummer, bankuppgifter, logotyp).
Läs och bekräfta Info & villkor. Bekräftelsen rapporteras en gång till MS Digital Data Ges.m.b.H; inga affärsdata överförs.

Varför måste jag välja mappen själv en gång? Av säkerhetsskäl får en webbläsare inte komma åt mappar utan ditt godkännande. Efter det engångsvalet kommer programmet ihåg mappen; efter en omstart av webbläsaren räcker ett klick på ”Bekräfta åtkomst”.

5Logga in, logga ut och lösenord

Logga in: Vid varje start loggar du in med användarnamn och lösenord. Versaler och gemener spelar ingen roll för namnet, men väl för lösenordet.
Logga ut: knappen ”Logga ut” uppe till höger.
Automatisk utloggning: Efter 15 minuter utan aktivitet loggar programmet ut dig självt (kan ställas in på 5, 10 eller 15 minuter under Inställningar → Säkerhet). En minut innan visas en avisering. Alla inmatningar är redan sparade.
Ändra namn eller lösenord: Inställningar → Säkerhet → ”Ändra namn eller lösenord”.
Glömt lösenordet: välj ”Glömt lösenordet?” på inloggningssidan och ange återställningsnyckeln. Därefter väljer du användarnamn och lösenord på nytt.
Efter fem felaktiga försök spärras inloggningen en kort stund.

Viktigt: Dina data är krypterade med din åtkomst (AES-256). Utan lösenord och utan återställningsnyckel kan ingen – inte ens MS Digital Data Ges.m.b.H – återställa data.

6Gränssnittet

Vänster menyfält (alltid synligt): Översikt, grupperna Företag och Ekonomi samt Inställningar och Info & villkor. Bara en grupp är öppen i taget – öppnar du en annan stängs den förra.
Övre fältet: sidrubrik, räkenskapsår, språk, ljust/mörkt läge och utloggning.
Aviseringsfältet under övre fältet: t.ex. påminnelse till skatterådgivaren, saknad säkerhetskopia eller åtkomst som behöver förnyas.
Nere till vänster står ”Licensierad till …” med din licenstagare.
På smartphone eller i smala fönster öppnar du menyn med knappen uppe till vänster.

7Översikt

Översikten visar saldo idag, prognos för årets slut, saldoutveckling med minimilikviditet, omsättning, obetalda kundfordringar, öppna offerter och kassaflödet. Listan ”Att göra” samlar förfallna fakturor, filer i inkorgen, kommande möten, lagervarningar, frågor från redovisningen och nästa överlämning till skatterådgivaren.

8Företag

Företagsinformation

Ditt företags grunddata, företagsdokument (t.ex. näringstillstånd, registreringsbevis, avtal) och paneler för alla områden. Med knappen Skatterådgivare kommer du direkt till överlämningen (se eget kapitel).

Likviditetsplan

Planera intäkter och kostnader per månad. Utfall och plan jämförs; översikten varnar när saldot faller under minimilikviditeten.

Dokument

Alla filer på ett ställe. Nya filer hamnar i Inkorgen och kopplas till en post, faktura, kund eller kontakt; filen flyttas sedan automatiskt till rätt undermapp. Med ”Anslut skanningsmapp” hämtar programmet nya skanningar från din skanner automatiskt.

Juridik och myndigheter

Kontakter (advokat, notarie, skatterådgivare, försäkring, bank resp. skattemyndighet, socialförsäkring, kommun …), tillhörande dokument, ärendenummer och frister.

E-postarkiv

Dra e-postmeddelanden från Outlook eller ditt e-postprogram (.msg eller .eml) till släppytan. Avsändare, ämne, datum och text identifieras, och du kopplar meddelandet till ett område, en kontakt eller en kund.

Kalender

Egna möten, helgdagar, förfallna fakturor, utgående offerter och skatterådgivarens överlämningsdatum. Med ”Exportera kalender” (ICS) för du över allt till Outlook-, Google- eller Apple-kalendern; ”Importera kalender” läser in ICS-filer.

9Ekonomi

Intäkter & kostnader

Registrera varje betalning med datum, kategori, belopp, skattesats och betalningssätt och bifoga kvittot (fil, foto eller från inkorgen). Kostnader utan kvitto markeras.

Fakturor & offerter

Offerter, fakturor och kreditfakturor med löpande nummer, obligatoriska uppgifter för det valda landet, betalnings-QR-kod och PDF. Offerter kan omvandlas till fakturor med ett klick; inbetalningar bokförs som intäkt. Beroende på land skapar programmet lämplig e-faktura (t.ex. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA i Italien, KSeF i Polen, CIUS-RO i Rumänien, kroatisk e-faktura med HUB-3-streckkod).

Kunder

Kundregister med adress, momsregistreringsnummer, språk, betalningsvillkor, omsättning och dokument.

Artiklar & lager

Artiklar och tjänster med pris och skattesats, lagerrörelser och miniminivå med varning.

10Skatterådgivare

Under Företag → Skatterådgivare (eller via knappen i företagsinformationen) sammanställer programmet alla underlag för en period åt din skatterådgivare.

Ange skatterådgivare: namn, e-post och format (standard-CSV, BMD för Österrike, DATEV för Tyskland). Har du lagt upp din skatterådgivare som kontakt under ”Juridik” hämtar du den med ett klick.
Kontrollera intervallet: Programmet föreslår det intervall som är vanligt i landet (t.ex. Österrike: kvartalsvis, UVA-frist den 15:e i den andra påföljande månaden) och beräknar utifrån det datumet ”Skicka senast”. Intervall och framförhållning kan ändras – stäm av med din skatterådgivare.
Gå igenom checklistan: Sidan visar saknade kvitton, fakturautkast, ej tilldelade filer och saknade kontoutdrag – var och en med länk för åtgärd.
Lägg in kontoutdrag: ladda ner periodens utdrag från internetbanken som CSV eller PDF och dra dem till området ”Kontoutdrag”.
”Skapa ZIP-paket”: Paketet innehåller en översikt (HTML), alla kundfakturor som PDF och e-faktura, alla kvitton, listor (fakturor, poster, obetalda poster, moms), importfilen för BMD resp. DATEV och kontoutdrag. Det laddas ner och – med ansluten datamapp – sparas dessutom under Daten/Steuerberater.
”Skicka via e-post”: öppnar ett förberett e-postmeddelande till din skatterådgivare. Bifoga ZIP-filen (webbläsare får inte lägga in bilagor själva).

Om en period är avslutad och ännu inte överlämnad påminner programmet i översikten, i kalendern och i aviseringsfältet. När paketet skapas eller du väljer ”Markera som överlämnat” räknas perioden som klar.

En direkt bankanslutning har medvetet inte byggts in: Inom EU får kontodata bara hämtas automatiskt via godkända kontoinformationstjänster (PSD2). Det kräver server, avtal och löpande kostnader – och dina data skulle lämna din dator.

11Åtkomst för redovisningen

Din redovisning kan öppna den delade datamappen (t.ex. på en nätverksenhet eller i OneDrive) endast för läsning och ställa frågor:

Ange under Inställningar → Säkerhet ett eget lösenord för redovisningskonsult. Ditt eget lösenord förblir hemligt.
Dela mappen ”Daten” med redovisningen och ge den programfilen samt lösenordet för redovisningskonsult.
Redovisningen väljer på startsidan ”Öppna som redovisningskonsult (endast läsa)”, väljer mappen och anger lösenordet för redovisningskonsult.
Frågor från redovisningen visas hos dig under ”Att göra”; dina svar ser redovisningen vid nästa uppdatering.

12Säkerhetskopiering

Datamapp: Med ansluten mapp sparas varje ändring direkt i business-cockpit-daten.json (krypterad). Kvitton ligger som vanliga filer i undermapparna.
Automatiska säkerhetskopior: dagligen i mappen Sicherungen; antalet sparade kopior kan ställas in.
Fullständig säkerhetskopia: Inställningar → Data & säkerhetskopia → ”Ladda ner fullständig säkerhetskopia” skapar en ZIP med alla data och filer. Utan datamapp bör detta göras minst varannan vecka – programmet påminner om det.
Återställa: välj en säkerhetskopia i listan eller läs in en fullständig säkerhetskopia via ”Återställ säkerhetskopia”.
Ny dator: kopiera programmappen inklusive ”Daten”, öppna programfilen, välj ”Öppna en befintlig datamapp” och logga in.
Datamappen bör dessutom ingå i din vanliga säkerhetskopiering (extern hårddisk, moln).

13Inställningar

Företag: grunddata, logotyp, land, språk, räkenskapsår.
Dokument: nummerserier, betalningsvillkor, sidfötter, texter för fakturor och offerter.
Utseende: färger, ljust/mörkt läge.
Ekonomi: skattesatser, kategorier, ingående saldo vid årets början, minimilikviditet.
Bokföring: kontakt till redovisningen, format (CSV, BMD, DATEV) och kontokoppling.
Data & säkerhetskopia: datamapp, skanningsmapp, säkerhetskopior, import och återställning.
Säkerhet: användarnamn, lösenord, återställningsnyckel, automatisk utloggning, lösenord för redovisningskonsult, licens.
Info & licens: version, licenstagare och tillverkare.

14Dataskydd och säkerhet

Alla affärsdata stannar på din dator resp. i din datamapp. Det finns inget moln och inget konto hos tillverkaren.
Sparade data, säkerhetskopior och frågor är krypterade med AES-256; nyckeln härleds från användarnamn och lösenord.
Kvitton (PDF, foton) förblir vanliga filer så att du kan öppna dem i Utforskaren. Överlämningspaketet (ZIP) är inte krypterat – skicka det bara till din skatterådgivare.
Enda internetanslutning: den engångsrapport om bekräftade användarvillkor (namn, företag, e-post, licensnummer, land, språk, datum).
Logga ut när du lämnar arbetsplatsen och dela inte ditt lösenord.

15Vanliga frågor och felsökning

Programmet startar med licenssidan fast jag redan har arbetat i det.: Troligen öppnades filen i en annan webbläsare eller från en annan plats. Öppna den alltid i samma webbläsare från samma plats – eller välj ”Öppna en befintlig datamapp”.
”Bekräfta åtkomst” visas efter varje start.: Det är en säkerhetsregel i webbläsaren. Ett klick räcker; i Chrome/Edge kan du välja ”Tillåt vid varje besök” när du bekräftar.
Licensnyckeln avvisas.: Kopiera nyckeln helt från e-postmeddelandet (inklusive MSD1-), utan extra tecken. Hjälper det inte, kontakta MS Digital Data Ges.m.b.H.
Jag har tappat både lösenord och återställningsnyckel.: Då går de krypterade data inte längre att läsa. Förvara därför återställningsnyckeln absolut säkert.
E-postmeddelandet till skatterådgivaren har ingen bilaga.: Webbläsare får inte lägga in bilagor. ZIP-filen ligger i din nedladdningsmapp och under Daten/Steuerberater.
Kan jag använda flera datorer?: Ja, med en gemensam datamapp (nätverksenhet eller molnmapp). Redigera inte samtidigt på två datorer.

16Licens och support

Din licens är utfärdad på det namn resp. det företag som står i programmet under ”Licensierad till …” och gäller för användning i det egna företaget. Vidareöverlåtelse och återförsäljning är inte tillåtna.

Tillverkare och support: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Programmet ersätter inte skatte- eller juridisk rådgivning. Skattesatser, frister och format är riktvärden och bör stämmas av med din skatterådgivare.

Ohjelmiston käyttöopas

MS-Data Business Cockpit · Käyttöopas ostajille ja käyttäjille

1Tervetuloa

MS-Data Business Cockpit on pienyrityksille tarkoitettu toimisto-ohjelmisto: laskut ja tarjoukset, tulot ja menot, asiakkaat, tuotteet ja varasto, maksuvalmiussuunnittelu, asiakirjat, sähköpostit, kalenteri ja aineiston luovutus tilitoimistolle – kaikki yhdessä ohjelmatiedostossa.

Ohjelmisto toimii selaimessa, mutta se ei tarvitse internetiä, tilausta eikä palvelinta. Tietosi pysyvät tietokoneellasi tai itse valitsemassasi kansiossa.

Vinkki: tämän oppaan kielen voi vaihtaa oikealta ylhäältä, ja sen voi tallentaa PDF-tiedostoksi toiminnolla ”Tulosta”.

2Toimituksen sisältö

Saat yritykseltä MS Digital Data Ges.m.b.H kaksi erillistä sähköpostiviestiä:

Viesti 1 – ohjelmisto: ZIP-paketti, jossa on ohjelmatiedosto, tämä opas ja valmiiksi luotu kansio ”Daten”.
Viesti 2 – lisenssi: henkilökohtainen lisenssiavaimesi (alkaa merkeillä MSD1-). Se on myönnetty nimellesi tai yrityksellesi.

ZIP-paketin sisältö:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← ohjelmisto
├─ Software-Anleitung.html         ← tämä opas
└─ Daten/                          ← tietosi (valitaan ensimmäisellä käynnistyksellä)
   ├─ Eingang/        uudet tiedostot ja skannaukset
   ├─ Belege/         kuitit vuosi/kuukausi -jaolla
   ├─ Sicherungen/    automaattiset varmuuskopiot
   ├─ Papierkorb/     poistetut tiedostot
   ├─ Firma/          yritys, oikeudelliset asiat, viranomaiset, sähköpostit, pankki
   └─ Steuerberater/  luodut luovutuspaketit

Lisäksi mukana on demoversio (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html), jossa on esimerkkiyritys kokeilua varten. Se ei vaadi lisenssiä, ja sen tiedot on täysin erotettu täysversion tiedoista.

3Järjestelmävaatimukset

Windows, macOS tai Linux ja ajantasainen selain.
Suositus: Google Chrome tai Microsoft Edge. Vain nämä selaimet voivat yhdistää tietokansion ja skannauskansion pysyvästi.
Firefox ja Safari toimivat myös; silloin tiedot ovat vain selaimessa. Tee tässä tapauksessa säännöllisesti ”täydellinen varmuuskopio”.
Sähköpostin lähettämiseen: sähköpostiohjelma (esim. Outlook) tai verkkosähköposti, joka avaa ”mailto”-linkit.
Internetiä tarvitaan vain käyttöehtojen kertaluonteiseen vahvistamiseen.

4Asennus ja ensimmäinen käynnistys

Pura paketti: tallenna ZIP-paketti ja pura se pysyvään sijaintiin, esim. Dokumentit\MS-Data_Business-Cockpit, verkkolevylle tai OneDriveen. Älä avaa tiedostoa suoraan ZIP-paketista.
Avaa: kaksoisnapsauta tiedostoa MS-Data_Business-Cockpit.html. Vinkki: napsauta hiiren kakkospainikkeella → ”Avaa sovelluksella” → Chrome tai Edge. Lisää sivu kirjanmerkkeihin.
Valitse kieli ja maa. Maa määrää verokannat, pyhäpäivät, laskujen pakolliset tiedot ja verkkolaskumuodot.
Vaihe 1 – lisenssi: liitä viestin 2 lisenssiavain ja napsauta ”Aktivoi lisenssi ja jatka”. Sen jälkeen ohjelmisto näyttää ”Lisensoitu: …” ja nimesi tai yrityksesi nimen.
Vaihe 2 – käyttöoikeus: valitse käyttäjätunnus ja salasana (vähintään 8 merkkiä). Sen jälkeen näkyviin tulee palautusavaimesi – tallenna tai tulosta se ja säilytä sitä erillään tietokoneesta.
Vaihe 3 – tietokansio: napsauta ”Valitse kansio ’Daten’” ja valitse valintaikkunassa ohjelmatiedoston vieressä oleva kansio Daten. Jos valitset vahingossa ylemmän ohjelmakansion, ohjelmisto käyttää automaattisesti alikansiota ”Daten”. Puuttuvat alikansiot luodaan itse. Voit valita myös minkä tahansa muun kansion.
Syötä yritystiedot (nimi, osoite, Y-tunnus/ALV-tunniste, pankkiyhteys, logo).
Lue ja vahvista Tiedot & ehdot. Vahvistus ilmoitetaan kerran yritykselle MS Digital Data Ges.m.b.H; yritystietoja ei tällöin lähetetä.

Miksi kansio pitää valita itse kerran? Turvallisuussyistä selain ei saa käyttää kansioita ilman suostumustasi. Kertavalinnan jälkeen ohjelmisto muistaa kansion; selaimen uudelleenkäynnistyksen jälkeen riittää, että napsautat ”Vahvista käyttöoikeus”.

5Sisäänkirjautuminen, uloskirjautuminen ja salasana

Kirjautuminen: jokaisella käynnistyksellä kirjaudut sisään käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Nimessä isoilla ja pienillä kirjaimilla ei ole merkitystä, salasanassa on.
Uloskirjautuminen: painike ”Kirjaudu ulos” oikealla ylhäällä.
Automaattinen uloskirjautuminen: 15 minuutin käyttämättömyyden jälkeen ohjelmisto kirjaa itsensä ulos (säädettävissä 5, 10 tai 15 minuuttiin kohdassa Asetukset → Tietoturva). Minuuttia aiemmin näkyviin tulee ilmoitus. Kaikki syötteet on jo tallennettu.
Nimen tai salasanan vaihto: Asetukset → Tietoturva → ”Vaihda nimi tai salasana”.
Salasana unohtunut: valitse kirjautumissivulla ”Unohditko salasanasi?” ja syötä palautusavain. Sen jälkeen määrität käyttäjätunnuksen ja salasanan uudelleen.
Viiden väärän yrityksen jälkeen kirjautuminen estetään hetkeksi.

Tärkeää: tietosi on salattu käyttöoikeudellasi (AES-256). Ilman salasanaa ja palautusavainta kukaan – ei myöskään MS Digital Data Ges.m.b.H – voi palauttaa tietoja.

6Käyttöliittymä

Vasen valikko (aina näkyvissä): Yleiskatsaus, ryhmät Yritys ja Talous sekä Asetukset ja Tiedot & ehdot. Vain yksi ryhmä on auki kerrallaan – kun avaat toisen, edellinen sulkeutuu.
Yläpalkki: sivun otsikko, tilikausi, kieli, vaalea/tumma tila ja uloskirjautuminen.
Ilmoituspalkki yläpalkin alla: esim. muistutus tilitoimistolle luovutuksesta, puuttuva varmuuskopio tai uusittava kansion käyttöoikeus.
Vasemmassa alareunassa lukee ”Lisensoitu: …” ja lisenssinhaltijasi.
Älypuhelimessa tai kapeassa ikkunassa valikko avataan vasemmasta yläkulmasta painikkeella.

7Yleiskatsaus

Yleiskatsaus näyttää pankkisaldon tänään, vuoden lopun ennusteen, saldon kehityksen vähimmäismaksuvalmiuksineen, liikevaihdon, avoimet saatavat, avoimet tarjoukset ja kassavirran. Lista ”Tehtävät” kokoaa erääntyneet laskut, saapuneiden tiedostot, tulevat tapaamiset, varastovaroitukset, kirjanpitäjän kysymykset ja seuraavan luovutuksen tilitoimistolle.

8Yritys

Yritystiedot

Yrityksesi perustiedot, yrityksen asiakirjat (esim. elinkeinolupa, kaupparekisteriote, sopimukset) ja laatat kaikkiin osa-alueisiin. Painikkeella Tilitoimisto pääset suoraan luovutukseen (ks. oma lukunsa).

Maksuvalmiussuunnitelma

Suunnittele tulot ja menot kuukausittain. Toteutuneita ja suunniteltuja arvoja verrataan; yleiskatsaus varoittaa, jos pankkisaldo laskee vähimmäismaksuvalmiuden alle.

Asiakirjat

Kaikki tiedostot yhdessä paikassa. Uudet tiedostot menevät kansioon Saapuneet, ja ne kohdistetaan kirjaukseen, laskuun, asiakkaaseen tai yhteystietoon; tiedosto siirtyy sen jälkeen automaattisesti oikeaan alikansioon. Painikkeella ”Yhdistä skannauskansio” ohjelmisto poimii skannerisi uudet skannaukset automaattisesti.

Oikeudelliset asiat ja viranomaiset

Yhteystiedot (lakimies, notaari, tilitoimisto, vakuutus, pankki tai verotoimisto, sosiaalivakuutus, kunta …), niihin liittyvät asiakirjat, diaarinumerot ja määräajat.

Sähköpostiarkisto

Vedä sähköpostit Outlookista tai sähköpostiohjelmastasi (.msg tai .eml) pudotusalueelle. Lähettäjä, aihe, päivämäärä ja teksti tunnistetaan, ja kohdistat viestin osa-alueeseen, yhteystietoon tai asiakkaaseen.

Kalenteri

Omat tapaamiset, pyhäpäivät, erääntyvät laskut, päättyvät tarjoukset ja tilitoimiston luovutuspäivät. Toiminnolla ”Vie kalenteri (.ics)” siirrät kaiken Outlookiin, Google-kalenteriin tai Apple Kalenteriin; ”Tuo kalenteri” lukee ICS-tiedostot.

9Talous

Tulot & menot

Kirjaa jokainen maksu päivämäärän, luokan, summan, verokannan ja maksutavan kanssa ja liitä kuitti (tiedosto, valokuva tai saapuneista). Ilman kuittia olevat menot merkitään.

Laskut & tarjoukset

Tarjoukset, laskut ja hyvityslaskut juoksevalla numeroinnilla, valitun maan pakolliset tiedot, maksu-QR-koodi ja PDF. Tarjoukset voi muuttaa laskuiksi yhdellä napsautuksella; maksusuoritukset kirjataan tuloksi. Maasta riippuen ohjelmisto tuottaa sopivan verkkolaskun (esim. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA Italiassa, KSeF Puolassa, CIUS-RO Romaniassa, Kroatian verkkolasku HUB-3-viivakoodilla).

Asiakkaat

Asiakasrekisteri osoitteineen, ALV-tunnisteineen, kielineen, maksuaikoineen, liikevaihtoineen ja asiakirjoineen.

Tuotteet & varasto

Tuotteet ja palvelut hintoineen ja verokantoineen, varastoliikkeet ja vähimmäisvarasto varoituksineen.

10Tilitoimisto

Kohdassa Yritys → Tilitoimisto (tai yritystietojen painikkeella) ohjelmisto kokoaa jakson kaikki asiakirjat tilitoimistoasi varten.

Syötä tilitoimisto: nimi, sähköposti ja muoto (vakio-CSV, BMD Itävaltaa varten, DATEV Saksaa varten). Jos olet lisännyt tilitoimiston yhteystiedoksi kohtaan ”Oikeudelliset asiat”, voit ottaa sen käyttöön yhdellä napsautuksella.
Tarkista rytmi: ohjelmisto ehdottaa maassa tavallista rytmiä (esim. Itävalta: neljännesvuosittain, UVA-määräaika toisen seuraavan kuukauden 15. päivä) ja laskee siitä ajankohdan ”Lähetä viimeistään”. Rytmiä ja varoaikaa voi muuttaa – sovi ne tilitoimistosi kanssa.
Käy tarkistuslista läpi: sivu näyttää puuttuvat kuitit, laskuluonnokset, kohdistamattomat tiedostot ja puuttuvat tiliotteet – kustakin linkki korjaamiseen.
Tallenna tiliotteet: lataa jakson tiliotteet verkkopankista CSV- tai PDF-muodossa ja vedä ne alueelle ”Tiliotteet”.
”Luo ZIP-paketti”: paketissa on yhteenveto (HTML), kaikki myyntilaskut PDF-muodossa ja verkkolaskuina, kaikki kuitit, luettelot (laskut, kirjaukset, avoimet erät, arvonlisävero), BMD:n tai DATEVin tuontitiedosto ja tiliotteet. Se ladataan ja – kun tietokansio on yhdistetty – tallennetaan lisäksi kansioon Daten/Steuerberater.
”Lähetä sähköpostilla”: avaa valmiiksi täytetyn sähköpostin tilitoimistollesi. Liitä ZIP-tiedosto itse (selaimet eivät saa lisätä liitteitä itse).

Jos jakso on päättynyt eikä sitä ole vielä luovutettu, ohjelmisto muistuttaa siitä yleiskatsauksessa, kalenterissa ja ilmoituspalkissa. Kun paketti on luotu tai olet valinnut ”Merkitse luovutetuksi”, jakso katsotaan hoidetuksi.

Suoraa pankkiyhteyttä ei ole tarkoituksella toteutettu: EU:ssa tilitietoja saa hakea automaattisesti vain luvan saaneiden tilitietopalvelujen (PSD2) kautta. Se vaatii palvelimia, sopimuksia ja jatkuvia kustannuksia – ja tietosi poistuisivat tietokoneeltasi.

11Kirjanpitäjän käyttöoikeus

Kirjanpitäjäsi voi avata jaetun tietokansion (esim. verkkolevyllä tai OneDrivessa) vain lukutilassa ja esittää kysymyksiä:

Määritä kohdassa Asetukset → Tietoturva oma kirjanpitäjän salasana. Oma salasanasi pysyy salaisena.
Jaa kansio ”Daten” kirjanpitäjälle ja anna hänelle ohjelmatiedosto sekä kirjanpitäjän salasana.
Kirjanpitäjä valitsee aloitussivulla ”Avaa kirjanpitäjänä (vain luku)”, valitsee kansion ja syöttää kirjanpitäjän salasanan.
Kirjanpitäjän kysymykset näkyvät sinulla kohdassa ”Tehtävät”; vastauksesi näkyvät kirjanpitäjälle seuraavan päivityksen yhteydessä.

12Varmuuskopiointi

Tietokansio: kun kansio on yhdistetty, jokainen muutos tallennetaan heti tiedostoon business-cockpit-daten.json (salattuna). Kuitit ovat tavallisia tiedostoja alikansioissa.
Automaattiset varmuuskopiot: päivittäin kansioon Sicherungen; säilytettävien varmuuskopioiden määrä on säädettävissä.
Täydellinen varmuuskopio: Asetukset → Tiedot & varmuuskopio → ”Lataa täydellinen varmuuskopio” luo ZIP-tiedoston, jossa on kaikki tiedot ja tiedostot. Jos tietokansiota ei ole, tee se vähintään kahden viikon välein – ohjelmisto muistuttaa siitä.
Palautus: valitse varmuuskopio luettelosta tai lue täydellinen varmuuskopio toiminnolla ”Palauta varmuuskopio”.
Uusi tietokone: kopioi ohjelmakansio ja ”Daten”, avaa ohjelmatiedosto, valitse ”Avaa olemassa oleva tietokansio” ja kirjaudu sisään.
Tietokansio kannattaa sisällyttää myös tavalliseen varmuuskopiointiisi (ulkoinen kiintolevy, pilvi).

13Asetukset

Yritys: perustiedot, logo, maa, kieli, tilikausi.
Asiakirjat: numerosarjat, maksuaika, alatunnisteet, laskujen ja tarjousten tekstit.
Ulkoasu: värit, vaalea/tumma tila.
Talous: verokannat, luokat, saldo vuoden alussa, vähimmäismaksuvalmius.
Kirjanpito: kirjanpitäjän yhteystiedot, muoto (CSV, BMD, DATEV) ja tilien kohdistus.
Tiedot & varmuuskopio: tietokansio, skannauskansio, varmuuskopiot, tuonti ja nollaus.
Tietoturva: käyttäjätunnus, salasana, palautusavain, automaattinen uloskirjautuminen, kirjanpitäjän salasana, lisenssi.
Tietoja & lisenssi: versio, lisenssinhaltija ja valmistaja.

14Tietosuoja ja tietoturva

Kaikki yritystiedot pysyvät tietokoneellasi tai tietokansiossasi. Pilvipalvelua tai valmistajan tiliä ei ole.
Tallennetut tiedot, varmuuskopiot ja kysymykset on salattu AES-256:lla; avain johdetaan käyttäjätunnuksesta ja salasanasta.
Kuitit (PDF, valokuvat) pysyvät tavallisina tiedostoina, jotta voit avata ne Resurssienhallinnassa. Luovutuspaketti (ZIP) ei ole salattu – lähetä se vain tilitoimistollesi.
Ainoa internetyhteys: vahvistettujen käyttöehtojen kertaluonteinen ilmoitus (nimi, yritys, sähköposti, lisenssinumero, maa, kieli, päivämäärä).
Kirjaudu ulos, kun poistut työpisteeltä, äläkä jaa salasanaasi.

15Usein kysytyt kysymykset ja ongelmanratkaisu

Ohjelmisto käynnistyy lisenssisivulle, vaikka olen jo työskennellyt sillä.: Tiedosto on todennäköisesti avattu toisessa selaimessa tai toisesta sijainnista. Avaa se aina samassa selaimessa samasta sijainnista – tai valitse ”Avaa olemassa oleva tietokansio”.
”Vahvista käyttöoikeus” tulee näkyviin jokaisella käynnistyksellä.: Se on selaimen turvasääntö. Yksi napsautus riittää; Chromessa/Edgessä voit vahvistaessasi valita ”Salli jokaisella käyntikerralla”.
Lisenssiavain hylätään.: Kopioi avain sähköpostista kokonaan (mukaan lukien MSD1-) ilman ylimääräisiä merkkejä. Jos se ei auta, ota yhteyttä yritykseen MS Digital Data Ges.m.b.H.
Olen hukannut sekä salasanan että palautusavaimen.: Silloin salattuja tietoja ei voi enää lukea. Säilytä palautusavain siksi ehdottomasti turvallisessa paikassa.
Tilitoimistolle menevässä sähköpostissa ei ole liitettä.: Selaimet eivät saa lisätä liitteitä. ZIP-tiedosto on Lataukset-kansiossasi ja kansiossa Daten/Steuerberater.
Voinko käyttää useaa tietokonetta?: Kyllä, yhteisen tietokansion avulla (verkkolevy tai pilvikansio). Älä muokkaa tietoja kahdella tietokoneella samanaikaisesti.

16Lisenssi ja tuki

Lisenssisi on myönnetty nimelle tai yritykselle, joka näkyy ohjelmistossa kohdassa ”Lisensoitu: …”, ja se on tarkoitettu käytettäväksi omassa yrityksessä. Luovutus ja edelleenmyynti eivät ole sallittuja.

Valmistaja ja tuki: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Ohjelmisto ei korvaa vero- tai oikeudellista neuvontaa. Verokannat, määräajat ja muodot ovat ohjeellisia, ja ne tulee sopia tilitoimiston kanssa.

Softwarevejledning

MS-Data Business Cockpit · Brugervejledning til købere og brugere

1Velkommen

MS-Data Business Cockpit er et kontorprogram til små virksomheder: fakturaer og tilbud, indtægter og udgifter, kunder, varer og lager, likviditetsplanlægning, dokumenter, e-mails, kalender og overdragelsen til revisoren – alt sammen i én enkelt programfil.

Programmet kører i browseren, men kræver hverken internet, abonnement eller server. Dine data bliver på din computer eller i en mappe, du selv vælger.

Tip: Denne vejledning kan skifte til alle sprog øverst til højre og gemmes som PDF via „Udskriv“.

2Leveringsomfang

Du modtager to adskilte e-mails fra MS Digital Data Ges.m.b.H:

E-mail 1 – Software: en ZIP-pakke med programfilen, denne vejledning og den forberedte mappe „Daten“ (datamappen).
E-mail 2 – Licens: din personlige licensnøgle (begynder med MSD1-). Den er udstedt til dit navn eller din virksomhed.

Indholdet af ZIP-pakken:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← programmet
├─ Software-Anleitung.html         ← denne vejledning
└─ Daten/                          ← dine data (vælges ved første start)
   ├─ Eingang/        nye filer og scanninger
   ├─ Belege/         bilag efter år/måned
   ├─ Sicherungen/    automatiske sikkerhedskopier
   ├─ Papierkorb/     slettede filer
   ├─ Firma/          virksomhed, jura, myndigheder, e-mails, bank
   └─ Steuerberater/  oprettede overdragelsespakker

Derudover findes en demoversion (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) med en eksempelvirksomhed til afprøvning. Den kræver ingen licens, og dens data er helt adskilt fra fuldversionen.

3Systemkrav

Windows, macOS eller Linux med en aktuel browser.
Anbefalet: Google Chrome eller Microsoft Edge. Kun disse browsere kan tilknytte en datamappe og en scanningsmappe permanent.
Firefox og Safari fungerer også; dataene ligger så kun i browseren. Tag i så fald regelmæssigt sikkerhedskopi med „Download komplet sikkerhedskopi“.
Til afsendelse af e-mails: et e-mailprogram (f.eks. Outlook) eller webmail, der åbner „mailto“-links.
Internet er kun nødvendigt til engangsbekræftelsen af brugsvejledningen.

4Installation og første start

Udpak: Gem ZIP-pakken og udpak den et fast sted, f.eks. Dokumenter\MS-Data_Business-Cockpit, et netværksdrev eller OneDrive. Åbn den ikke direkte fra ZIP-filen.
Åbn: Dobbeltklik på MS-Data_Business-Cockpit.html. Tip: Højreklik → „Åbn med“ → Chrome eller Edge. Opret et bogmærke.
Vælg sprog og land. Landet bestemmer skattesatser, helligdage, lovpligtige fakturaoplysninger og e-fakturaformater.
Trin 1 – Licens: Indsæt licensnøglen fra e-mail 2, og klik på „Aktivér licens og fortsæt“. Programmet viser derefter „Licenseret til …“ med dit navn eller din virksomhed.
Trin 2 – Adgang: Vælg brugernavn og adgangskode (mindst 8 tegn). Derefter vises din gendannelsesnøgle – gem eller udskriv den, og opbevar den adskilt fra computeren.
Trin 3 – Datamappe: Klik på „Vælg mappen ‚Daten‘“, og vælg i dialogen mappen Daten ved siden af programfilen. Vælger du ved en fejl den overordnede programmappe, tager programmet automatisk undermappen „Daten“. Manglende undermapper oprettes automatisk. Du kan også vælge en vilkårlig anden mappe.
Indtast virksomhedsdata (navn, adresse, CVR-/momsnummer, bankoplysninger, logo).
Læs og bekræft Info & vilkår. Bekræftelsen meddeles én gang til MS Digital Data Ges.m.b.H; forretningsdata overføres ikke.

Hvorfor skal jeg selv vælge mappen én gang? Af sikkerhedshensyn må en browser ikke tilgå mapper uden din tilladelse. Efter det engangsvalg husker programmet mappen; efter en genstart af browseren er et klik på „Bekræft adgang“ nok.

5Login, logout og adgangskode

Log ind: Ved hver start logger du ind med brugernavn og adgangskode. Store og små bogstaver har ingen betydning i navnet, men det har de i adgangskoden.
Log af: Knappen „Log af“ øverst til højre.
Automatisk logout: Efter 15 minutters inaktivitet logger programmet selv af (kan indstilles til 5, 10 eller 15 minutter under Indstillinger → Sikkerhed). Et minut før vises en meddelelse. Alle indtastninger er allerede gemt.
Skift navn eller adgangskode: Indstillinger → Sikkerhed → „Skift navn eller adgangskode“.
Glemt adgangskode: Vælg „Glemt adgangskode?“ på loginsiden, og indtast gendannelsesnøglen. Derefter vælger du brugernavn og adgangskode påny.
Efter fem forkerte forsøg spærres login et kort stykke tid.

Vigtigt: Dine data er krypteret med din adgang (AES-256). Uden adgangskode og uden gendannelsesnøgle kan ingen – heller ikke MS Digital Data Ges.m.b.H – gendanne dataene.

6Brugerfladen

Menulinje til venstre (altid synlig): Overblik, grupperne Virksomhed og Regnskab samt Indstillinger og Info & vilkår. Der er altid kun én gruppe åben – åbner du en anden, lukkes den forrige.
Øverste linje: sidetitel, regnskabsår, sprog, lys/mørk tilstand og logout.
Meddelelseslinjen under den øverste linje: f.eks. påmindelse om revisoren, manglende sikkerhedskopi eller mappeadgang, der skal fornys.
Nederst til venstre står „Licenseret til …“ med din licenshaver.
På smartphone eller i smalle vinduer åbner du menuen med knappen øverst til venstre.

7Overblik

Overblikket viser banksaldo i dag, prognose for årets udgang, saldoens udvikling med mindstelikviditet, omsætning, udestående fakturaer, åbne tilbud og pengestrømmen. Listen „Opgaver“ samler forfaldne fakturaer, filer i indbakken, kommende aftaler, lageradvarsler, spørgsmål fra bogføringen og den næste overdragelse til revisoren.

8Virksomhed

Virksomhedsoplysninger

Stamdata for din virksomhed, virksomhedsdokumenter (f.eks. næringsbevis, registerudskrift, kontrakter) og felter til alle områder. Via knappen Revisor kommer du direkte til overdragelsen (se eget kapitel).

Likviditetsplan

Planlæg indtægter og udgifter pr. måned. Faktiske og planlagte værdier sammenlignes; overblikket advarer, hvis saldoen falder under mindstelikviditeten.

Dokumenter

Alle filer ét sted. Nye filer havner i indbakken og tildeles en postering, faktura, kunde eller kontakt; filen flyttes derefter automatisk til den passende undermappe. Med „Tilknyt scanningsmappe“ overtager programmet automatisk nye scanninger fra din scanner.

Jura og myndigheder

Kontakter (advokat, notar, revisor, forsikring, bank hhv. skattemyndighed, socialsikring, kommune …), tilhørende dokumenter, sagsnumre og frister.

E-mailarkiv

Træk e-mails fra Outlook eller dit mailprogram (.msg eller .eml) ind på aflægningsfladen. Afsender, emne, dato og tekst genkendes, og du tildeler mailen et område, en kontakt eller en kunde.

Kalender

Egne aftaler, helligdage, forfaldne fakturaer, udløbende tilbud og overdragelsesfrister til revisoren. Via „Eksportér kalender (.ics)“ overfører du alt til Outlook, Google eller Apple Kalender; „Importér kalender“ indlæser ICS-filer.

9Regnskab

Indtægter & udgifter

Registrér hver betaling med dato, kategori, beløb, momssats og betalingsmåde, og vedhæft bilaget (fil, foto eller fra indbakken). Udgifter uden bilag markeres.

Fakturaer & tilbud

Tilbud, fakturaer og kreditnotaer med fortløbende nummer, det valgte lands lovpligtige oplysninger, betalings-QR-kode og PDF. Tilbud kan omdannes til fakturaer med ét klik; indbetalinger bogføres som indtægt. Afhængigt af landet opretter programmet den passende e-faktura (f.eks. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA i Italien, KSeF i Polen, CIUS-RO i Rumænien, kroatisk e-faktura med HUB-3-stregkode).

Kunder

Kundekartotek med adresse, momsnummer, sprog, betalingsfrist, omsætning og dokumenter.

Varer & lager

Varer og ydelser med pris og momssats, lagerbevægelser og minimumsbeholdning med advarsel.

10Revisor

Under Virksomhed → Revisor (eller via knappen på virksomhedsoplysningerne) samler programmet alle dokumenter for en periode til din revisor.

Angiv revisor: navn, e-mail og format (standard-CSV, BMD for Østrig, DATEV for Tyskland). Har du oprettet din revisor som kontakt under „Jura“, overtager du vedkommende med ét klik.
Kontrollér rytmen: Programmet foreslår den rytme, der er sædvanlig i landet (f.eks. Østrig: kvartalsvis, UVA-frist den 15. i den næstfølgende måned) og beregner heraf datoen „Send senest“. Rytme og forløbstid kan ændres – aftal dem med din revisor.
Gennemgå tjeklisten: Siden viser manglende bilag, fakturakladder, ikke tildelte filer og manglende kontoudtog – hver med et link til afhjælpning.
Læg kontoudtog: Download periodens udtog fra netbanken som CSV eller PDF, og træk dem ind i området „Kontoudtog“.
„Opret ZIP-pakke“: Pakken indeholder en oversigt (HTML), alle udgående fakturaer som PDF og e-faktura, alle bilag, lister (fakturaer, posteringer, åbne poster, moms), importfilen til BMD hhv. DATEV og kontoudtog. Den downloades og gemmes – med tilknyttet datamappe – desuden under Daten/Steuerberater.
„Send på e-mail“: åbner en forberedt e-mail til din revisor. Vedhæft ZIP-filen (browsere må ikke selv indsætte vedhæftninger).

Er en periode afsluttet og endnu ikke overdraget, minder programmet om det i overblikket, i kalenderen og i meddelelseslinjen. Når pakken oprettes, eller du vælger „Markér som overdraget“, regnes perioden som afsluttet.

En direkte forbindelse til banken er bevidst ikke indbygget: I EU må kontodata kun hentes automatisk via godkendte kontooplysningstjenester (PSD2). Det kræver server, kontrakter og løbende omkostninger – og dine data ville forlade din computer.

11Adgang for bogholderen

Din bogholder/revisor kan åbne den delte datamappe (f.eks. på et netværksdrev eller i OneDrive) kun med læseadgang og stille spørgsmål:

Angiv under Indstillinger → Sikkerhed en separat adgangskode til revisor/bogholder. Din egen adgangskode forbliver hemmelig.
Del mappen „Daten“ med bogholderen, og giv vedkommende programfilen samt adgangskoden til revisor/bogholder.
Bogholderen vælger på startsiden „Åbn som revisor/bogholder (kun læsning)“, vælger mappen og indtaster adgangskoden til revisor/bogholder.
Bogholderens spørgsmål vises hos dig under „Opgaver“; dine svar ser bogholderen ved næste opdatering.

12Sikkerhedskopiering

Datamappe: Med tilknyttet mappe gemmes hver ændring straks i business-cockpit-daten.json (krypteret). Bilag ligger som almindelige filer i undermapperne.
Automatiske sikkerhedskopier: dagligt i mappen Sicherungen; antallet af opbevarede sikkerhedskopier kan indstilles.
Komplet sikkerhedskopi: Indstillinger → Data & sikkerhedskopi → „Download komplet sikkerhedskopi“ opretter en ZIP med alle data og filer. Uden datamappe bør du gøre det mindst hver anden uge – programmet minder dig om det.
Gendannelse: vælg en sikkerhedskopi på listen, eller indlæs en komplet sikkerhedskopi via „Gendan sikkerhedskopi“.
Ny computer: kopiér programmappen inklusive „Daten“, åbn programfilen, vælg „Åbn eksisterende datamappe“, og log ind.
Datamappen bør desuden indgå i din almindelige sikkerhedskopiering (ekstern harddisk, cloud).

13Indstillinger

Virksomhed: stamdata, logo, land, sprog, regnskabsår.
Dokumenter: nummerserier, betalingsfrist, sidefødder, tekster til fakturaer og tilbud.
Udseende: farver, lys/mørk tilstand.
Økonomi: skattesatser, kategorier, saldo ved årets begyndelse, mindstelikviditet.
Bogføring: kontakt til bogføringen, format (CSV, BMD, DATEV) og kontotilknytning.
Data & sikkerhedskopi: datamappe, scanningsmappe, sikkerhedskopier, import og nulstilling.
Sikkerhed: brugernavn, adgangskode, gendannelsesnøgle, automatisk logout, adgangskode til revisor/bogholder, licens.
Info & licens: version, licenshaver og producent.

14Databeskyttelse og sikkerhed

Alle forretningsdata bliver på din computer eller i din datamappe. Der er ingen cloud og ingen konto hos producenten.
Gemte data, sikkerhedskopier og spørgsmål er krypteret med AES-256; nøglen udledes af brugernavn og adgangskode.
Bilag (PDF, fotos) forbliver almindelige filer, så du kan åbne dem i Stifinder. Overdragelsespakken (ZIP) er ikke krypteret – send den kun til din revisor.
Den eneste internetforbindelse: den engangsmeddelelse om de bekræftede brugsvilkår (navn, virksomhed, e-mail, licensnummer, land, sprog, dato).
Log af, når du forlader din arbejdsplads, og del ikke din adgangskode.

15Ofte stillede spørgsmål og fejlfinding

Programmet starter med licenssiden, selvom jeg allerede har arbejdet i det.: Sandsynligvis blev filen åbnet i en anden browser eller fra et andet sted. Åbn den altid i samme browser fra samme sted – eller vælg „Åbn eksisterende datamappe“.
„Bekræft adgang“ vises efter hver start.: Det er en sikkerhedsregel i browseren. Ét klik er nok; i Chrome/Edge kan du ved bekræftelsen vælge „Tillad ved hvert besøg“.
Licensnøglen afvises.: Kopiér nøglen fuldstændigt fra e-mailen (inkl. MSD1-) uden ekstra tegn. Hjælper det ikke, så kontakt MS Digital Data Ges.m.b.H.
Jeg har mistet både adgangskode og gendannelsesnøgle.: Så kan de krypterede data ikke længere læses. Opbevar derfor altid gendannelsesnøglen sikkert.
E-mailen til revisoren har ingen vedhæftning.: Browsere må ikke indsætte vedhæftninger. ZIP-filen ligger i din downloadmappe og under Daten/Steuerberater.
Kan jeg bruge flere computere?: Ja, med en fælles datamappe (netværksdrev eller cloudmappe). Arbejd ikke samtidig på to computere.

16Licens og support

Din licens er udstedt til det navn eller den virksomhed, der står i programmet under „Licenseret til …“, og gælder til brug i din egen virksomhed. Videregivelse og videresalg er ikke tilladt.

Producent og support: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Programmet erstatter ikke skatte- eller juridisk rådgivning. Skattesatser, frister og formater er vejledende og bør aftales med din revisor.

Instrukcja obsługi oprogramowania

MS-Data Business Cockpit · Instrukcja obsługi dla nabywców i użytkowników

1Witamy

MS-Data Business Cockpit to oprogramowanie biurowe dla małych firm: faktury i oferty, przychody i wydatki, klienci, towary i magazyn, plan płynności, dokumenty, e-maile, kalendarz oraz przekazywanie dokumentów doradcy podatkowemu – wszystko w jednym pliku programu.

Program działa w przeglądarce, ale nie potrzebuje internetu, abonamentu ani serwera. Twoje dane pozostają na Twoim komputerze lub w folderze, który sam wybierzesz.

Wskazówka: język tej instrukcji można zmienić w prawym górnym rogu, a przez „Drukuj” zapisać ją jako PDF.

2Zawartość pakietu

Od MS Digital Data Ges.m.b.H otrzymasz dwa oddzielne e-maile:

E-mail 1 – oprogramowanie: pakiet ZIP z plikiem programu, tą instrukcją i przygotowanym folderem „Daten” (dane).
E-mail 2 – licencja: Twój osobisty klucz licencyjny (zaczyna się od MSD1-). Został wystawiony na Twoje imię i nazwisko lub nazwę firmy.

Zawartość pakietu ZIP:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← oprogramowanie
├─ Software-Anleitung.html         ← ta instrukcja
└─ Daten/                          ← Twoje dane (wybierane przy pierwszym uruchomieniu)
   ├─ Eingang/        nowe pliki i skany
   ├─ Belege/         dowody księgowe wg roku/miesiąca
   ├─ Sicherungen/    automatyczne kopie zapasowe
   ├─ Papierkorb/     usunięte pliki
   ├─ Firma/          firma, sprawy prawne, urzędy, e-maile, bank
   └─ Steuerberater/  utworzone pakiety dla doradcy podatkowego

Dodatkowo dostępna jest wersja demonstracyjna (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) z firmą przykładową do wypróbowania. Nie wymaga licencji, a jej dane są całkowicie oddzielone od pełnej wersji.

3Wymagania systemowe

Windows, macOS lub Linux z aktualną przeglądarką.
Zalecane: Google Chrome lub Microsoft Edge. Tylko te przeglądarki mogą trwale połączyć folder danych i folder skanów.
Firefox i Safari również działają; dane znajdują się wtedy wyłącznie w przeglądarce. W takim przypadku regularnie twórz kopię zapasową przez „Pobierz pełną kopię zapasową”.
Do wysyłania e-maili: program pocztowy (np. Outlook) lub poczta internetowa, która otwiera linki „mailto”.
Internet jest potrzebny wyłącznie do jednorazowego potwierdzenia informacji o warunkach korzystania.

4Instalacja i pierwsze uruchomienie

Rozpakowanie: zapisz pakiet ZIP i rozpakuj go w stałym miejscu, np. Dokumenty\MS-Data_Business-Cockpit, na dysku sieciowym lub w OneDrive. Nie otwieraj pliku bezpośrednio z archiwum ZIP.
Otwarcie: kliknij dwukrotnie MS-Data_Business-Cockpit.html. Wskazówka: prawy przycisk myszy → „Otwórz za pomocą” → Chrome lub Edge. Dodaj stronę do zakładek.
Wybierz język i kraj. Kraj określa stawki podatkowe, dni świąteczne, obowiązkowe elementy faktury i formaty e-faktur.
Krok 1 – licencja: wklej klucz licencyjny z e-maila 2 i kliknij „Aktywuj licencję i kontynuuj”. Następnie program wyświetli „Licencja dla: …” z Twoim imieniem i nazwiskiem lub nazwą firmy.
Krok 2 – dostęp: ustaw nazwę użytkownika i hasło (co najmniej 8 znaków). Potem pojawi się Twój klucz odzyskiwania – zapisz go lub wydrukuj i przechowuj osobno od komputera.
Krok 3 – folder danych: kliknij „Wybierz folder „Daten”” i w oknie dialogowym wskaż folder Daten obok pliku programu. Jeśli omyłkowo wybierzesz nadrzędny folder programu, program automatycznie użyje podfolderu „Daten”. Brakujące podfoldery są tworzone samodzielnie. Możesz też wybrać dowolny inny folder.
Wprowadź dane firmy (nazwa, adres, NIP, rachunek bankowy, logo).
Przeczytaj i potwierdź Informacje i warunki. Potwierdzenie jest jednorazowo zgłaszane do MS Digital Data Ges.m.b.H; dane firmy nie są przy tym przesyłane.

Dlaczego muszę raz samodzielnie wybrać folder? Ze względów bezpieczeństwa przeglądarka nie może uzyskać dostępu do folderów bez Twojej zgody. Po jednorazowym wyborze program zapamiętuje folder; po ponownym uruchomieniu przeglądarki wystarczy kliknąć „Potwierdź dostęp”.

5Logowanie, wylogowanie i hasło

Logowanie: przy każdym uruchomieniu logujesz się nazwą użytkownika i hasłem. W nazwie użytkownika wielkość liter nie ma znaczenia, w haśle ma.
Wylogowanie: przycisk „Wyloguj” w prawym górnym rogu.
Automatyczne wylogowanie: po 15 minutach bezczynności program sam Cię wylogowuje (do ustawienia na 5, 10 lub 15 minut w Ustawienia → Bezpieczeństwo). Minutę wcześniej pojawia się komunikat. Wszystkie wpisy są już zapisane.
Zmiana nazwy użytkownika lub hasła: Ustawienia → Bezpieczeństwo → „Zmień nazwę użytkownika lub hasło”.
Nie pamiętasz hasła: na stronie logowania wybierz „Nie pamiętasz hasła?” i wprowadź klucz odzyskiwania. Następnie ustaw od nowa nazwę użytkownika i hasło.
Po pięciu błędnych próbach logowanie jest na krótko blokowane.

Ważne: Twoje dane są zaszyfrowane Twoim dostępem (AES-256). Bez hasła i bez klucza odzyskiwania nikt – także MS Digital Data Ges.m.b.H – nie jest w stanie odzyskać danych.

6Interfejs

Lewy pasek menu (zawsze widoczny): Przegląd, grupy Firma i Finanse oraz Ustawienia i Informacje i warunki. Otwarta jest zawsze tylko jedna grupa – po otwarciu innej poprzednia się zamyka.
Górny pasek: tytuł strony, rok obrotowy, język, tryb jasny/ciemny i wylogowanie.
Pasek powiadomień pod górnym paskiem: np. przypomnienie o doradcy podatkowym, brak kopii zapasowej lub dostęp do folderu wymagający odnowienia.
W lewym dolnym rogu widnieje „Licencja dla: …” z nazwą licencjobiorcy.
Na smartfonie lub w wąskich oknach menu otwiera się przyciskiem w lewym górnym rogu.

7Przegląd

Przegląd pokazuje saldo konta dziś, prognozę na koniec roku, przebieg salda konta z minimalnym poziomem płynności, przychód, należności otwarte, otwarte oferty i przepływy pieniężne. Lista „Do zrobienia” zbiera przeterminowane faktury, pliki w skrzynce odbiorczej, nadchodzące terminy, ostrzeżenia magazynowe, pytania księgowości oraz kolejne przekazanie dokumentów doradcy podatkowemu.

8Firma

Informacje o firmie

Dane podstawowe Twojej firmy, dokumenty firmowe (np. zaświadczenie o wpisie do ewidencji, odpis z rejestru, umowy) oraz kafelki do wszystkich obszarów. Przyciskiem Doradca podatkowy przechodzisz bezpośrednio do przekazywania dokumentów (patrz osobny rozdział).

Plan płynności

Planuj wpływy i wypływy w poszczególnych miesiącach. Wartości rzeczywiste i planowane są porównywane; Przegląd ostrzega, gdy saldo konta spadnie poniżej minimalnego poziomu płynności.

Dokumenty

Wszystkie pliki w jednym miejscu. Nowe pliki trafiają do skrzynki odbiorczej i są przypisywane do zapisu, faktury, klienta lub kontaktu; plik jest wtedy automatycznie przenoszony do odpowiedniego podfolderu. Po wybraniu „Połącz folder skanów” program automatycznie przejmuje nowe skany z Twojego skanera.

Sprawy prawne i Urzędy

Kontakty (adwokat, notariusz, doradca podatkowy, ubezpieczyciel, bank lub urząd skarbowy, ubezpieczenia społeczne, gmina …), powiązane dokumenty, sygnatury i terminy.

Archiwum e-mail

Przeciągnij e-maile z Outlooka lub swojego programu pocztowego (.msg lub .eml) na pole upuszczania. Nadawca, temat, data i treść są rozpoznawane, a Ty przypisujesz wiadomość do obszaru, kontaktu lub klienta.

Kalendarz

Własne terminy, dni świąteczne, faktury z upływającym terminem płatności, wygasające oferty i terminy przekazania dokumentów doradcy podatkowemu. Przez „Eksportuj kalendarz (.ics)” przenosisz wszystko do kalendarza Outlook, Google lub Apple; „Importuj kalendarz” wczytuje pliki ICS.

9Finanse

Przychody i wydatki

Rejestruj każdą płatność z datą, kategorią, kwotą, stawką podatku i formą płatności oraz dołącz dowód księgowy (plik, zdjęcie lub ze skrzynki odbiorczej). Wydatki bez dowodu księgowego są oznaczane.

Faktury i oferty

Oferty, faktury i faktury korygujące z kolejną numeracją, obowiązkowymi elementami wymaganymi w wybranym kraju, kodem QR do płatności i PDF. Oferty można jednym kliknięciem zamienić na faktury; wpłaty są księgowane jako przychód. W zależności od kraju program generuje odpowiednią e-fakturę (np. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA we Włoszech, KSeF w Polsce, CIUS-RO w Rumunii, chorwacka e-faktura z kodem kreskowym HUB-3).

Klienci

Baza klientów z adresem, numerem VAT UE/NIP, językiem, terminem płatności, obrotami i dokumentami.

Towary i magazyn

Towary i usługi z ceną i stawką podatku, ruchy magazynowe oraz stan minimalny z ostrzeżeniem.

10Doradca podatkowy

W Firma → Doradca podatkowy (lub przez przycisk w Informacjach o firmie) program zestawia wszystkie dokumenty z danego okresu dla Twojego doradcy podatkowego.

Wprowadź doradcę podatkowego: nazwa, e-mail i format (standardowy CSV, BMD dla Austrii, DATEV dla Niemiec). Jeśli doradca podatkowy został dodany jako kontakt w „Sprawy prawne”, możesz go pobrać jednym kliknięciem.
Sprawdź częstotliwość: program proponuje zwyczajową w danym kraju częstotliwość (np. Austria: kwartalnie, termin UVA 15. dnia drugiego miesiąca następującego po okresie) i na tej podstawie oblicza termin „Wyślij do”. Częstotliwość i wyprzedzenie można zmienić – uzgodnij je ze swoim doradcą podatkowym.
Przejdź listę kontrolną: strona pokazuje brakujące dowody księgowe, projekty faktur, nieprzypisane pliki i brakujące wyciągi bankowe – każdorazowo z linkiem do ich uzupełnienia.
Dodaj wyciągi bankowe: pobierz wyciągi z danego okresu z bankowości internetowej jako CSV lub PDF i przeciągnij je do sekcji „Wyciągi bankowe”.
„Utwórz pakiet ZIP”: pakiet zawiera przegląd (HTML), wszystkie faktury wystawione w PDF i jako e-faktury, wszystkie dowody księgowe, zestawienia (faktury, zapisy, rozrachunki otwarte, VAT), plik importu dla BMD lub DATEV i wyciągi bankowe. Jest pobierany i – przy połączonym folderze danych – dodatkowo zapisywany w Daten/Steuerberater.
„Wyślij e-mailem”: otwiera przygotowaną wiadomość do Twojego doradcy podatkowego. Dołącz plik ZIP (przeglądarki nie mogą same dodawać załączników).

Gdy okres jest zamknięty i jeszcze nie został przekazany, program przypomina o tym w Przeglądzie, w kalendarzu i na pasku powiadomień. Po utworzeniu pakietu lub kliknięciu „Oznacz jako przekazane” okres uznaje się za załatwiony.

Bezpośrednie połączenie z bankiem celowo nie zostało wbudowane: w UE dane z rachunku mogą być pobierane automatycznie wyłącznie przez licencjonowanych dostawców usług informacji o rachunku (PSD2). Wymaga to serwera, umów i stałych kosztów – a Twoje dane opuściłyby Twój komputer.

11Dostęp dla księgowości

Twoja księgowość może otworzyć udostępniony folder danych (np. na dysku sieciowym lub w OneDrive) wyłącznie do odczytu i zadawać pytania:

W Ustawienia → Bezpieczeństwo ustaw osobne hasło dla księgowości. Twoje własne hasło pozostaje tajne.
Udostępnij księgowości folder „Daten” i przekaż jej plik programu oraz hasło dla księgowości.
Księgowość wybiera na stronie startowej „Otwórz jako księgowa/księgowy (tylko odczyt)”, wskazuje folder i wpisuje hasło dla księgowości.
Pytania księgowości pojawiają się u Ciebie w „Do zrobienia”; Twoje odpowiedzi księgowość zobaczy przy następnym odświeżeniu.

12Kopie zapasowe

Folder danych: przy połączonym folderze każda zmiana jest od razu zapisywana w business-cockpit-daten.json (w postaci zaszyfrowanej). Dowody księgowe są zwykłymi plikami w podfolderach.
Automatyczne kopie zapasowe: codziennie w folderze Sicherungen; liczbę przechowywanych kopii można ustawić.
Pełna kopia zapasowa: Ustawienia → Dane i kopia zapasowa → „Pobierz pełną kopię zapasową” tworzy ZIP ze wszystkimi danymi i plikami. Bez folderu danych wykonuj ją co najmniej co dwa tygodnie – program o tym przypomina.
Przywracanie: wybierz kopię z listy lub wczytaj pełną kopię przez „Przywróć kopię zapasową”.
Nowy komputer: skopiuj folder programu wraz z „Daten”, otwórz plik programu, wybierz „Otwórz istniejący folder danych” i zaloguj się.
Folder danych powinien być dodatkowo objęty Twoją zwykłą kopią zapasową (dysk zewnętrzny, chmura).

13Ustawienia

Firma: dane podstawowe, logo, kraj, język, rok obrotowy.
Dokumenty: zakresy numeracji, termin płatności, stopki, teksty faktur i ofert.
Wygląd: kolory, tryb jasny/ciemny.
Finanse: stawki podatkowe, kategorie, saldo konta na początek roku, minimalny poziom płynności.
Księgowość: kontakt do księgowości, format (CSV, BMD, DATEV) i przypisanie kont.
Dane i kopia zapasowa: folder danych, folder skanów, kopie zapasowe, import i resetowanie.
Bezpieczeństwo: nazwa użytkownika, hasło, klucz odzyskiwania, automatyczne wylogowanie, hasło dla księgowości, licencja.
Informacje i licencja: wersja, licencjobiorca i producent.

14Ochrona danych i bezpieczeństwo

Wszystkie dane firmy pozostają na Twoim komputerze lub w Twoim folderze danych. Nie ma chmury ani konta u producenta.
Zapisane dane, kopie zapasowe i pytania są szyfrowane algorytmem AES-256; klucz jest wyprowadzany z nazwy użytkownika i hasła.
Dowody księgowe (PDF, zdjęcia) pozostają zwykłymi plikami, abyś mógł(-a) otwierać je w Eksploratorze. Pakiet dla doradcy podatkowego (ZIP) nie jest szyfrowany – wysyłaj go wyłącznie do swojego doradcy podatkowego.
Jedyne połączenie z internetem: jednorazowe zgłoszenie potwierdzonych informacji o warunkach korzystania (imię i nazwisko, firma, e-mail, numer licencji, kraj, język, data).
Wylogowuj się, gdy opuszczasz stanowisko pracy, i nie udostępniaj nikomu swojego hasła.

15Częste pytania i rozwiązywanie problemów

Program uruchamia się ze stroną licencji, mimo że już wcześniej pracowałem(-am).: Prawdopodobnie plik został otwarty w innej przeglądarce lub z innego miejsca. Zawsze otwieraj go w tej samej przeglądarce i z tego samego miejsca – lub wybierz „Otwórz istniejący folder danych”.
„Potwierdź dostęp” pojawia się po każdym uruchomieniu.: To zasada bezpieczeństwa przeglądarki. Wystarczy jedno kliknięcie; w Chrome/Edge możesz przy potwierdzaniu wybrać „Zezwalaj przy każdej wizycie”.
Klucz licencyjny jest odrzucany.: Skopiuj klucz w całości z e-maila (wraz z MSD1-), bez dodatkowych znaków. Jeśli to nie pomoże, skontaktuj się z MS Digital Data Ges.m.b.H.
Straciłem(-am) hasło i klucz odzyskiwania.: W takim przypadku zaszyfrowanych danych nie da się już odczytać. Dlatego koniecznie przechowuj klucz odzyskiwania w bezpiecznym miejscu.
E-mail do doradcy podatkowego nie ma załącznika.: Przeglądarki nie mogą dodawać załączników. Plik ZIP znajduje się w Twoim folderze pobranych plików oraz w Daten/Steuerberater.
Czy mogę używać kilku komputerów?: Tak, ze wspólnym folderem danych (dysk sieciowy lub folder w chmurze). Nie edytuj danych jednocześnie na dwóch komputerach.

16Licencja i wsparcie

Licencja jest wystawiona na imię i nazwisko lub firmę widoczną w programie w „Licencja dla: …” i obowiązuje do użytku w Twojej własnej firmie. Przekazywanie i odsprzedaż są zabronione.

Producent i wsparcie: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Oprogramowanie nie zastępuje doradztwa podatkowego ani prawnego. Stawki podatkowe, terminy i formaty mają charakter orientacyjny i należy je uzgodnić ze swoim doradcą podatkowym.

Manualul software-ului

MS-Data Business Cockpit · Manual de utilizare pentru cumpărători și utilizatori

1Bine ați venit

MS-Data Business Cockpit este un software de birou pentru firme mici: facturi și oferte, încasări și plăți, clienți, articole și stoc, planificarea lichidităților, documente, e-mailuri, calendar și predarea documentelor către consultantul fiscal – totul într-un singur fișier de program.

Software-ul rulează în browser, dar nu necesită nici internet, nici abonament, nici server. Datele dumneavoastră rămân pe computerul dumneavoastră sau într-un folder pe care îl alegeți dumneavoastră.

Sfat: acest manual poate fi comutat în orice limbă din dreapta sus și salvat ca PDF prin „Tipăriți”.

2Conținutul livrării

De la MS Digital Data Ges.m.b.H primiți două e-mailuri separate:

E-mail 1 – software: un pachet ZIP cu fișierul de program, acest manual și folderul „Daten” pregătit.
E-mail 2 – licență: cheia dumneavoastră personală de licență (începe cu MSD1-). Este emisă pe numele dumneavoastră sau al firmei dumneavoastră.

Conținutul pachetului ZIP:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← software-ul
├─ Software-Anleitung.html         ← acest manual
└─ Daten/                          ← datele dumneavoastră (se alege la prima pornire)
   ├─ Eingang/        fișiere noi și scanări (căsuța de intrare)
   ├─ Belege/         documente justificative pe an/lună
   ├─ Sicherungen/    copii de siguranță automate
   ├─ Papierkorb/     fișiere șterse (coșul de gunoi)
   ├─ Firma/          firmă, aspecte juridice, autorități, e-mailuri, bancă
   └─ Steuerberater/  pachetele de predare create (consultant fiscal)

În plus, există o versiune demo (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) cu o firmă model pentru testare. Aceasta nu necesită licență, iar datele ei sunt complet separate de versiunea completă.

3Cerințe de sistem

Windows, macOS sau Linux cu un browser actual.
Recomandat: Google Chrome sau Microsoft Edge. Numai aceste browsere pot conecta permanent un folder de date și un folder de scanare.
Firefox și Safari funcționează de asemenea; datele se află atunci doar în browser. În acest caz, faceți copii de siguranță regulate cu „Descărcați copia de siguranță completă”.
Pentru trimiterea e-mailurilor: un program de e-mail (de ex. Outlook) sau un webmail care deschide linkuri „mailto”.
Internetul este necesar doar pentru confirmarea unică a informațiilor de utilizare.

4Instalarea și prima pornire

Dezarhivați: salvați pachetul ZIP și dezarhivați-l într-un loc permanent, de ex. Documente\MS-Data_Business-Cockpit, pe o unitate de rețea sau în OneDrive. Nu îl deschideți direct din ZIP.
Deschideți: dublu clic pe MS-Data_Business-Cockpit.html. Sfat: clic dreapta → „Deschidere cu” → Chrome sau Edge. Adăugați un marcaj (bookmark).
Alegeți limba și țara. Țara determină cotele de impozitare, sărbătorile legale, mențiunile obligatorii de pe facturi și formatele de factură electronică.
Pasul 1 – licența: lipiți cheia de licență din e-mailul 2 și faceți clic pe „Activați licența și continuați”. Software-ul afișează apoi „Licențiat pentru …” cu numele dumneavoastră sau al firmei dumneavoastră.
Pasul 2 – accesul: stabiliți un nume de utilizator și o parolă (cel puțin 8 caractere). Apoi apare cheia dumneavoastră de recuperare – salvați-o sau tipăriți-o și păstrați-o separat de computer.
Pasul 3 – folderul de date: faceți clic pe „Alegeți folderul „Daten”” și, în fereastra de dialog, selectați folderul Daten de lângă fișierul de program. Dacă alegeți din greșeală folderul superior al programului, software-ul folosește automat subfolderul „Daten”. Subfolderele lipsă sunt create automat. Puteți alege și orice alt folder.
Introduceți datele firmei (nume, adresă, CUI/cod de TVA, cont bancar, logo).
Citiți și confirmați Informații și condiții. Confirmarea este comunicată o singură dată către MS Digital Data Ges.m.b.H; datele de afaceri nu sunt transmise.

De ce trebuie să aleg folderul o singură dată? Din motive de securitate, un browser nu are voie să acceseze foldere fără acordul dumneavoastră. După alegerea unică, software-ul reține folderul; după repornirea browserului este suficient un clic pe „Confirmați accesul”.

5Autentificare, deconectare și parolă

Autentificare: la fiecare pornire vă autentificați cu nume de utilizator și parolă. La nume nu contează literele mari și mici, la parolă însă da.
Deconectare: butonul „Deconectare” din dreapta sus.
Deconectare automată: după 15 minute de inactivitate, software-ul se deconectează singur (reglabil la 5, 10 sau 15 minute la Setări → Securitate). Cu un minut înainte apare o notificare. Toate datele introduse sunt deja salvate.
Schimbarea numelui sau a parolei: Setări → Securitate → „Schimbați numele sau parola”.
Parolă uitată: pe pagina de autentificare alegeți „Ați uitat parola?” și introduceți cheia de recuperare. Apoi stabiliți din nou numele de utilizator și parola.
După cinci încercări greșite, autentificarea este blocată pentru scurt timp.

Important: datele dumneavoastră sunt criptate cu accesul dumneavoastră (AES-256). Fără parolă și fără cheia de recuperare, nimeni – nici măcar MS Digital Data Ges.m.b.H – nu poate recupera datele.

6Interfața

Bara de meniu din stânga (mereu vizibilă): prezentare generală, grupurile Firmă și Finanțe, precum și Setări și Informații și condiții. Este deschis mereu un singur grup – dacă deschideți altul, cel precedent se închide.
Bara de sus: titlul paginii, exercițiul financiar, limba, modul luminos/întunecat și deconectarea.
Bara de notificări sub bara de sus: de ex. memento pentru consultantul fiscal, copie de siguranță lipsă sau acces la folder care trebuie reînnoit.
În stânga jos apare „Licențiat pentru …” cu titularul licenței.
Pe smartphone sau în ferestre înguste, deschideți meniul cu butonul din stânga sus.

7Prezentare generală

Prezentarea generală arată soldul contului de astăzi, prognoza pentru sfârșitul anului, evoluția soldului cu lichiditatea minimă, cifra de afaceri, creanțele deschise, ofertele deschise și fluxul de numerar. Lista „De rezolvat” adună facturile restante, fișierele din căsuța de intrare, programările apropiate, avertismentele de stoc, întrebările contabilității și următoarea predare către consultantul fiscal.

8Firmă

Informații despre firmă

Datele de bază ale firmei dumneavoastră, documentele firmei (de ex. autorizație de funcționare, extras din Registrul Comerțului, contracte) și plăci pentru toate domeniile. Cu butonul Consultant fiscal ajungeți direct la predare (vezi capitolul dedicat).

Plan de lichiditate

Planificați încasările și plățile pe luni. Valorile reale și cele planificate sunt comparate; prezentarea generală avertizează când soldul scade sub lichiditatea minimă.

Documente

Toate fișierele într-un singur loc. Fișierele noi ajung în căsuța de intrare și sunt atribuite unei înregistrări, unei facturi, unui client sau unui contact; fișierul este apoi mutat automat în subfolderul potrivit. Cu „Conectați folderul de scanare”, software-ul preia automat scanările noi de la scanerul dumneavoastră.

Aspecte juridice și autorități

Contacte (avocat, notar, consultant fiscal, asigurător, bancă, respectiv administrația financiară, asigurări sociale, primărie …), documente aferente, numere de dosar și termene.

Arhivă e-mail

Trageți e-mailurile din Outlook sau din programul dumneavoastră de e-mail (.msg sau .eml) pe zona de plasare. Expeditorul, subiectul, data și textul sunt recunoscute, iar dumneavoastră atribuiți e-mailul unui domeniu, contact sau client.

Calendar

Programări proprii, sărbători legale, facturi scadente, oferte care expiră și termene de predare către consultantul fiscal. Cu „Exportați calendarul (.ics)” (ICS) preluați totul în Outlook, Google sau Apple Calendar; „Importați calendarul” citește fișiere ICS.

9Finanțe

Încasări și plăți

Înregistrați fiecare plată cu data, categoria, suma, cota de impozitare și modalitatea de plată și atașați documentul justificativ (fișier, fotografie sau din căsuța de intrare). Cheltuielile fără document justificativ sunt marcate.

Facturi și oferte

Oferte, facturi și facturi de stornare cu numerotare continuă, mențiunile obligatorii ale țării alese, cod QR de plată și PDF. Ofertele pot fi transformate în facturi cu un clic; încasările sunt înregistrate ca venit. În funcție de țară, software-ul generează factura electronică potrivită (de ex. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA în Italia, KSeF în Polonia, CIUS-RO în România, factura electronică croată cu cod de bare HUB-3).

Clienți

Baza de clienți cu adresă, cod de TVA, limbă, termen de plată, cifră de afaceri și documente.

Articole și stoc

Articole și servicii cu preț și cotă de impozitare, mișcări de stoc și stoc minim cu avertisment.

10Consultant fiscal

La Firmă → Consultant fiscal (sau prin butonul din Informații despre firmă), software-ul adună toate documentele unei perioade pentru consultantul dumneavoastră fiscal.

Introduceți consultantul fiscal: nume, e-mail și format (CSV standard, BMD pentru Austria, DATEV pentru Germania). Dacă ați creat consultantul fiscal ca persoană de contact la „Aspecte juridice”, îl preluați cu un clic.
Verificați frecvența: software-ul propune frecvența obișnuită în țară (de ex. Austria: trimestrial, termenul UVA pe 15 a celei de-a doua luni următoare) și calculează din ea data „Trimiteți până la”. Frecvența și timpul de anticipare pot fi modificate – vă rugăm să le stabiliți de comun acord cu consultantul fiscal.
Parcurgeți lista de verificare: pagina arată documentele justificative lipsă, ciornele de facturi, fișierele neatribuite și extrasele de cont lipsă – fiecare cu link pentru remediere.
Încărcați extrasele de cont: descărcați din internet banking extrasele perioadei ca CSV sau PDF și trageți-le în zona „Extrase de cont”.
„Creați pachetul ZIP”: pachetul conține o prezentare generală (HTML), toate facturile emise ca PDF și factură electronică, toate documentele justificative, liste (facturi, înregistrări, poziții deschise, TVA), fișierul de import pentru BMD sau DATEV și extrasele de cont. Este descărcat și – cu folderul de date conectat – salvat suplimentar în Daten/Steuerberater.
„Trimiteți prin e-mail”: deschide un e-mail pregătit către consultantul dumneavoastră fiscal. Atașați fișierul ZIP (browserele nu au voie să insereze singure atașamente).

Dacă o perioadă este încheiată și încă nepredată, software-ul vă reamintește în prezentarea generală, în calendar și în bara de notificări. Prin crearea pachetului sau prin „Marcați ca predat”, perioada este considerată finalizată.

O conexiune directă la bancă nu a fost inclusă intenționat: în UE, datele de cont pot fi preluate automat doar prin servicii autorizate de informare cu privire la conturi (PSD2). Aceasta necesită server, contracte și costuri recurente – iar datele dumneavoastră ar părăsi computerul.

11Acces pentru contabilitate

Contabilitatea dumneavoastră poate deschide folderul de date partajat (de ex. pe o unitate de rețea sau în OneDrive) doar pentru citire și poate pune întrebări:

La Setări → Securitate stabiliți o parolă pentru contabil separată. Parola dumneavoastră rămâne secretă.
Partajați folderul „Daten” cu contabilitatea și transmiteți-i fișierul de program și parola pentru contabil.
Contabilitatea alege pe pagina de start „Deschideți ca contabil (doar citire)”, alege folderul și introduce parola pentru contabil.
Întrebările contabilității apar la dumneavoastră la „De rezolvat”; răspunsurile dumneavoastră le vede contabilitatea la următoarea actualizare.

12Copii de siguranță

Folderul de date: cu folderul conectat, fiecare modificare este salvată imediat în business-cockpit-daten.json (criptat). Documentele justificative se află ca fișiere obișnuite în subfoldere.
Copii de siguranță automate: zilnic în folderul Sicherungen; numărul de copii păstrate este reglabil.
Copie de siguranță completă: Setări → Date și copii de siguranță → „Descărcați copia de siguranță completă” creează un ZIP cu toate datele și fișierele. Fără folder de date, efectuați-o cel puțin la fiecare două săptămâni – software-ul vă reamintește.
Restaurare: alegeți o copie din listă sau încărcați o copie de siguranță completă prin „Restaurați copia de siguranță”.
Computer nou: copiați folderul programului împreună cu „Daten”, deschideți fișierul de program, alegeți „Deschideți un folder de date existent” și autentificați-vă.
Folderul de date ar trebui inclus suplimentar în copia dumneavoastră de siguranță obișnuită (hard disk extern, cloud).

13Setări

Firmă: date de bază, logo, țară, limbă, exercițiu financiar.
Documente: serii de numerotare, termen de plată, subsoluri, texte pentru facturi și oferte.
Aspect: culori, mod luminos/întunecat.
Finanțe: cote de impozitare, categorii, soldul contului la începutul anului, lichiditate minimă.
Contabilitate: contactul contabilității, format (CSV, BMD, DATEV) și corespondența conturilor.
Date și copii de siguranță: folder de date, folder de scanare, copii de siguranță, import și resetare.
Securitate: nume de utilizator, parolă, cheie de recuperare, deconectare automată, parola pentru contabil, licență.
Informații și licență: versiune, titularul licenței și producător.

14Protecția datelor și securitate

Toate datele de afaceri rămân pe computerul dumneavoastră sau în folderul dumneavoastră de date. Nu există cloud și nici cont la producător.
Datele salvate, copiile de siguranță și întrebările sunt criptate cu AES-256; cheia este derivată din numele de utilizator și parolă.
Documentele justificative (PDF, fotografii) rămân fișiere obișnuite, pentru a le putea deschide în Explorer. Pachetul de predare (ZIP) nu este criptat – trimiteți-l doar consultantului dumneavoastră fiscal.
Singura conexiune la internet: comunicarea unică a informațiilor de utilizare confirmate (nume, firmă, e-mail, număr de licență, țară, limbă, dată).
Deconectați-vă când părăsiți locul de muncă și nu vă dați parola altora.

15Întrebări frecvente și remedierea problemelor

Software-ul pornește cu pagina de licență, deși am lucrat deja.: Probabil fișierul a fost deschis într-un alt browser sau dintr-un alt loc. Deschideți-l întotdeauna în același browser, din același loc – sau alegeți „Deschideți un folder de date existent”.
„Confirmați accesul” apare după fiecare pornire.: Aceasta este o regulă de securitate a browserului. Este suficient un clic; în Chrome/Edge puteți alege, la confirmare, „Permite la fiecare vizită”.
Cheia de licență este respinsă.: Copiați cheia integral din e-mail (inclusiv MSD1-), fără caractere suplimentare. Dacă nu ajută, contactați MS Digital Data Ges.m.b.H.
Mi-am pierdut parola și cheia de recuperare.: Atunci datele criptate nu mai pot fi citite. De aceea, păstrați neapărat cheia de recuperare într-un loc sigur.
E-mailul către consultantul fiscal nu are atașament.: Browserele nu au voie să insereze atașamente. Fișierul ZIP se află în folderul dumneavoastră de descărcări și în Daten/Steuerberater.
Pot folosi mai multe computere?: Da, cu un folder de date comun (unitate de rețea sau folder în cloud). Vă rugăm să nu lucrați simultan pe două computere.

16Licență și suport

Licența dumneavoastră este emisă pe numele sau firma care apare în software la „Licențiat pentru …” și este valabilă pentru utilizarea în propria firmă. Transmiterea și revânzarea nu sunt permise.

Producător și suport: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Software-ul nu înlocuiește consultanța fiscală sau juridică. Cotele de impozitare, termenele și formatele sunt orientative și trebuie stabilite de comun acord cu consultantul dumneavoastră fiscal.

Οδηγίες λογισμικού

MS-Data Business Cockpit · Εγχειρίδιο χρήσης για αγοραστές και χρήστες

1Καλώς ήρθατε

Το MS-Data Business Cockpit είναι λογισμικό γραφείου για μικρές επιχειρήσεις: τιμολόγια και προσφορές, έσοδα και έξοδα, πελάτες, είδη και αποθήκη, πλάνο ρευστότητας, έγγραφα, e-mail, ημερολόγιο και παράδοση στον φοροτεχνικό – όλα σε ένα μόνο αρχείο προγράμματος.

Το λογισμικό εκτελείται στο πρόγραμμα περιήγησης, αλλά δεν χρειάζεται internet, συνδρομή ή διακομιστή. Τα δεδομένα σας παραμένουν στον υπολογιστή σας ή σε φάκελο της επιλογής σας.

Συμβουλή: Αυτές οι οδηγίες μπορούν να αλλάξουν σε οποιαδήποτε γλώσσα πάνω δεξιά και να αποθηκευτούν ως PDF με το «Εκτύπωση».

2Περιεχόμενο της παράδοσης

Λαμβάνετε από την MS Digital Data Ges.m.b.H δύο ξεχωριστά e-mail:

E-mail 1 – Λογισμικό: ένα πακέτο ZIP με το αρχείο του προγράμματος, αυτές τις οδηγίες και τον προετοιμασμένο φάκελο «Daten» (Δεδομένα).
E-mail 2 – Άδεια χρήσης: το προσωπικό σας κλειδί άδειας χρήσης (ξεκινά με MSD1-). Έχει εκδοθεί στο όνομά σας ή στην επωνυμία της επιχείρησής σας.

Περιεχόμενο του πακέτου ZIP:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← το λογισμικό
├─ Software-Anleitung.html         ← αυτές οι οδηγίες
└─ Daten/                          ← τα δεδομένα σας (επιλέγεται στην πρώτη εκκίνηση)
   ├─ Eingang/        νέα αρχεία και σαρώσεις
   ├─ Belege/         παραστατικά ανά έτος/μήνα
   ├─ Sicherungen/    αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας
   ├─ Papierkorb/     διαγραμμένα αρχεία
   ├─ Firma/          επιχείρηση, νομικά, αρχές, e-mail, τράπεζα
   └─ Steuerberater/  πακέτα παράδοσης που δημιουργήθηκαν

Επιπλέον υπάρχει μια έκδοση επίδειξης (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) με μια υποδειγματική επιχείρηση για δοκιμή. Δεν απαιτεί άδεια χρήσης και τα δεδομένα της είναι εντελώς ξεχωριστά από την πλήρη έκδοση.

3Απαιτήσεις συστήματος

Windows, macOS ή Linux με σύγχρονο πρόγραμμα περιήγησης.
Συνιστάται: Google Chrome ή Microsoft Edge. Μόνο αυτά τα προγράμματα περιήγησης μπορούν να συνδέσουν μόνιμα έναν φάκελο δεδομένων και έναν φάκελο σαρώσεων.
Το Firefox και το Safari λειτουργούν επίσης· τότε όμως τα δεδομένα βρίσκονται μόνο στο πρόγραμμα περιήγησης. Σε αυτή την περίπτωση δημιουργείτε τακτικά αντίγραφο ασφαλείας με το «Πλήρες αντίγραφο ασφαλείας».
Για την αποστολή e-mail: ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. Outlook) ή webmail που ανοίγει συνδέσμους «mailto».
Το internet χρειάζεται μόνο για τη μία φορά επιβεβαίωση των σημειώσεων χρήσης.

4Εγκατάσταση και πρώτη εκκίνηση

Αποσυμπίεση: Αποθηκεύστε το πακέτο ZIP και αποσυμπιέστε το σε μόνιμη θέση, π.χ. Έγγραφα\MS-Data_Business-Cockpit, σε δίσκο δικτύου ή στο OneDrive. Μην το ανοίγετε απευθείας μέσα από το ZIP.
Άνοιγμα: Διπλό κλικ στο MS-Data_Business-Cockpit.html. Συμβουλή: δεξί κλικ → «Άνοιγμα με» → Chrome ή Edge. Δημιουργήστε έναν σελιδοδείκτη.
Επιλέξτε γλώσσα και χώρα. Η χώρα καθορίζει τους φορολογικούς συντελεστές, τις αργίες, τα υποχρεωτικά στοιχεία των τιμολογίων και τις μορφές ηλεκτρονικών τιμολογίων.
Βήμα 1 – Άδεια χρήσης: Επικολλήστε το κλειδί άδειας χρήσης από το e-mail 2 και κάντε κλικ στο «Ενεργοποίηση άδειας χρήσης και συνέχεια». Στη συνέχεια το λογισμικό εμφανίζει «Άδεια χρήσης για …» με το όνομά σας ή την επωνυμία της επιχείρησής σας.
Βήμα 2 – Πρόσβαση: Ορίστε όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης (τουλάχιστον 8 χαρακτήρες). Έπειτα εμφανίζεται το κλειδί ανάκτησης – αποθηκεύστε το ή εκτυπώστε το και φυλάξτε το χωριστά από τον υπολογιστή.
Βήμα 3 – Φάκελος δεδομένων: Κάντε κλικ στο «Επιλογή φακέλου «Daten»» και στο παράθυρο επιλέξτε τον φάκελο Daten δίπλα στο αρχείο του προγράμματος. Αν επιλέξετε κατά λάθος τον γονικό φάκελο του προγράμματος, το λογισμικό παίρνει αυτόματα τον υποφάκελο «Daten». Οι υποφάκελοι που λείπουν δημιουργούνται αυτόματα. Μπορείτε να επιλέξετε και οποιονδήποτε άλλο φάκελο.
Καταχωρίστε τα στοιχεία της επιχείρησης (επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ/αριθμός ΦΠΑ, τραπεζικός λογαριασμός, λογότυπο).
Διαβάστε και επιβεβαιώστε τις «Πληροφορίες & όροι». Η επιβεβαίωση αναφέρεται μία φορά στην MS Digital Data Ges.m.b.H· δεν μεταφέρονται επιχειρηματικά δεδομένα.

Γιατί πρέπει να επιλέξω μόνος/η τον φάκελο μία φορά; Για λόγους ασφαλείας, ένα πρόγραμμα περιήγησης δεν επιτρέπεται να έχει πρόσβαση σε φακέλους χωρίς τη συναίνεσή σας. Μετά τη μία επιλογή, το λογισμικό θυμάται τον φάκελο· μετά από επανεκκίνηση του προγράμματος περιήγησης αρκεί ένα κλικ στο «Επιβεβαίωση πρόσβασης».

5Σύνδεση, αποσύνδεση και κωδικός πρόσβασης

Σύνδεση: Σε κάθε εκκίνηση συνδέεστε με όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης. Στο όνομα δεν έχει σημασία αν γράφετε κεφαλαία ή πεζά, στον κωδικό πρόσβασης έχει.
Αποσύνδεση: Κουμπί «Αποσύνδεση» πάνω δεξιά.
Αυτόματη αποσύνδεση: Μετά από 15 λεπτά αδράνειας το λογισμικό αποσυνδέεται μόνο του (ρυθμίζεται σε 5, 10 ή 15 λεπτά στις Ρυθμίσεις → Ασφάλεια). Ένα λεπτό νωρίτερα εμφανίζεται μια ειδοποίηση. Όλες οι καταχωρίσεις έχουν ήδη αποθηκευτεί.
Αλλαγή ονόματος ή κωδικού πρόσβασης: Ρυθμίσεις → Ασφάλεια → «Αλλαγή ονόματος ή κωδικού πρόσβασης».
Ξεχασμένος κωδικός πρόσβασης: Στη σελίδα σύνδεσης επιλέξτε «Ξεχάσατε τον κωδικό πρόσβασης;» και εισαγάγετε το κλειδί ανάκτησης. Στη συνέχεια ορίζετε εκ νέου όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης.
Μετά από πέντε λανθασμένες προσπάθειες η σύνδεση κλειδώνει για λίγο.

Σημαντικό: Τα δεδομένα σας είναι κρυπτογραφημένα με την πρόσβασή σας (AES-256). Χωρίς κωδικό πρόσβασης και χωρίς κλειδί ανάκτησης κανείς – ούτε η MS Digital Data Ges.m.b.H – δεν μπορεί να επαναφέρει τα δεδομένα.

6Η διεπαφή

Αριστερή γραμμή μενού (πάντα ορατή): Επισκόπηση, οι ομάδες Επιχείρηση και Οικονομικά, καθώς και οι Ρυθμίσεις και οι Πληροφορίες & όροι. Κάθε φορά είναι ανοιχτή μόνο μία ομάδα – αν ανοίξετε άλλη, κλείνει η προηγούμενη.
Επάνω γραμμή: τίτλος σελίδας, οικονομικό έτος, γλώσσα, φωτεινή/σκούρα λειτουργία και αποσύνδεση.
Γραμμή ειδοποιήσεων κάτω από την επάνω γραμμή: π.χ. υπενθύμιση προς τον φοροτεχνικό, έλλειψη αντιγράφου ασφαλείας ή πρόσβαση στον φάκελο που χρειάζεται ανανέωση.
Κάτω αριστερά εμφανίζεται το «Άδεια χρήσης για …» με τον κάτοχο της άδειας.
Σε smartphone ή στενά παράθυρα ανοίγετε το μενού από το κουμπί πάνω αριστερά.

7Επισκόπηση

Η επισκόπηση εμφανίζει το σημερινό υπόλοιπο λογαριασμού, την πρόβλεψη για το τέλος του έτους, την εξέλιξη του υπολοίπου με την ελάχιστη ρευστότητα, τον κύκλο εργασιών, τις ανοιχτές απαιτήσεις, τις ανοιχτές προσφορές και τις ταμειακές ροές. Η λίστα «Εκκρεμότητες» συγκεντρώνει τα εκπρόθεσμα τιμολόγια, τα αρχεία στα Εισερχόμενα, τα επερχόμενα ραντεβού, τις προειδοποιήσεις αποθήκης, τα ερωτήματα του λογιστηρίου και την επόμενη παράδοση στον φοροτεχνικό.

8Επιχείρηση

Στοιχεία επιχείρησης

Βασικά στοιχεία της επιχείρησής σας, εταιρικά έγγραφα (π.χ. άδεια λειτουργίας, απόσπασμα μητρώου, συμβάσεις) και πλακίδια για όλους τους τομείς. Με το κουμπί Φοροτεχνικός μεταβαίνετε απευθείας στην παράδοση (βλ. ξεχωριστό κεφάλαιο).

Πλάνο ρευστότητας

Σχεδιάστε έσοδα και έξοδα ανά μήνα. Οι πραγματικές και οι προγραμματισμένες τιμές συγκρίνονται· η επισκόπηση προειδοποιεί όταν το υπόλοιπο λογαριασμού πέφτει κάτω από την ελάχιστη ρευστότητα.

Έγγραφα

Όλα τα αρχεία σε ένα σημείο. Τα νέα αρχεία καταλήγουν στα Εισερχόμενα και αντιστοιχίζονται σε μια εγγραφή, ένα τιμολόγιο, έναν πελάτη ή μια επαφή· το αρχείο μετακινείται τότε αυτόματα στον κατάλληλο υποφάκελο. Με το «Σύνδεση φακέλου σαρώσεων» το λογισμικό παραλαμβάνει αυτόματα τις νέες σαρώσεις του σαρωτή σας.

Νομικά και Αρχές

Επαφές (δικηγόρος, συμβολαιογράφος, φοροτεχνικός, ασφαλιστική εταιρεία, τράπεζα ή ΔΟΥ, ασφαλιστικός φορέας, δήμος …), συναφή έγγραφα, αριθμοί φακέλου και προθεσμίες.

Αρχειοθέτηση e-mail

Σύρετε e-mail από το Outlook ή το πρόγραμμα ταχυδρομείου σας (.msg ή .eml) στην περιοχή απόθεσης. Ο αποστολέας, το θέμα, η ημερομηνία και το κείμενο αναγνωρίζονται και αντιστοιχίζετε το e-mail σε έναν τομέα, μια επαφή ή έναν πελάτη.

Ημερολόγιο

Δικά σας ραντεβού, αργίες, τιμολόγια προς λήξη, προσφορές που λήγουν και ημερομηνίες παράδοσης στον φοροτεχνικό. Με το «Εξαγωγή ημερολογίου (.ics)» μεταφέρετε τα πάντα στο Outlook, στο Google ή στο Apple Ημερολόγιο· το «Εισαγωγή ημερολογίου» διαβάζει αρχεία ICS.

9Οικονομικά

Έσοδα & έξοδα

Καταχωρίστε κάθε πληρωμή με ημερομηνία, κατηγορία, ποσό, φορολογικό συντελεστή και τρόπο πληρωμής και επισυνάψτε το παραστατικό (αρχείο, φωτογραφία ή από τα Εισερχόμενα). Τα έξοδα χωρίς παραστατικό επισημαίνονται.

Τιμολόγια & προσφορές

Προσφορές, τιμολόγια και πιστωτικά τιμολόγια με διαδοχική αρίθμηση, τα υποχρεωτικά στοιχεία της επιλεγμένης χώρας, QR code πληρωμής και PDF. Οι προσφορές μετατρέπονται με ένα κλικ σε τιμολόγια· οι εισπράξεις καταχωρίζονται ως έσοδο. Ανάλογα με τη χώρα, το λογισμικό δημιουργεί το κατάλληλο ηλεκτρονικό τιμολόγιο (π.χ. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA στην Ιταλία, KSeF στην Πολωνία, CIUS-RO στη Ρουμανία, κροατικό ηλεκτρονικό τιμολόγιο με γραμμωτό κώδικα HUB-3).

Πελάτες

Μητρώο πελατών με διεύθυνση, ΑΦΜ, γλώσσα, προθεσμία πληρωμής, κύκλο εργασιών και έγγραφα.

Είδη & αποθήκη

Είδη και υπηρεσίες με τιμή και φορολογικό συντελεστή, κινήσεις αποθήκης και ελάχιστο απόθεμα με προειδοποίηση.

10Φοροτεχνικός

Στην ενότητα Επιχείρηση → Φοροτεχνικός (ή μέσω του κουμπιού στα Στοιχεία επιχείρησης) το λογισμικό συγκεντρώνει όλα τα έγγραφα μιας περιόδου για τον φοροτεχνικό σας.

Καταχωρίστε τον φοροτεχνικό: όνομα, e-mail και μορφή (τυπικό CSV, BMD για την Αυστρία, DATEV για τη Γερμανία). Αν έχετε δημιουργήσει τον φοροτεχνικό σας ως επαφή στα «Νομικά», τον μεταφέρετε με ένα κλικ.
Ελέγξτε τη συχνότητα: Το λογισμικό προτείνει τη συνήθη συχνότητα της χώρας (π.χ. Αυστρία: τριμηνιαία, προθεσμία UVA στις 15 του δεύτερου επόμενου μήνα) και υπολογίζει από αυτήν την ημερομηνία «Αποστολή έως». Η συχνότητα και ο χρόνος προετοιμασίας μπορούν να αλλάξουν – συμφωνήστε τα με τον φοροτεχνικό σας.
Ολοκληρώστε τη λίστα ελέγχου: Η σελίδα εμφανίζει τα παραστατικά που λείπουν, τα προσχέδια τιμολογίων, τα αρχεία που δεν έχουν αντιστοιχιστεί και τα αποσπάσματα λογαριασμού που λείπουν – κάθε φορά με σύνδεσμο για διόρθωση.
Αποθέστε τα αποσπάσματα λογαριασμού: Κατεβάστε τα αποσπάσματα της περιόδου από το διαδικτυακό τραπεζικό σύστημα ως CSV ή PDF και σύρετέ τα στην περιοχή «Αποσπάσματα λογαριασμού».
«Δημιουργία πακέτου ZIP»: Το πακέτο περιέχει μια επισκόπηση (HTML), όλα τα τιμολόγια πωλήσεων ως PDF και ηλεκτρονικό τιμολόγιο, όλα τα παραστατικά, λίστες (τιμολόγια, εγγραφές, ανοιχτά υπόλοιπα, ΦΠΑ), το αρχείο εισαγωγής για BMD ή DATEV και αποσπάσματα λογαριασμού. Κατεβαίνει και – με συνδεδεμένο φάκελο δεδομένων – αποθηκεύεται επιπλέον στο Daten/Steuerberater.
«Αποστολή με e-mail»: ανοίγει ένα προετοιμασμένο e-mail προς τον φοροτεχνικό σας. Επισυνάψτε το αρχείο ZIP (τα προγράμματα περιήγησης δεν επιτρέπεται να προσθέτουν μόνα τους συνημμένα).

Όταν μια περίοδος έχει ολοκληρωθεί και δεν έχει παραδοθεί ακόμη, το λογισμικό το υπενθυμίζει στην επισκόπηση, στο ημερολόγιο και στη γραμμή ειδοποιήσεων. Με τη δημιουργία του πακέτου ή με το «Σήμανση ως παραδοθέν» η περίοδος θεωρείται ολοκληρωμένη.

Άμεση σύνδεση με την τράπεζα δεν έχει ενσωματωθεί σκόπιμα: στην ΕΕ τα στοιχεία λογαριασμού επιτρέπεται να λαμβάνονται αυτόματα μόνο μέσω αδειοδοτημένων υπηρεσιών πληροφοριών λογαριασμού (PSD2). Αυτό απαιτεί διακομιστή, συμβάσεις και διαρκές κόστος – και τα δεδομένα σας θα έφευγαν από τον υπολογιστή σας.

11Πρόσβαση για το λογιστήριο

Το λογιστήριό σας μπορεί να ανοίξει τον κοινόχρηστο φάκελο δεδομένων (π.χ. σε δίσκο δικτύου ή στο OneDrive) μόνο για ανάγνωση και να θέσει ερωτήματα:

Στις Ρυθμίσεις → Ασφάλεια ορίστε έναν ξεχωριστό κωδικό πρόσβασης λογιστή. Ο δικός σας κωδικός πρόσβασης παραμένει μυστικός.
Κοινοποιήστε τον φάκελο «Daten» στο λογιστήριο και δώστε του το αρχείο του προγράμματος και τον κωδικό πρόσβασης λογιστή.
Το λογιστήριο επιλέγει στην αρχική σελίδα «Άνοιγμα ως λογιστής (μόνο ανάγνωση)», επιλέγει τον φάκελο και εισαγάγει τον κωδικό πρόσβασης λογιστή.
Τα ερωτήματα του λογιστηρίου εμφανίζονται σε εσάς στις «Εκκρεμότητες»· τις απαντήσεις σας τις βλέπει το λογιστήριο στην επόμενη ανανέωση.

12Αντίγραφα ασφαλείας

Φάκελος δεδομένων: Με συνδεδεμένο φάκελο κάθε αλλαγή αποθηκεύεται αμέσως στο business-cockpit-daten.json (κρυπτογραφημένο). Τα παραστατικά βρίσκονται ως κανονικά αρχεία στους υποφακέλους.
Αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας: καθημερινά στον φάκελο Sicherungen· το πλήθος των αντιγράφων που διατηρούνται ρυθμίζεται.
Πλήρες αντίγραφο ασφαλείας: Ρυθμίσεις → Δεδομένα & αντίγραφα ασφαλείας → «Λήψη πλήρους αντιγράφου ασφαλείας» δημιουργεί ένα ZIP με όλα τα δεδομένα και τα αρχεία. Χωρίς φάκελο δεδομένων εκτελείτε το τουλάχιστον κάθε δύο εβδομάδες – το λογισμικό το υπενθυμίζει.
Επαναφορά: επιλέξτε ένα αντίγραφο από τη λίστα ή φορτώστε ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας μέσω «Επαναφορά αντιγράφου ασφαλείας».
Νέος υπολογιστής: Αντιγράψτε τον φάκελο του προγράμματος μαζί με τον «Daten», ανοίξτε το αρχείο του προγράμματος, επιλέξτε «Άνοιγμα υπάρχοντος φακέλου δεδομένων» και συνδεθείτε.
Ο φάκελος δεδομένων πρέπει να περιλαμβάνεται επιπλέον στο συνηθισμένο σας αντίγραφο ασφαλείας (εξωτερικός δίσκος, cloud).

13Ρυθμίσεις

Επιχείρηση: βασικά στοιχεία, λογότυπο, χώρα, γλώσσα, οικονομικό έτος.
Παραστατικά: σειρές αρίθμησης, προθεσμία πληρωμής, υποσέλιδα, κείμενα για τιμολόγια και προσφορές.
Εμφάνιση: χρώματα, φωτεινή/σκούρα λειτουργία.
Οικονομικά: φορολογικοί συντελεστές, κατηγορίες, υπόλοιπο λογαριασμού στην αρχή του έτους, ελάχιστη ρευστότητα.
Λογιστήριο: επαφή του λογιστηρίου, μορφή (CSV, BMD, DATEV) και αντιστοίχιση λογαριασμών.
Δεδομένα & αντίγραφα ασφαλείας: φάκελος δεδομένων, φάκελος σαρώσεων, αντίγραφα ασφαλείας, εισαγωγή και επαναφορά.
Ασφάλεια: όνομα χρήστη, κωδικός πρόσβασης, κλειδί ανάκτησης, αυτόματη αποσύνδεση, κωδικός πρόσβασης λογιστή, άδεια χρήσης.
Πληροφορίες & άδεια χρήσης: έκδοση, κάτοχος άδειας και κατασκευαστής.

14Προστασία δεδομένων και ασφάλεια

Όλα τα επιχειρηματικά δεδομένα παραμένουν στον υπολογιστή σας ή στον φάκελο δεδομένων σας. Δεν υπάρχει cloud ούτε λογαριασμός στον κατασκευαστή.
Τα αποθηκευμένα δεδομένα, τα αντίγραφα ασφαλείας και τα ερωτήματα είναι κρυπτογραφημένα με AES-256· το κλειδί προκύπτει από το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης.
Τα παραστατικά (PDF, φωτογραφίες) παραμένουν κανονικά αρχεία, ώστε να τα ανοίγετε στην Εξερεύνηση αρχείων. Το πακέτο παράδοσης (ZIP) δεν είναι κρυπτογραφημένο – στείλτε το μόνο στον φοροτεχνικό σας.
Η μοναδική σύνδεση στο internet: η εφάπαξ αναφορά των επιβεβαιωμένων σημειώσεων χρήσης (όνομα, επωνυμία, e-mail, αριθμός άδειας χρήσης, χώρα, γλώσσα, ημερομηνία).
Αποσυνδέεστε όταν αφήνετε τη θέση εργασίας και μην μοιράζεστε τον κωδικό πρόσβασής σας.

15Συχνές ερωτήσεις και αντιμετώπιση προβλημάτων

Το λογισμικό ξεκινά με τη σελίδα άδειας χρήσης, παρότι είχα ήδη εργαστεί.: Πιθανότατα το αρχείο άνοιξε σε άλλο πρόγραμμα περιήγησης ή από άλλη θέση. Ανοίγετε το πάντα στο ίδιο πρόγραμμα περιήγησης από την ίδια θέση – ή επιλέξτε «Άνοιγμα υπάρχοντος φακέλου δεδομένων».
Το «Επιβεβαίωση πρόσβασης» εμφανίζεται μετά από κάθε εκκίνηση.: Πρόκειται για κανόνα ασφαλείας του προγράμματος περιήγησης. Αρκεί ένα κλικ· στο Chrome/Edge μπορείτε κατά την επιβεβαίωση να επιλέξετε «Να επιτρέπεται σε κάθε επίσκεψη».
Το κλειδί άδειας χρήσης απορρίπτεται.: Αντιγράψτε το κλειδί ολόκληρο από το e-mail (μαζί με το MSD1-), χωρίς πρόσθετους χαρακτήρες. Αν αυτό δεν βοηθήσει, επικοινωνήστε με την MS Digital Data Ges.m.b.H.
Έχω χάσει τον κωδικό πρόσβασης και το κλειδί ανάκτησης.: Τότε τα κρυπτογραφημένα δεδομένα δεν μπορούν πλέον να διαβαστούν. Γι' αυτό φυλάξτε οπωσδήποτε το κλειδί ανάκτησης σε ασφαλές μέρος.
Το e-mail προς τον φοροτεχνικό δεν έχει συνημμένο.: Τα προγράμματα περιήγησης δεν επιτρέπεται να προσθέτουν συνημμένα. Το αρχείο ZIP βρίσκεται στον φάκελο λήψεων και στο Daten/Steuerberater.
Μπορώ να χρησιμοποιώ περισσότερους υπολογιστές;: Ναι, με κοινόχρηστο φάκελο δεδομένων (δίσκος δικτύου ή φάκελος cloud). Μην εργάζεστε ταυτόχρονα σε δύο υπολογιστές.

16Άδεια χρήσης και υποστήριξη

Η άδεια χρήσης σας έχει εκδοθεί στο όνομα ή στην επωνυμία που εμφανίζεται στο λογισμικό στο «Άδεια χρήσης για …» και ισχύει για χρήση στη δική σας επιχείρηση. Η μεταβίβαση και η μεταπώληση δεν επιτρέπονται.

Κατασκευαστής και υποστήριξη: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Το λογισμικό δεν υποκαθιστά φορολογική ή νομική συμβουλή. Οι φορολογικοί συντελεστές, οι προθεσμίες και οι μορφές είναι ενδεικτικά και πρέπει να συμφωνούνται με τον φοροτεχνικό σας.

Priručnik za softver

MS-Data Business Cockpit · Korisnički priručnik za kupce i korisnike

1Dobrodošli

MS-Data Business Cockpit uredski je program za mala poduzeća: računi i ponude, primici i izdaci, kupci, artikli i skladište, planiranje likvidnosti, dokumenti, e-pošta, kalendar i predaja dokumentacije poreznom savjetniku – sve u jednoj programskoj datoteci.

Program radi u pregledniku, ali mu nisu potrebni internet, pretplata ni poslužitelj. Vaši podaci ostaju na Vašem računalu, odnosno u mapi koju sami odaberete.

Savjet: Ovaj se priručnik gore desno može prebaciti na bilo koji jezik, a putem „Ispiši” može se spremiti kao PDF.

2Opseg isporuke

Od tvrtke MS Digital Data Ges.m.b.H primit ćete dvije odvojene e-poruke:

E-poruka 1 – softver: ZIP paket s programskom datotekom, ovim priručnikom i pripremljenom mapom „Daten” (podaci).
E-poruka 2 – licenca: Vaš osobni licencni ključ (počinje s MSD1-). Izdan je na Vaše ime, odnosno na ime Vaše tvrtke.

Sadržaj ZIP paketa:

MS-Data_Business-Cockpit/
├─ MS-Data_Business-Cockpit.html   ← softver
├─ Software-Anleitung.html         ← ovaj priručnik
└─ Daten/                          ← Vaši podaci (odabir pri prvom pokretanju)
   ├─ Eingang/        nove datoteke i skenovi
   ├─ Belege/         isprave po godini/mjesecu
   ├─ Sicherungen/    automatske sigurnosne kopije
   ├─ Papierkorb/     obrisane datoteke
   ├─ Firma/          tvrtka, pravni poslovi, tijela vlasti, e-pošta, banka
   └─ Steuerberater/  izrađeni paketi za predaju

Uz to postoji i demo verzija (MS-Data_Business-Cockpit_DEMO.html) s oglednom tvrtkom za isprobavanje. Ne treba licencu, a njezini su podaci potpuno odvojeni od pune verzije.

3Sistemski zahtjevi

Windows, macOS ili Linux s aktualnim preglednikom.
Preporučeno: Google Chrome ili Microsoft Edge. Samo ti preglednici mogu trajno povezati podatkovnu mapu i mapu za skeniranje.
Firefox i Safari također rade; podaci se tada nalaze samo u pregledniku. U tom slučaju redovito izrađujte sigurnosnu kopiju putem „Preuzmi potpunu sigurnosnu kopiju”.
Za slanje e-pošte: program za e-poštu (npr. Outlook) ili webmail koji otvara „mailto” poveznice.
Internet je potreban samo za jednokratnu potvrdu napomena o korištenju.

4Instalacija i prvo pokretanje

Raspakiravanje: Spremite ZIP paket i raspakirajte ga na trajno mjesto, npr. Dokumenti\MS-Data_Business-Cockpit, na mrežni disk ili u OneDrive. Ne otvarajte izravno iz ZIP-a.
Otvaranje: Dvaput kliknite MS-Data_Business-Cockpit.html. Savjet: desni klik → „Otvori pomoću” → Chrome ili Edge. Dodajte oznaku (bookmark).
Odaberite jezik i zemlju. Zemlja određuje porezne stope, blagdane, obvezne podatke na računu i formate e-računa.
Korak 1 – licenca: Zalijepite licencni ključ iz e-poruke 2 i kliknite „Aktiviraj licencu i nastavi”. Program zatim prikazuje „Licencirano za …” s Vašim imenom, odnosno nazivom tvrtke.
Korak 2 – pristup: Odredite korisničko ime i lozinku (najmanje 8 znakova). Zatim se prikazuje Vaš ključ za oporavak – spremite ga ili ispišite i čuvajte odvojeno od računala.
Korak 3 – podatkovna mapa: Kliknite „Odaberi mapu „Daten”” i u dijalogu odaberite mapu Daten uz programsku datoteku. Ako slučajno odaberete nadređenu mapu programa, program automatski preuzima podmapu „Daten”. Podmape koje nedostaju izrađuju se same. Možete odabrati i bilo koju drugu mapu.
Unesite podatke o tvrtki (naziv, adresa, OIB/PDV ID, bankovni račun, logotip).
Pročitajte i potvrdite Informacije i napomene. Potvrda se jednokratno javlja tvrtki MS Digital Data Ges.m.b.H; pritom se poslovni podaci ne prenose.

Zašto moram sam jednom odabrati mapu? Iz sigurnosnih razloga preglednik ne smije pristupati mapama bez Vašeg pristanka. Nakon jednokratnog odabira program pamti mapu; nakon ponovnog pokretanja preglednika dovoljan je klik na „Potvrdi pristup”.

5Prijava, odjava i lozinka

Prijava: Pri svakom pokretanju prijavljujete se korisničkim imenom i lozinkom. Velika i mala slova nisu važna kod imena, a kod lozinke jesu.
Odjava: gumb „Odjava” gore desno.
Automatska odjava: Nakon 15 minuta bez aktivnosti program se sam odjavljuje (može se podesiti na 5, 10 ili 15 minuta pod Postavke → Sigurnost). Minutu ranije prikazuje se obavijest. Svi su unosi već spremljeni.
Promjena imena ili lozinke: Postavke → Sigurnost → „Promijeni ime ili lozinku”.
Zaboravljena lozinka: Na stranici za prijavu odaberite „Zaboravili ste lozinku?” i unesite ključ za oporavak. Zatim ponovno odredite korisničko ime i lozinku.
Nakon pet pogrešnih pokušaja prijava se nakratko blokira.

Važno: Vaši su podaci šifrirani Vašim pristupom (AES-256). Bez lozinke i bez ključa za oporavak nitko – pa ni MS Digital Data Ges.m.b.H – ne može vratiti podatke.

6Korisničko sučelje

Lijevi izbornik (uvijek vidljiv): Pregled, skupine Tvrtka i Financije te Postavke i Informacije i napomene. Uvijek je otvorena samo jedna skupina – kad otvorite drugu, prethodna se zatvara.
Gornja traka: naslov stranice, poslovna godina, jezik, svijetli/tamni način i odjava.
Traka s obavijestima ispod gornje trake: npr. podsjetnik za poreznog savjetnika, nedostajuća sigurnosna kopija ili pristup mapi koji treba obnoviti.
Dolje lijevo piše „Licencirano za …” s Vašim korisnikom licence.
Na pametnom telefonu ili u uskim prozorima izbornik otvarate gumbom gore lijevo.

7Pregled

Pregled prikazuje stanje računa danas, prognozu za kraj godine, kretanje stanja računa s minimalnom likvidnošću, promet, otvorena potraživanja, otvorene ponude i novčani tok. Popis „Za obaviti” prikuplja dospjele račune, datoteke u ulaznom spremniku, nadolazeće termine, upozorenja o zalihama, upite računovodstva i sljedeću predaju poreznom savjetniku.

8Tvrtka

Podaci o tvrtki

Matični podaci Vaše tvrtke, dokumenti tvrtke (npr. obrtnica, izvadak iz sudskog registra, ugovori) i pločice za sva područja. Gumbom Porezni savjetnik izravno dolazite do predaje dokumentacije (vidi zasebno poglavlje).

Plan likvidnosti

Planirajte primitke i izdatke po mjesecima. Ostvarene i planirane vrijednosti se uspoređuju; pregled upozorava ako stanje računa padne ispod minimalne likvidnosti.

Dokumenti

Sve datoteke na jednom mjestu. Nove datoteke dospijevaju u ulazni spremnik i razvrstavaju se uz knjiženje, račun, kupca ili kontakt; datoteka se zatim automatski premješta u odgovarajuću podmapu. Putem „Poveži mapu za skeniranje” program automatski preuzima nove skenove s Vašeg skenera.

Pravni poslovi i tijela vlasti

Kontakti (odvjetnik, javni bilježnik, porezni savjetnik, osiguranje, banka odnosno porezna uprava, socijalno osiguranje, općina …), pripadajući dokumenti, brojevi predmeta i rokovi.

Arhiva e-pošte

Povucite e-poruke iz Outlooka ili svog programa za e-poštu (.msg ili .eml) na površinu za ispuštanje. Pošiljatelj, predmet, datum i tekst se prepoznaju, a Vi poruku razvrstavate uz područje, kontakt ili kupca.

Kalendar

Vlastiti termini, blagdani, dospjeli računi, ponude koje istječu i termini predaje poreznom savjetniku. Putem „Izvezi kalendar (.ics)” sve preuzimate u Outlook, Google ili Apple kalendar; „Uvezi kalendar” učitava ICS datoteke.

9Financije

Primici i izdaci

Bilježite svako plaćanje s datumom, kategorijom, iznosom, poreznom stopom i načinom plaćanja te priložite ispravu (datoteka, fotografija ili iz ulaznog spremnika). Izdaci bez isprave se označavaju.

Računi i ponude

Ponude, računi i storno računi s kontinuiranim brojem, obveznim podacima odabrane zemlje, QR kodom za plaćanje i PDF-om. Ponude se jednim klikom pretvaraju u račune; uplate se knjiže kao primitak. Ovisno o zemlji program izrađuje odgovarajući e-račun (npr. XRechnung/Peppol UBL, FatturaPA u Italiji, KSeF u Poljskoj, CIUS-RO u Rumunjskoj, hrvatski e-račun s HUB-3 barkodom).

Kupci

Popis kupaca s adresom, PDV identifikacijskim brojem, jezikom, rokom plaćanja, prometom i dokumentima.

Artikli i skladište

Artikli i usluge s cijenom i poreznom stopom, kretanje zaliha i minimalna zaliha s upozorenjem.

10Porezni savjetnik

Pod Tvrtka → Porezni savjetnik (ili putem gumba na stranici s podacima o tvrtki) program prikuplja svu dokumentaciju jednog razdoblja za Vašeg poreznog savjetnika.

Unesite poreznog savjetnika: ime, e-adresu i format (standardni CSV, BMD za Austriju, DATEV za Njemačku). Ako ste poreznog savjetnika unijeli kao kontakt pod „Pravni poslovi”, preuzmite ga jednim klikom.
Provjerite ritam: Program predlaže ritam uobičajen u zemlji (npr. Austrija: tromjesečno, rok za UVA 15. u drugom mjesecu nakon razdoblja) i iz njega izračunava rok „Poslati do”. Ritam i vrijeme prije roka mogu se mijenjati – molimo uskladite ih sa svojim poreznim savjetnikom.
Obradite kontrolni popis: Stranica prikazuje nedostajuće isprave, nacrte računa, nerazvrstane datoteke i nedostajuće bankovne izvode – svaki s poveznicom za otklanjanje.
Spremite bankovne izvode: Izvode za razdoblje preuzmite iz internetskog bankarstva kao CSV ili PDF i povucite ih u područje „Bankovni izvodi”.
„Izradi ZIP paket”: Paket sadrži pregled (HTML), sve izlazne račune kao PDF i e-račun, sve isprave, popise (računi, knjiženja, otvorene stavke, PDV), datoteku za uvoz za BMD odnosno DATEV i bankovne izvode. Preuzima se i – uz povezanu podatkovnu mapu – dodatno sprema pod Daten/Steuerberater.
„Pošalji e-poštom”: otvara pripremljenu e-poruku Vašem poreznom savjetniku. Priložite ZIP datoteku (preglednici ne smiju sami umetati privitke).

Ako je razdoblje završeno, a još nije predano, program Vas na to podsjeća u pregledu, kalendaru i traci s obavijestima. Izradom paketa ili s „Označi kao predano” razdoblje se smatra obavljenim.

Izravna veza s bankom namjerno nije ugrađena: u EU-u se podaci o računu smiju automatski preuzimati samo putem odobrenih usluga informiranja o računu (PSD2). To zahtijeva poslužitelj, ugovore i stalne troškove – a Vaši bi podaci napustili Vaše računalo.

11Pristup za računovodstvo

Vaše računovodstvo može otvoriti dijeljenu podatkovnu mapu (npr. na mrežnom disku ili u OneDriveu) samo za čitanje i postavljati upite:

Pod Postavke → Sigurnost odredite zasebnu lozinku za knjigovođu. Vaša vlastita lozinka ostaje tajna.
Podijelite mapu „Daten” s računovodstvom i dajte mu programsku datoteku te lozinku za knjigovođu.
Računovodstvo na početnoj stranici bira „Otvori kao knjigovođa (samo čitanje)”, odabire mapu i unosi lozinku za knjigovođu.
Upiti računovodstva prikazuju se kod Vas pod „Za obaviti”; Vaše odgovore računovodstvo vidi pri sljedećem osvježavanju.

12Sigurnosne kopije

Podatkovna mapa: Uz povezanu mapu svaka se promjena odmah sprema u business-cockpit-daten.json (šifrirano). Isprave se nalaze kao obične datoteke u podmapama.
Automatske sigurnosne kopije: svakodnevno u mapi Sicherungen; broj sačuvanih kopija može se podesiti.
Potpuna sigurnosna kopija: Postavke → Podaci i sigurnosna kopija → „Preuzmi potpunu sigurnosnu kopiju” izrađuje ZIP sa svim podacima i datotekama. Bez podatkovne mape izvršite je barem svaka dva tjedna – program Vas na to podsjeća.
Vraćanje: odaberite sigurnosnu kopiju s popisa ili učitajte potpunu sigurnosnu kopiju putem „Vrati sigurnosnu kopiju”.
Novo računalo: kopirajte mapu programa zajedno s mapom „Daten”, otvorite programsku datoteku, odaberite „Otvori postojeću podatkovnu mapu” i prijavite se.
Podatkovna mapa trebala bi dodatno biti obuhvaćena Vašom uobičajenom sigurnosnom kopijom (vanjski disk, oblak).

13Postavke

Tvrtka: matični podaci, logotip, zemlja, jezik, poslovna godina.
Dokumenti: brojevni nizovi, rok plaćanja, podnožja, tekstovi za račune i ponude.
Izgled: boje, svijetli/tamni način.
Financije: porezne stope, kategorije, stanje računa na početku godine, minimalna likvidnost.
Računovodstvo: kontakt računovodstva, format (CSV, BMD, DATEV) i raspored konta.
Podaci i sigurnosna kopija: podatkovna mapa, mapa za skeniranje, sigurnosne kopije, uvoz i ponovno postavljanje.
Sigurnost: korisničko ime, lozinka, ključ za oporavak, automatska odjava, lozinka za knjigovođu, licenca.
Informacije i licenca: verzija, korisnik licence i proizvođač.

14Zaštita podataka i sigurnost

Svi poslovni podaci ostaju na Vašem računalu, odnosno u Vašoj podatkovnoj mapi. Nema oblaka ni korisničkog računa kod proizvođača.
Spremljeni podaci, sigurnosne kopije i upiti šifrirani su pomoću AES-256; ključ se izvodi iz korisničkog imena i lozinke.
Isprave (PDF, fotografije) ostaju obične datoteke kako biste ih mogli otvoriti u pregledniku datoteka. Paket za predaju (ZIP) nije šifriran – šaljite ga samo svom poreznom savjetniku.
Jedina internetska veza: jednokratna prijava potvrđenih napomena o korištenju (ime, tvrtka, e-adresa, broj licence, zemlja, jezik, datum).
Odjavite se kad napuštate radno mjesto i ne dijelite svoju lozinku.

15Česta pitanja i rješavanje problema

Program se pokreće sa stranicom za licencu iako sam već radio/radila u njemu.: Vjerojatno je datoteka otvorena u drugom pregledniku ili s drugog mjesta. Uvijek je otvarajte u istom pregledniku s istog mjesta – ili odaberite „Otvori postojeću podatkovnu mapu”.
„Potvrdi pristup” pojavljuje se nakon svakog pokretanja.: To je sigurnosno pravilo preglednika. Dovoljan je jedan klik; u Chromeu/Edgeu pri potvrdi možete odabrati „Dopusti pri svakom posjetu”.
Licencni ključ se odbija.: Kopirajte ključ u cijelosti iz e-poruke (uklj. MSD1-), bez dodatnih znakova. Ako to ne pomogne, obratite se tvrtki MS Digital Data Ges.m.b.H.
Izgubio/izgubila sam lozinku i ključ za oporavak.: Tada se šifrirani podaci više ne mogu pročitati. Zato ključ za oporavak obavezno čuvajte na sigurnom.
E-poruka poreznom savjetniku nema privitka.: Preglednici ne smiju umetati privitke. ZIP datoteka nalazi se u Vašoj mapi za preuzimanja i pod Daten/Steuerberater.
Mogu li koristiti više računala?: Da, uz zajedničku podatkovnu mapu (mrežni disk ili mapa u oblaku). Molimo ne uređujte istodobno na dva računala.

16Licenca i podrška

Vaša je licenca izdana na ime, odnosno tvrtku koja se u programu navodi pod „Licencirano za …” i vrijedi za korištenje u vlastitom poduzeću. Prosljeđivanje i preprodaja nisu dopušteni.

Proizvođač i podrška: MS Digital Data Ges.m.b.H · office@ms-trend.com

Program ne zamjenjuje porezno ni pravno savjetovanje. Porezne stope, rokovi i formati okvirni su i trebaju se uskladiti s Vašim poreznim savjetnikom.

1Willkommen

2Lieferumfang

3Systemvoraussetzungen

4Installation und erster Start

5Anmelden, Abmelden und Passwort

6Die Oberfläche

7Überblick

8Unternehmen

Firmeninformationen

Liquiditätsplan

Dokumente

Rechtliches und Behörden

E-Mail-Ablage

Kalender

9Bilanz

Einnahmen & Ausgaben

Rechnungen & Angebote

Kunden

Artikel & Lager

10Steuerberater

11Zugang für die Buchhaltung

12Datensicherung

13Einstellungen

14Datenschutz und Sicherheit

15Häufige Fragen und Problemlösung

16Lizenz und Support

1Welcome

2What is included

3System requirements

4Installation and first start

5Signing in, signing out and password

6The user interface

7Overview

8Company

Company information

Cash flow plan

Documents

Legal and authorities

E-mail filing

Calendar

9Accounts

Income & expenses

Invoices & quotes

Customers

Products & stock

10Tax adviser

11Access for your accountant

12Data backup

13Settings

14Data protection and security

15Frequently asked questions and troubleshooting

16Licence and support

1Bienvenue

2Contenu de la livraison

3Configuration requise

4Installation et premier démarrage

5Connexion, déconnexion et mot de passe

6L’interface

7Vue d’ensemble

8Entreprise

Informations sur l’entreprise

Plan de trésorerie

Documents

Juridique et administrations

Classement des e-mails

Calendrier

9Comptes

Recettes & dépenses

Factures & devis

Clients

Articles & stock

10Conseiller fiscal

11Accès pour la comptabilité

12Sauvegarde des données

13Paramètres

14Protection des données et sécurité

15Questions fréquentes et dépannage

16Licence et assistance

1Welkom

2Leveringsomvang